Elegir el sistema de gestión de documentos adecuado: qué considerar

No importa si dirige una empresa grande, mediana o nueva: el desorden de documentación es algo con lo que todos en el mundo empresarial hemos luchado. Para operar sin problemas y, en nuestra época, desde cualquier lugar, los equipos deben poder buscar, cargar, enviar y compartir documentos rápidamente en sus operaciones diarias.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

Un sistema de gestión de documentos o DMS es una solución de software automatizada que se utiliza para organizar, proteger, gestionar, almacenar, recibir y realizar un seguimiento de documentos de cualquier tipo. Una solución de este tipo puede proporcionar almacenamiento en la nube, gestión de documentos digitales y flujo de trabajo en un sistema que brinda acceso al equipo que opera los documentos en cuestión.

Con un sistema de gestión de documentos, las empresas pueden deshacerse del desorden de la documentación en papel, gestionar sus documentos digitales y controlarlos de forma segura, en un almacenamiento centralizado, con opciones de recuperación.

Lo más importante que proporciona un DMS es un flujo de información a las personas adecuadas sin interrupciones, en un flujo constante y sin extravío de archivos importantes. Crea el acceso necesario a la información en un lugar central en línea, lo que permite que varios miembros del equipo utilicen y accedan a los mismos documentos actualizados, trabajen en ellos y ahorren tiempo buscando en múltiples canales.

Importancia de utilizar un sistema de gestión de documentos

Dado que los documentos son la base de cualquier equipo y empresa, un sistema de gestión de documentos podría desempeñar un papel central en el trabajo diario de cualquier departamento. Ver, compartir y trabajar en documentos simultáneamente es indispensable, especialmente en proyectos donde todo es urgente y las reacciones y el acceso a los documentos deben ser rápidos y eficientes.

Elegir utilizar un sistema de gestión de documentos podría llevar a su equipo y organización a:

Mejor alineación en el trabajo diario

Los documentos dispersos, la búsqueda constante de cuál es la versión más actualizada y el cambio entre múltiples canales para encontrarlos podrían cambiar la vida.

Mejor estructura diaria

Los sistemas de gestión de documentos proporcionan estructura con documentación, capacidad de gestionarla de forma más rápida, sencilla y eficiente que nunca, para que el equipo pueda deshacerse del desorden digital que está perjudicando la productividad.

Mejores y mayores ingresos

Un estudio reciente muestra que las empresas que operan con ingresos de entre 500.000 y 1 millón de dólares pueden ahorrar hasta 40.000 dólares al añosimplemente operando con un sistema de gestión de documentos. La eficiencia del flujo de trabajo y la eliminación de errores en la operación de archivos aportan una mayor productividad del personal y generan mayores ingresos y ahorro de costos.

Mejor organización del tiempo

Otro estudio muestra que la sobrecarga de trabajo conduce a una grave disminución de la productividad en el 68% de los empleados. Un día laboral tiene un número limitado de horas: con un sistema de gestión de documentos, se guardan muchas y la atención se centra en las cosas correctas en lugar de revisar archivos constantemente. Resulta que, de media, los empleados dedican1,8 horasal día y9,3 horasa la semana a buscar información.

Beneficios de utilizar un sistema de gestión de documentos

Tener y gestionar digitalmente todos los documentos importantes de su organización podría resultar difícil si no se utiliza el sistema de gestión de documentos adecuado. Proporciona la base para optimizar los procesos y mantener el flujo del equipo con cualquier archivo al que necesiten acceder o compartir, en cualquier momento. Estos son cinco de los principales beneficios que ofrece un sistema de gestión de documentos.

Beneficio 1: Recuperación de documentos más sencilla

Encontrar y recuperar los documentos necesarios requiere mucho tiempo si no existe un sistema organizado. Tener un sistema de gestión de documentos que proporcione el acceso rápido necesario a la información crítica genera un poderoso crecimiento en la productividad y reduce las limitaciones de tiempo que pueden generar problemas complejos y retrasos en proyectos importantes.

Beneficio 2: buena copia de seguridad y recuperación de archivos

La alta trazabilidad, la copia de seguridad del almacenamiento en la nube y la protección de los documentos para que no se pierdan podrían ahorrarle a su equipo muchas molestias. Con un DMS, la trazabilidad está asegurada, se puede rastrear fácilmente y esto reduce el riesgo de contratiempos. Un DMS también ayuda con los problemas de seguridad, ya queel 41% de las empresas tienen más de 1000 archivos con información confidencial: el sistema de gestión de documentos adecuado podría mostrar en cualquier momento quién vio, trabajó o modificó un documento.

Beneficio 3: Colaboración perfecta

El acceso a documentos, la gestión de contenidos y la colaboración se simplifican enormemente con un sistema de gestión de documentos. El impulso y los procesos del negocio se monitorean con precisión, los proyectos y campañas tienen alta visibilidad en los activos y se monitorea el flujo de trabajo. Los buenos sistemas de gestión de documentos también proporcionan acceso controlado por parte de usuarios externos, por lo que la colaboración puede alcanzar un nivel completamente nuevo.

Beneficio 4: Alta flexibilidad y productividad

Tener sus documentos altamente organizados y accesibles de manera eficiente puede generar una explosión de productividad nunca antes vista para su equipo. Cuando todo es dinámico y las necesidades del día a día cambian constantemente y exigen una reacción rápida, un sistema de gestión documental proporciona la comodidad necesaria al aunar flexibilidad y productividad.

Beneficio 5: organización clara y control de versiones

Según una encuesta, el 33% de los miembros del equipo tienen problemas con el control de versiones de los documentos en su trabajo diario. Cuando se envían archivos constantemente, encontrar la última versión de algo puede resultar un verdadero desafío. En un sistema de gestión de documentos, se puede realizar un seguimiento de cualquier edición y modificación, las personas pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente y siempre se puede ver el historial del documento para acceder a la versión más actualizada. Proporciona la tranquilidad de saber que lo que necesita siempre estará ahí, pase lo que pase.

¿Qué características debe tener un sistema de gestión documental?

Aunque existen varios tipos de sistemas de gestión de documentos (que cubriremos en un minuto), existen varias funcionalidades que deberían ser estándar en dicha herramienta. Su importancia es grande para cualquier industria y, por lo tanto, al elegir la solución adecuada para su industria y equipo, estos elementos deben estar siempre presentes.

Buscando función

Es importante encontrar el documento necesario de forma inmediata y rápida, sin importar hace cuánto tiempo se creó, si el proyecto/tarea está terminado o no. Un sistema de gestión de documentos debe tener una buena función de búsqueda, con la capacidad de categorizar y hacer referencia a los archivos necesarios.

Acceso controlado

Una solución para la gestión de documentos debe proporcionar permisos y controles que permitan a personas externas acceder solo a documentos específicos, en un entorno digital. Los permisos deben establecerse fácilmente, de modo que algunos archivos permanezcan seguros mientras que otros sean accesibles para personas concretas.

Integración de sistemas heredados y en la nube

Recuperar un documento de forma rápida y sencilla y tener siempre la última versión es fantástico, pero lo que es aún más valioso es la capacidad de proporcionar integración con todos los sistemas heredados, la pila tecnológica y las herramientas de colaboración más conocidos. La integración en la nube ayuda a almacenar documentos de forma segura, proteger siempre su información, anclarla y compartirla fácilmente, y mucho más. Un DMS basado en la nube también proporciona equipos globales (remotos o distribuidos) para comunicarse y trabajar juntos sin problemas, ahorrando mucho tiempo en el proceso.

Version móvil

Es seguro decir que un sistema de gestión de documentos debe ofrecer una opción de acceso móvil. Esto proporciona al equipo flexibilidad y estar al tanto de todo mientras está en movimiento, y aunque la mayoría de las personas siempre trabajan en el escritorio, tener sus documentos accesibles en movimiento (para verificar algo, revisar, aprobar algo, revisar algo urgente). cambios, etc.) es una característica que es realmente bueno tener.

Editar, guardar, compartir

Todos los documentos que almacena su sistema de gestión de documentos deben ser accesibles para colaborar, editar, guardar fácilmente dentro del DMS y compartir de múltiples maneras. Siempre es una buena idea conseguir un sistema de gestión de documentos que brinde libertad para modificar documentos en un solo lugar, para que nunca se pierda nada en el contexto de un proyecto específico.

3 tipos de sistemas de gestión de documentos

En el mundo de los sistemas de gestión de documentos, probablemente encontrará muchos términos y definiciones sobre lo que representa dicha solución. Para entender mejor lo que alguien podría querer decir cuando habla de un DMS, echemos un vistazo a los tres tipos de sistemas de gestión documental más populares.

Sistema de gestión de contenidos

Este tipo de sistema de gestión de documentos se centra en el contenido: crearlo, modificarlo, organizarlo y compartirlo con las personas adecuadas. Con campañas de marketing, gestión de eventos y otros tipos de proyectos que implican el uso de textos y activos inteligentes, este tipo de sistema es invaluable. Dado que el contenido es uno de los principales pilares de cualquier equipo, en cualquier departamento, también es importante pensar en una herramienta de análisis que pueda analizar el impacto de dicho contenido.

Sistema de gestión del flujo de trabajo

Este tipo de sistema de gestión de documentos es donde los documentos se encuentran con las tareas. Organizar tareas rastreables para cada documento y tener la capacidad de conectar un proyecto, equipo o espacio de trabajo con archivos específicos proporciona una verdadera ventaja en el flujo de trabajo. Permite asignar tareas a diferentes miembros del equipo, especificar plazos y seguir el progreso del proyecto.

Gestión de contenido empresarial

En muchas organizaciones, los datos son una gran parte del enfoque, al igual que la documentación. Los sistemas de gestión de contenido empresarial reúnen esos datos y los analizan para proporcionar conocimientos e ideas para los siguientes pasos. Las opciones de visualización y la capacidad de crear paneles de datos también brindan un contexto importante y llevan el análisis de datos al siguiente nivel.

Todos esos tipos principales de sistemas de gestión de documentos podrían hacer que una organización fluya. Combinar estas características en una única solución podría poner fin al caos en la documentación. Entonces, echemos un vistazo rápido a la mejor manera de elegir un sistema de gestión de documentos que se adapte a sus necesidades y casos de uso.

Cómo elegir un sistema de gestión de documentos

Para elegir el sistema de gestión de documentos adecuado para su equipo y empresa, hay varias cosas a considerar para satisfacer todas las necesidades comerciales que pueda tener. A continuación se presentan algunas consideraciones a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de documentos.

Funciones colaborativas centrales

Los sistemas de gestión de documentos deben proporcionar un control de acceso centralizado al equipo para trabajar con todos los archivos en cualquier momento y lugar. Las funciones de colaboración permiten al equipo trabajar de forma independiente cuando se encuentran en diferentes zonas horarias y modificar documentos, además de comunicarse.

Funciones de chat en contexto

Si el sistema de gestión de documentos tiene la opción de realizar discusiones directamente en el contexto del documento. Las funciones de chat pueden generar aún más colaboración entre los miembros del equipo que tienen diferentes funciones en el proyecto y usan los mismos archivos para sus trabajos.

Funciones de categorización

Un buen sistema de gestión de documentos especifica los documentos por proyecto, equipo, en cualquier nivel, para que haya una organización y un orden impecables.

Otras características de integración del sistema

Como ya mencionamos, su sistema de gestión de documentos necesita "comunicarse" con otros programas sin problemas y tener funciones integradas que permitan una gama más amplia de opciones para sus archivos y flujos de trabajo.

Funciones de análisis de datos

Los documentos deben verse, usarse y analizarse sin problemas, por lo que una función de análisis de datos para hojas de Excel, resultados de campañas, etc. debería aportar aún más conocimientos, llevando a la empresa a tomar decisiones correctas y, con el tiempo, mayores ingresos para el negocio.

Facilitando la gestión de documentos con Slingshot

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