7 trampas de los equipos distribuidos: cómo detectarlas y evitarlas

Poco a poco, los equipos distribuidos y remotos se convirtieron en la nueva normalidad para un gran porcentaje de empresas en todo el mundo. Sin embargo, debido a este cambio, muchas organizaciones descubrieron rápidamente el peligro inevitable de trampas que ponen en peligro la productividad y crean dificultades para los líderes que necesitan que sus equipos colaboren sin problemas, sin importar la zona horaria en la que se encuentren. Entonces, ¿cómo pueden las empresas que se dedican a gestionar equipos distribuidos en 2021 contrarrestar posibles perturbaciones? Continúa leyendo para averiguarlo.

Equipos distribuidos: qué son y cómo funcionan

Los equipos distribuidos son equipos que constan de dos o más empleados que trabajan en diferentes áreas, no comparten el mismo lugar de trabajo físico y comúnmente pueden estar ubicados en diferentes ubicaciones geográficas y zonas horarias. Sin embargo, un equipo distribuido también puede estar formado por algunos miembros del equipo que simplemente trabajan permanentemente desde casa, mientras que otros utilizan un espacio de oficina de la empresa.

Para asegurarse de que sus equipos distribuidos trabajen lo mejor que puedan, las empresas deben estar atentas y hacerse siempre las siguientes preguntas:

• ¿Mi equipo está colaborando eficientemente?
• ¿Mi equipo está coordinando todos los proyectos de manera oportuna?
• ¿Mi equipo está utilizando las herramientas adecuadas para mantenerse conectado?

Las respuestas a estas preguntas le permitirán comprender cómo hacer que esta empresa tenga un buen flujo de negocios.

Los equipos distribuidos deben trabajar con la misma comodidad y eficiencia que los equipos en la misma ubicación y es esencial establecer las mejores prácticas comunicativas desde el principio.

Puede tener su gerente de SEO en Londres, su director de marketing en Nueva York y su equipo de diseño en Praga; estos acuerdos de trabajo flexibles dependen en gran medida de la agilidad, la tecnología y la colaboración. Y todas las señales apuntan a que llegaron para quedarse: según un estudio reciente, el 76% de los millennials dicen que aceptarían un recorte salarial a cambio de una mayor flexibilidad. La buena noticia es que el entorno hace que los equipos distribuidos sean una tendencia duradera en nuestros días. Aún así, eso no disminuye los obstáculos potenciales que estos equipos podrían tener que superar si no se considera de antemano la forma de resolverlos.

Distribuido vs. Equipos remotos: diferencias y detalles

Cuando hablamos de equipos que no ocupan el mismo espacio físico, es posible que escuchemos términos como distribuido o remoto en referencia a ellos. Las similitudes entre ambos son muchas y obvias, incluyendo trabajar fuera de la oficina, tener más autonomía e independencia en las tareas diarias, estar físicamente lejos de sus compañeros de equipo pero permanecer estrechamente entrelazados en proyectos con la ayuda de la tecnología. Pero ¿cuáles son las diferencias que separan a los equipos distribuidos de los remotos? Aquí hay algunos detalles.

Diferencia número 1:

• Los equipos distribuidos tienen a todos los miembros del equipo literalmente distribuidos entre sí en varios lugares, a veces en todo el mundo, sin importar si están usando un espacio de oficina o trabajando desde casa.
• Los equipos remotos también trabajan físicamente lejos unos de otros, pero normalmente no están distribuidos por todo el mundo; Por lo general, trabajan aproximadamente a la misma distancia del espacio de oficina.

  

Diferencia número 2:

• Los equipos distribuidos se encuentran dispersos en distancias mayores, por lo que es muy probable que algunos de ellos nunca conozcan a los demás en persona, solo virtualmente.
• Los equipos remotos suelen intentar reunirse de vez en cuando, ya que es menos probable que estén a gran distancia unos de otros.
  

Diferencia número 3:

• Los equipos distribuidos no siempre son remotos: en algunas ubicaciones, varios miembros del equipo podrían estar confinados en la oficina y todos trabajando desde un edificio de oficinas.
• Los equipos remotos no suelen estar confinados en la oficina, aunque suelen estar en la misma ubicación en todo el país.

  

Sin embargo, en ambos tipos de equipos, la vigilancia sobre la comunicación y la colaboración es una necesidad constante; no olvide consultar nuestros 7 consejos para aumentar la productividad en equipos remotos.

Por qué el modelo de equipo distribuido llegó para quedarse

Una predicción de Upwork basada en su "Informe sobre la fuerza laboral futura" dice que para 2028, el 73% de las empresas gestionarán equipos distribuidos. Las organizaciones han descubierto que a través de ese método ofrecen un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y las personas encuentran una mayor productividad al operar de esa manera.

Pero para examinar más a fondo por qué los equipos distribuidos desempeñarán un papel importante en el futuro de muchas empresas, veamos cinco de los beneficios más notables para los empleadores.

Beneficio 1: Talento sin limitaciones

Con el modelo de equipos distribuidos, las empresas pueden atraer y contratar expertos de todos los campos sin importar dónde se encuentren geográficamente.

Beneficio 2: Flexibilidad en los plazos

Distribuir su equipo en diferentes países, especialmente sus especialistas en marketing y ventas, podría resultar en una mayor distribución en mercados y clientes potenciales en todo el mundo y una cobertura más amplia de oportunidades en todo momento.

Beneficio 3: Evolución del trabajo y mayor productividad

Establecer un equipo distribuido significa darle a las personas mucha libertad al no tener que estar físicamente en un lugar específico para hacer su trabajo. Tener esta agilidad generalmente significa que lo único que se está rastreando es la productividad y los resultados y que no estás limitando a tu equipo por mucho más.

Beneficio 4: Rentabilidad

Muchas empresas con un pago anual promedio alto para roles específicos, como desarrolladores, optan por posicionar a su equipo en países donde el conjunto de habilidades aún es alto, pero el salario anual es mucho menor.

Beneficio 5: Más fácil que nunca

En 2021, administrar un equipo distribuido es más fácil que nunca, con herramientas que conectan a los compañeros de equipo y les permiten colaborar y compartir recursos a través de aplicaciones que permiten:

• Compartición de archivos
• Mensajería y chat
• Gestión de tareas y proyectos.
• Análisis y evaluación

Todo esto serviría como un salvavidas básico para los equipos que están distribuidos y dependen de una verdadera colaboración para seguir teniendo éxito. Para asegurarse de que, como empleador, haya brindado la mejor oportunidad para lograrlo, elegir la herramienta de software adecuada es crucial y podría marcar la diferencia entre obtener resultados mediocres o realmente excelentes.

7 errores de los equipos distribuidos: a qué prestar atención

Trabajar con equipos distribuidos y no estar físicamente con tus compañeros podría crear un sinfín de dificultades en determinadas situaciones. Para superar los desafíos de los equipos distribuidos, primero debemos ver los riesgos potenciales. Entonces, echemos un vistazo a los 7 errores más comunes que enfrentan los equipos distribuidos.

1. Mala colaboración

En un entorno virtual y con personas que a menudo se encuentran en zonas horarias diferentes, la mentalidad de “sálvese quien pueda” es un peligro real. En este caso, una herramienta de gestión de proyectos es esencial para mantener la colaboración a la vanguardia de los objetivos, realizar un seguimiento de los entregables individuales y del rendimiento general.

2. Pérdida de comunicación

No es un problema trivial en absoluto. Con equipos distribuidos en todo el mundo, podrían distanciarse y no tener las discusiones necesarias que requieren sus tareas. Las herramientas de comunicación como parte integral de los procesos cotidianos son la respuesta a este desafío.

3. Falta de transparencia

Cada proyecto debe ser muy visible en cada etapa, más aún cuando se gestionan equipos distribuidos. El uso diario de una herramienta de gestión de proyectos con tareas, dependencias, posibles bloqueadores y fechas de vencimiento claramente delineadas resuelve este obstáculo.

4. Dificultades con el conocimiento y el intercambio de archivos

No estar en la misma zona horaria a menudo podría significar que cuando un vendedor necesita algo del gerente de marketing, tendrá que esperar un día hábil completo para conectarse. Tener una biblioteca compartida para archivos y mantener todo lo que uno pueda necesitar en el mismo lugar, para tener siempre la versión más actualizada, es crucial para resolver este problema.

5. Pérdida de grandes ideas

Si un equipo trabaja en el mismo espacio, las personas intercambian ideas con más frecuencia y realizan un seguimiento con ideas. Con la distancia, esto resulta más difícil y las grandes ideas a menudo no se comparten o se pierden en la comunicación, especialmente cuando se cambian varias herramientas. Valiosa aquí sería la capacidad de crear tareas rápidamente a partir de discusiones en línea y realizar un seguimiento de esas tareas con un esquema claro de propiedad.

6. Interrupciones causadas por una mala organización

En cada proyecto, los resúmenes, archivos, pasos y responsabilidades deben describirse claramente desde el principio. No hacerlo podría provocar interrupciones y retrasos, sin importar cuán talentoso sea el equipo.

7. Mala rastreabilidad

Los resultados son importantes en cualquier momento, por lo que medirlos continuamente minimiza la posibilidad de errores y ayuda a corregir el rumbo a su debido tiempo.

Principales consejos para gestionar equipos distribuidos

Con todos los desafíos y riesgos que conlleva trabajar con equipos distribuidos, las empresas deben pensar de manera preventiva y asegurarse de haber cubierto todas las bases. Todo gerente quiere asegurarse de que los resultados se obtengan de la mejor manera y, al mismo tiempo, mantener a su equipo feliz y próspero. Entonces, echemos un vistazo a los principales consejos para administrar equipos distribuidos con una aplicación de software como Slingshot.

1. Tenga todos los activos digitales en un solo lugar

No es necesario cambiar de aplicación ni diferentes canales. Al unir todos los activos digitales en un solo lugar, su equipo puede colaborar de manera eficiente en todas las zonas horarias y tener siempre acceso a los archivos más actualizados. Con Slingshot, sus proveedores de nube están integrados en la aplicación, lo que permite cargar y/o vincular cualquier archivo, de modo que cada miembro del equipo tenga acceso a los archivos actualizados más recientemente a nivel de tarea.

2. Tener conversaciones en contexto

Las joyas de la comunicación, las ideas y la lluvia de ideas nunca se pierden en Slingshot, con una funcionalidad de chat que pone las conversaciones en contexto según cada proyecto/equipo/tarea, y también le permite crear tareas directamente desde una pieza conversacional.

3. Tener una propiedad clara

Con sus funciones de gestión de proyectos, Slingshot ayuda con la propiedad, la división de tareas y el seguimiento de cualquier problema o bloqueo a lo largo de las campañas.

4. Tenga una visión general en cualquier momento

Usar una aplicación como Slingshot significa tenerla como central de gestión de proyectos, conectando todos los conocimientos necesarios para su equipo: seguimiento de tareas, fechas de vencimiento, resultados de campañas pagas, progreso del proyecto y debates en el contexto.

5. Tenga su análisis listo de un vistazo

El uso de características basadas en datos ayuda a los equipos a estar al tanto de los datos actuales de las campañas, a través de paneles y seguimiento de KPI, y les brinda la capacidad de pasar de la información a la acción en segundos.

Con Slingshot, los equipos pueden estar al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias gracias a la combinación de gestión moderna de archivos de proyectos y equipos, chat y análisis de datos, todo en una sola aplicación.

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