La guía definitiva para gestionar equipos remotos en 2023

La gestión de equipos remotos requiere un nivel de ajuste y flexibilidad que algunos gerentes pueden encontrar agotador, especialmente si son propensos a tendencias de microgestión.

Entonces, ¿qué reglas debe seguir siempre un administrador remoto para evitar las corrientes subyacentes de este tipo de luchas laborales?

A decir verdad, para liderar con éxito un equipo de forma remota, un gerente debe depender tanto de la tecnología como de sus propias cualidades de liderazgo, buena comunicación y visibilidad, al tiempo que garantiza un flujo de trabajo ininterrumpido para todos los miembros del equipo.

No suena tan simple ¿verdad?

Continúe leyendo para obtener la guía definitiva sobre las mejores prácticas en la gestión de equipos remotos y encuentre formas de mantener a su equipo remoto productivo y feliz.

¿Qué es la gestión remota?

La gestión remota es la práctica de gestionar equipos remotos en el caso de que los empleados de una organización tengan la opción de trabajar desde donde elijan. En tal caso, el líder del equipo o el gerente de la empresa debe revisar y guiar los proyectos hacia adelante con el mismo nivel de productividad y concentración que si el equipo estuviera en el sitio.

Con equipos remotos, cualquier buen directivo debe aplicar las mismas buenas prácticas en la gestión de su equipo que aportan el progreso y el rendimiento de alto nivel que una empresa podría necesitar. Para ello, los líderes deben ser conscientes de los desafíos que enfrenta cualquier equipo remoto hoy en día y las mejores prácticas para abordarlos, sin dañar el espíritu de equipo y la colaboración en el proceso.

Desafíos más comunes del trabajo remoto

Para darle una idea de cómo el trabajo remoto puede influir negativamente en un equipo, veamos los desafíos más comunes del trabajo remoto que enfrentan los equipos remotos y distribuidos en la actualidad.

Dificultad en la gestión de proyectos

El trabajo remoto para equipos que gestionan múltiples proyectos puede resultar desgarrador en casos en los que los proyectos son más complejos y el equipo es más grande. El progreso a menudo puede estancarse debido a obstáculos imprevistos, se pueden incumplir los plazos y los objetivos no se alcanzan en el plazo previsto. Los líderes de equipos remotos a menudo se encuentran en la maleza al realizar un seguimiento del progreso de un proyecto y lograr el resultado deseado.

Resbalones en la colaboración

Los equipos solían poder comunicarse constantemente entre sí en el mismo espacio físico. Trabajar en el mismo proyecto requiere interacción y colaboración, y los equipos remotos pueden enfrentarse a una barrera cuando se trata de eso. Mantener una comunicación productiva y ser consciente de lo que están haciendo las demás personas de su equipo y cuándo es una parte vital para superar este desafío.

Desafíos del seguimiento de tareas

Para estar siempre al día con los KPI, es necesario estar atento a las tareas y al progreso de los proyectos a diario. Esto puede resultar especialmente desafiante con equipos remotos, donde las tareas individuales son parte de la ecuación para algo más grande y una tarea puede bloquear otra durante un largo período, estancando los resultados generales del equipo.

La cuestión de la transparencia

Entre los gerentes y equipos remotos, sin duda, radica la cuestión de la transparencia: ver y saber que el equipo está trabajando en las tareas establecidas e impulsar a la empresa hacia el progreso. Lidiar con este problema puede ser un desafío: encontrar y tener visibilidad sin mirar constantemente por encima del hombro de su equipo, enviar y recibir correos electrónicos con preguntas o tener reuniones innecesarias que consumen mucho tiempo.

Todas estas se encuentran entre las principales razones por las que gestionar equipos remotos sigue siendo un desafío, incluso hoy en día, cuando muchas empresas han elegido este modelo de trabajo. Entonces, teniendo en cuenta los desafíos, veamos las formas de resolverlos.

Principales consejos para gestionar equipos remotos

El trabajo en equipo remoto, por muy familiar que se esté volviendo, no es simplemente “lo de siempre” para los gerentes. Los líderes deben recordar que sus equipos necesitan nuevas formas de alcanzar su máximo potencial sin ocupar el mismo espacio físico. Necesitan todos los consejos y herramientas para lograr flujos de trabajo óptimos en la productividad, la comunicación y las interacciones laborales de todos los involucrados, de modo que sigan volviéndose más efectivos con el tiempo.

"Si esta es la primera vez que los gerentes están a cargo de gestionar empleados remotos, puede resultar aterrador navegar y garantizar que los empleados sean productivos, comprometidos y prósperos".
Paul Pellman, director ejecutivo de Kazoo

Entonces, echemos un vistazo a algunos de los consejos que puede seguir para asegurarse de no perder de vista lo que su equipo necesita mientras logra todos los objetivos.

Establecer procesos

Mantenga a todos los miembros de su equipo alineados con los mismos procesos en el flujo de trabajo. Eso significa saber cuáles son los pasos para cada tipo de tarea que están realizando, quién debe proporcionar la retroalimentación y la aprobación final y cómo abordar los proyectos de principio a fin.

Establecer expectativas

Sea claro acerca de los objetivos y expectativas de su equipo y asegúrese de proporcionarles la documentación, los resúmenes, los cronogramas y las pautas que necesitan. Comparta y transmita claramente qué trabajo debe realizarse, quién y en qué plazo; siempre es mejor tenerlo por escrito y visible para todos.

Centrarse en la comunicación

Enfatice la comunicación con los miembros de su equipo y asegúrese de hacerlo semanalmente (si no diariamente). En la comunicación, encuentre siempre el equilibrio entre comentarios e instrucciones sobre tareas, proyectos y controles con su equipo sobre cómo les está yendo. Muchos equipos remotos excelentes a veces pueden luchar contra el agotamiento o la incapacidad de organizarse de manera eficiente bajo estrés, así que esté atento a eso también. Por supuesto, se necesitan herramientas de comunicación para lograr todo lo anterior.

Dar y recopilar comentarios

Y hazlo regularmente. Asegúrese de que su equipo sepa dónde destacan y dónde pueden esforzarse más. Mantenga abiertos debates y diálogos sobre el estado del proyecto, los resultados del proyecto, detalles sobre dónde algo podría haber funcionado mejor y conocimientos de datos que muestran el camino. Asegúrese también de recibir comentarios sobre su propio trabajo y habilidades de gestión; eso puede ocurrir a través de debates, encuestas anónimas (o no), formularios de comentarios, etc.

Proporcionar las herramientas adecuadas

En el trabajo remoto, debe proporcionar a su equipo la tecnología esencial para mantenerse conectado y colaborativo, y garantizar que el progreso del trabajo siga siendo visible. Sincronice fácilmente y establezca prioridades de tareas, asegúrese de que los archivos sean accesibles y se mantengan en una ubicación compartida, y cree una cultura basada en datos confiando siempre en los datos para tomar decisiones futuras.

Fomente la interacción constante

Cuando los equipos no pueden estar en la misma oficina, muchas veces se pierden la comunicación y las interacciones sociales. Es bueno que el administrador remoto fomente interacciones de cualquier tipo y no solo laborales. Encuentre una manera de programar pausas para tomar café en línea o incluso reuniones en vivo una vez al mes o dos.

Cómo Slingshot facilita la gestión remota de equipos

Al leer este artículo hasta ahora, probablemente se haya dado cuenta de que la gestión remota de equipos no puede realizarse sin las herramientas adecuadas para este propósito. Pero los gerentes (y los equipos), particularmente en un entorno de inicio, pueden perderse entre aplicaciones para compartir archivos, análisis de datos, aplicaciones de chat en equipo y aplicaciones de gestión de proyectos.

Resolver todos los cambios de aplicaciones y al mismo tiempo facilitar la gestión remota de equipos es mucho más sencillo con un lugar de trabajo digital todo en uno como Slingshot.

Mantenga todos los archivos en un solo lugar

En lugar de la distracción de cambiar entre proveedores de nube o correo electrónico, es mucho mejor colaborar en un solo lugar y mantener todos los archivos allí. En Slingshot, todos sus proveedores de nube favoritos están integrados y permiten cargar y/o vincular cualquier archivo. De esa manera, cada miembro del equipo tiene acceso a los archivos actualizados más recientemente a nivel de tarea y puede actualizar cada proyecto o gestión de eventos de la marca.

Información de datos en cualquier etapa

Los equipos remotos deben y deben depender del conocimiento de los datos: para realizar un seguimiento de los resultados de las campañas, realizar un seguimiento de los proyectos y utilizar el análisis de datos para tomar decisiones basadas en datos. En Slingshot, los equipos pueden unir datos con todo lo que necesitan para realizar su trabajo. Los gerentes y compañeros de trabajo pueden crear hermosos paneles con unos pocos clics, ver la historia que cuentan los datos, analizarla, acceder a ella y compartirla en segundos.

Colaboración ininterrumpida

Slingshot es su central de gestión de proyectos, conecta tareas, fechas de vencimiento, seguimiento de proyectos, resultados de campañas pagas y progreso del proyecto, y al mismo tiempo brinda a su equipo la opción de chatear en contexto, crear discusiones y mantener contenido clave y resúmenes del proyecto en la vanguardia. Ahora cada administrador remoto puede acceder a todos los recursos en un solo lugar, trazar cronogramas, colaborar en el retorno de la inversión, realizar un seguimiento del presupuesto y los planes de ventas, y más.

¿Quiere probar un lugar de trabajo digital todo en uno para su equipo remoto? Consulta nuestros planes aquí para ver cuál se adapta mejor a ti.