9 funciones de gestión de proyectos para mejorar la productividad de su equipo
Para ayudarle a elegir la solución de software de gestión de proyectos adecuada para su equipo y sus necesidades, reunimos esta lista de funciones de gestión de proyectos que su software de gestión de proyectos debe tener para ofrecer productividad, satisfacción y tranquilidad.
Bilyana Petrova
14 minutos de lectura
Resolver el caos y crear calma y eficiencia en tu espacio de trabajo requiere mucha atención y esfuerzo. En un día ajetreado, gestionar múltiples proyectos y tareas además de un gran equipo puede resultar desalentador y abrumador incluso para los mejores gestores de proyectos. Para poder gestionar eficazmente esta carga de trabajo como director de proyectos, necesita las funciones de gestión de proyectos adecuadas.
Una solución de software de gestión de proyectos rica en funciones es el arma secreta de los gestores de proyectos exitosos.
Para ayudarlo a elegir la solución de software de gestión de proyectos adecuada para su equipo y sus necesidades, reunimos esta lista de características de gestión de proyectos que su software de gestión de proyectos debe tener para brindar productividad, satisfacción y tranquilidad.
Definición de software de gestión de proyectos
Antes de pasar a las funciones de gestión de proyectos que mejorarán la productividad de su equipo, primero respondamos la pregunta de qué es el software de gestión de proyectos.
El software de gestión de proyectos es un software especializado diseñado para ayudar a equipos y organizaciones a gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo, al mismo tiempo que proporciona funciones sólidas que simplifican y agilizan el flujo de trabajo de cada miembro del equipo de una organización. Las empresas lo utilizan para la planificación de proyectos, la colaboración, la gestión de tareas, el seguimiento, la asignación de recursos, la navegación sencilla en un espacio de trabajo compartido y muchas otras cosas, dependiendo de la sofisticación del software.
Funciones del software de gestión de proyectos
Las diferentes soluciones de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado varían en capacidades y funcionalidades. Para encontrar la mejor solución para su equipo, considere qué características necesita para administrar sus proyectos de manera eficiente y efectiva. Hay muchos componentes del software de gestión de proyectos que pueden hacer que sea más fácil y sencillo gestionar su espacio de trabajo. A continuación se muestran algunas características imprescindibles que debe incluir un buen software de gestión de proyectos:
- Gestión de proyectos
- Administración de tareas
- Gestión de contenido
- Colaboración en equipo
- Notificaciones
- Análisis de datos
- Informes en tiempo real
- Oportunidades de integración
- Aplicación móvil nativa
Gestión de proyectos
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1. ¿Qué es la función de gestión de proyectos?
La gestión de proyectos permite la organización de todos los aspectos de un proyecto, desde la planificación y programación hasta la asignación y ejecución de recursos. Normalmente, la función de gestión de proyectos ayuda no sólo al director del proyecto sino también a otros miembros del equipo.
Los proyectos suelen tener fechas de inicio y finalización, y varios hitos intermedios, pero los proyectos también pueden estar en curso. Por ejemplo, un proyecto en curso podría ser su calendario de contenido: todo lo que su equipo planea producir y publicar como contenido en línea con fechas establecidas que todos intentan cumplir. Y dado que todas las empresas trabajan en ambos tipos de proyectos, necesita una herramienta de gestión de proyectos que admita ambos casos de uso.
Una buena herramienta de gestión de proyectos también debería permitir establecer prioridades, dependencias del proyecto y colaboradores: una persona figurará como propietario principal del proyecto y será responsable del mismo, pero otros miembros del equipo también podrían figurar allí.
¿Por qué son importantes las funciones de gestión de proyectos?
Hace que la gestión de múltiples proyectos complejos en organizaciones, departamentos y empresas al mismo tiempo sea más sencilla y sencilla. Cuando tiene todos sus proyectos disponibles en una pantalla frente a sus ojos, puede seguir fácilmente el progreso de cada proyecto, ver instantáneamente los obstáculos y saber qué está causando exactamente los retrasos e identificar los obstáculos en sus proyectos antes de que se conviertan en un problema real.
2. ¿Qué es una función de gestión de tareas?
La función de gestión de tareas ayuda a gestionar las tareas a lo largo de su ciclo de vida, desde la planificación hasta la ejecución. Como mínimo, debe incluir el establecimiento de plazos, prioridades, dependencias, creación de subtareas, la posibilidad de adjuntar archivos y documentos y una sección de comentarios. La función de administración de tareas también debería ofrecer la capacidad de administrar fácilmente todas sus tareas en diferentes vistas y elegir la vista que mejor se adapte a usted y a las tareas de su proyecto.
¿Por qué es importante la función de gestión de tareas?
La función de gestión de tareas le permite impulsar la responsabilidad individual y del equipo mediante la creación de un entorno de trabajo transparente donde todo es visible para todos y donde todos son responsables de las tareas que se les han asignado.
Además, al mantener todas sus tareas perfectamente organizadas en su vista preferida, todos ahorrarán tiempo buscando información y también se cumplirán los plazos.
3. ¿Qué es la integración de la gestión de contenidos?
La función de gestión de contenidos es importante para todo software de gestión de proyectos. Permite a los usuarios compartir y trabajar juntos en documentos. Esta función también ayuda a mantener los documentos perfectamente organizados en un solo lugar, para que todos puedan acceder a ellos fácilmente en cualquier momento.
¿Por qué es importante la integración de la gestión de contenidos?
¡No más caza y búsqueda de documentos! La integración completa con sus archivos y proveedores de almacenamiento le ahorra tiempo al cambiar entre diferentes plataformas de almacenamiento de contenido y le libera tiempo para que pueda concentrarse en cosas más importantes. Puede adjuntar rápidamente documentos y archivos clave a las tareas y encontrar información fácilmente dentro del contexto. Tener todo accesible desde un mismo lugar y por cualquier persona aumenta la productividad y la eficiencia del equipo.
4. ¿Qué es una función de colaboración en equipo?
La función de colaboración en equipo está diseñada para ayudar a los equipos a ser más productivos y trabajar juntos de manera más eficiente al permitirles colaborar en una única plataforma. Reúne a todas las personas con las que trabaja para que todos puedan concentrarse en su trabajo y contribuir al mismo proyecto y objetivos de la empresa. También permite la comunicación dentro de la aplicación y la capacidad de colaborar a nivel de tarea y proyecto compartiendo comentarios e ideas.
¿Por qué es importante la función de colaboración en equipo?
La frase "La colaboración es la clave del éxito" se usa tan ampliamente que seguramente te encontrarás con ella. Puede parecer un poco cliché, pero debemos estar de acuerdo en que es cierto. La importancia de la colaboración en el espacio de trabajo es vital: para gestionar proyectos, desarrollo de productos, gestión de eventos, lo que sea. Un grupo de individuos es más poderoso y puede lograr mucho más que una sola persona.
La colaboración exitosa conduce a mejores relaciones entre empleados y equipos, productividad maximizada, mayor eficiencia y procesos de trabajo optimizados. Además de eso, una función de colaboración en equipo ayuda a prevenir y resolver problemas y alinea los equipos distribuidos y remotos.
5. ¿Qué es la función de notificación?
La función de notificación lo ayuda a mantenerse actualizado con todas las modificaciones recientes realizadas en tareas, menciones, discusiones y más.
¿Por qué es importante la función de notificación?
La función de notificación es importante ya que sirve como recordatorio para no perderse una actualización importante. Cada vez que hay una actualización sobre las tareas en las que estás trabajando, te mencionan o te perdiste un mensaje de chat, las notificaciones están ahí para recordártelo.
6. ¿Qué es una función de análisis de datos?
El análisis de datos es el proceso de analizar datos sin procesar y ayudar a identificar tendencias, patrones y correlaciones que de otro modo nunca habría descubierto. La función de análisis de datos también le permite convertir los datos en una representación visual para que sean más fáciles de entender incluso para personas que no son expertos en datos.
Desafortunadamente, el análisis de datos rara vez se encuentra como una característica en las soluciones de software de gestión de proyectos, así que mantén los ojos abiertos y no te conformes con menos, ya que esta característica es una de las más beneficiosas para generar más ingresos y crecimiento empresarial general.
¿Por qué es importante la función de análisis de datos?
Con el poder de una solución de análisis de datos, su equipo ya no necesitará perder tiempo tratando de analizar hojas de cálculo, sino que tendrá más tiempo para concentrarse en los conocimientos recopilados y tomar decisiones basadas en hechos. Al tener acceso a datos en tiempo real, puede actuar en el momento adecuado y no perder nunca una oportunidad.
Y se pone aún mejor cuando descubre que la BI moderna hace que sea más fácil para todos analizar y comprender datos comerciales clave y crear un hermoso panel de control de forma independiente. Eso significa que su experto en datos y su equipo de TI pueden centrarse en sus competencias principales en lugar de perder tiempo creando informes y paneles para otras personas de su equipo que los necesitan.
Tener eso disponible en un solo lugar junto con tantas otras herramientas de productividad brinda eficacia y sencillez instantánea al proceso de toma de decisiones basado en datos.
7. ¿Qué es la función de informes en tiempo real?
Con los informes en tiempo real, puede personalizar los informes o utilizar diferentes plantillas para crear informes de KPI (indicadores clave de rendimiento). Esto ayuda a monitorear métricas comerciales clave con la mayor frecuencia posible para garantizar que todo lo que hace su equipo esté funcionando.
¿Por qué es importante la función de informes en tiempo real?
La función de informes en tiempo real lo ayuda a mantenerse al día con los KPI importantes del proyecto, los KPI de publicidad digital, los KPI de marketing por correo electrónico y más, además de permitir el acceso instantáneo a los KPI importantes que todo director ejecutivo desea ver en su panel.
8. ¿Qué es la función de integración?
El mejor software de gestión de proyectos incluye una sólida función de integración. La función de integración permite a los usuarios acceder a todo tipo de documentos, archivos y recursos, algunos de los cuales están almacenados en aplicaciones de terceros. Cada miembro del equipo puede insertar archivos y documentos en la plataforma y todos los demás tendrán acceso rápido en todo momento.
Asegúrese de elegir una solución que ofrezca oportunidades de integración perfecta con las herramientas que su equipo ya utiliza.
¿Por qué es importante la función de integración?
Con una solución de software de gestión de proyectos en un solo lugar que ofrece oportunidades de integración perfecta, los equipos podrán acceder a todo desde una única aplicación de plataforma. Esto aumenta la productividad al reducir el tiempo de cambio entre varias aplicaciones.
9. ¿Qué es una función de aplicación móvil nativa?
Las funciones de gestión de proyectos que usted y su equipo necesitan también deberían poder funcionar correctamente en teléfonos móviles y tabletas. Los dispositivos móviles están cambiando la forma en que trabajamos y, como ya casi no estamos "sin conexión", todos deberían tener acceso al espacio de trabajo al alcance de su mano y poder responder mensajes, actualizar los estados de proyectos y tareas, participar en debates comerciales clave y analizar datos. y todo lo que puedes hacer desde un ordenador.
¿Por qué es importante la función de la aplicación móvil nativa?
Es muy importante elegir una solución de gestión de proyectos que tenga una versión móvil nativa que usted y su equipo puedan utilizar para mantenerse productivos y trabajar en sus tareas incluso mientras viajan. Los empleados no pueden estar siempre atados frente al escritorio; Suceden cosas y a veces necesitan salir a hacer recados, pero cuando pueden tener acceso al espacio de trabajo en cualquier lugar y en cualquier momento, eso garantiza que puedan reaccionar si hay una emergencia que requiera su experiencia y, por supuesto, ayuda a permanecer en el lugar. Realice un seguimiento y nunca se pierda una actualización importante.
Beneficios del software de gestión de proyectos
El objetivo principal del software de gestión de proyectos es ayudar a los directores de proyectos a gestionar múltiples proyectos complejos con facilidad. Con la ayuda de todas las funciones del software de gestión de proyectos que cubrimos, las herramientas ofrecen muchos beneficios para sus usuarios.
Estos son los cinco beneficios principales de utilizar software de gestión de proyectos:
Planificación de proyectos sin esfuerzo
La planificación de proyectos es un aspecto extremadamente importante de la gestión de proyectos y todos sabemos que la mayor parte del tiempo dedicado a la planificación de proyectos se desperdicia. O al menos así solía ser. Con la ayuda de sólidas funciones del software de gestión de proyectos, los gerentes de proyectos pueden planificar, acceder y realizar un seguimiento de todo desde una sola pantalla. Estas herramientas hacen que el proceso de planificación de proyectos parezca un paseo por el parque.
Trabajo remoto
Es probable que la forma de trabajar a distancia se convierta en la nueva forma normal de trabajar y las soluciones de gestión de proyectos serán una parte integral de ella, ya que proporciona a los equipos remotos muchas ventajas. No importa dónde estén distribuidos los miembros de tu equipo en todo el mundo, todo es fácilmente accesible y visible para cualquiera. Las numerosas formas de colaborar entre sí fortalecen las relaciones del equipo, mejoran la organización y aumentan la velocidad y la eficiencia.
Los equipos ágiles pueden beneficiarse enormemente de funciones de gestión de proyectos tan efectivas, ya que pueden ayudarlos en gran medida a rastrear el progreso del proyecto en el que están trabajando y mejorar su comunicación.
Colaboración en equipo mejorada
Una gran ventaja del software de gestión de proyectos es que puede simplificar la colaboración entre diferentes equipos y departamentos, que a veces necesitan trabajar juntos en proyectos y tareas. Como pueden colaborar en cualquier nivel y tener discusiones en contexto, la comunicación se vuelve más eficiente y garantiza que no habrá brechas de comunicación que creen retrasos innecesarios en los proyectos.
Estandarización de los Procesos de Trabajo
Piensa en esto: estás trabajando en un equipo de 15 personas. Cada individuo en este equipo tiene su propia manera de hacer las cosas. Hay varios equipos en su organización y quizás entre cientos y miles de personas trabajando juntas. Usted es el administrador que debe asegurarse de que todos los miembros del equipo estén en sintonía. ¿Cómo haces que eso suceda?
La capacidad y la oportunidad de estandarizar el proceso de trabajo en su espacio de trabajo es uno de los principales beneficios del software de gestión de proyectos. Es la clave para la coordinación, la sincronización y la alineación. Eso aporta profesionalismo, coherencia y unidad en toda su organización.
Productividad mejorada
Dicen que el software de gestión de proyectos es el santo grial de la productividad. ¿Y quién puede discutir? Estas herramientas le ayudan a mantener todos sus archivos y documentos clave en un solo lugar, colaborar sin problemas con sus compañeros de equipo, diseñar una cultura de propiedad y responsabilidad con una mejor transparencia del flujo de trabajo, ¡y mucho más! Esta poderosa ventaja del software de gestión de proyectos optimizó el proceso de toma de decisiones, ya que todos pueden tomar decisiones mejor informadas de forma más rápida y con mayor confianza.
Slingshot está diseñado para liberar la productividad de su equipo
Slingshot viene listo para llevar la gestión de proyectos al siguiente nivel. Al mantener a todos informados, los equipos pueden estar al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias, lo que significa que la productividad no se ve afectada aunque los miembros del equipo no puedan estar físicamente presentes entre sí.
Slingshot simplifica la colaboración incorporando gestión moderna de archivos de equipos y proyectos, chat y análisis de datos, todo en una sola aplicación. Cuando puedes compartir fácilmente todos estos elementos en un solo lugar con los miembros del equipo y compartir proyectos con miembros externos del equipo, se restablece la calma. Con una productividad sólida, fluye desde el primer momento y está diseñado para funcionar sin problemas para permitir flujos de trabajo de colaboración continua. Esto ayuda a los equipos a superar los silos de colaboración, evita interrupciones en el trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.
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