Las 17 mejores herramientas de gestión de tareas y cómo elegir la correcta

Pero ¿cómo elegir? La flexibilidad, el acceso rápido, análisis de datos, visibilidad y gestión inteligente son solo algunas de las características necesarias para que el software de gestión de tareas realmente funcione para usted. En este artículo, hemos seleccionado las 17 mejores herramientas de gestión de tareas, diseñadas para que se mantenga encima de las cosas incluso en los momentos más ajetreados.

¿Qué es la gestión de tareas?

La gestión de tareas es el proceso de gestión del ciclo de vida completo de una tarea o un conjunto de tareas para lograr un objetivo determinado. Esto incluye:

• Planificación de tareas
• Asignación de tareas
• Ejecución de tareas
• Seguimiento de tareas
• Ajuste de tareas
• Finalización de tareas

Tener gestión de tareas significa identificar, gestionar y monitorear todas las tareas que conforman la carga de trabajo diaria de su equipo. Hablando racionalmente, para ellos esto es lo más importante para priorizar de manera relevante y lograr sus objetivos sin prisa, pero de manera oportuna.

¿Por qué es importante la gestión de tareas?

La gestión de tareas es lo que determina el cronograma para la finalización del proyecto, de modo que los equipos puedan cumplir sus plazos y las expectativas que surgen. Con la gestión de tareas, todos en el equipo tienen plazos claros para las tareas de las que son responsables, dividiendo las diferentes etapas que deben suceder con plazos, dependencias, estado, datos e incluso costos. Todos los procesos se interconectan efectivamente y se agilizan con la gestión de tareas, por lo que todos son conscientes de todas las actividades relacionadas con las tareas.

La importancia de la gestión de tareas se divide en tres pilares.

Con la gestión de tareas, los gerentes de proyecto y los miembros del equipo tienen una comprensión clara de dónde se encuentran los proyectos

Ejecución eficiente de tareas

Las tareas pueden volverse abrumadoras a medida que se inician más y más proyectos, a veces siente que se está ahogando. Las personas a menudo encuentran que sin una gestión de tareas eficiente, el tiempo de finalización de tareas aumenta y el enfoque se divide en muchas direcciones.

Sin pérdida de tiempo

Dividir su proyecto en varias tareas con un sistema de gestión de tareas trae una respuesta más rápida y una buena alineación que trae éxito en los objetivos comunes.

Todos estos procesos, sin embargo, requieren la asistencia de una buena herramienta de gestión de tareas, para que tanto los gerentes como el equipo puedan asegurarse de que las actividades del proyecto se supervisen y completen adecuadamente.

Características clave a buscar al elegir un software de gestión de tareas

Para crear un proceso sólido de gestión de tareas, debe hacer la elección correcta en la herramienta más esencial para ayudar a sus equipos a mantenerse alineados. El trabajo del día a día de su equipo es un proceso multinivel que puede ser un desafío si no elige la herramienta que ayuda con las prioridades, reduce los bloqueadores, proporciona visibilidad cristalina y da información sobre el panorama general. 

Entonces, examinemos las características clave que debe tener el software de gestión de tareas para lograr una colaboración impecable en tareas y procesos, para ayudarle a elegir sabiamente.

Zona Mis tareas/Mi descripción general

Su equipo debe poder obtener rápidamente una descripción general instantánea de sus tareas, con fechas de vencimiento, y tener la capacidad de filtrarlas.

Múltiples tipos de vistas

Debe poder ver sus tareas en varios tipos de vistas, como lista, kanban, línea de tiempo, etc., para ayudarle a llegar rápidamente a lo que debe hacer y filtrar por prioridad

Configuración de fecha de vencimiento y propiedad

Las tareas deben poder asignarse a miembros específicos del equipo, con fechas de vencimiento y visibilidad de procesos

Prioridad y progreso

Las tareas deben tener la capacidad de establecer rápidamente la prioridad y los estados deben poder cambiar, para dar perspectiva sobre la línea de tiempo de finalización ("en progreso", "en revisión", "bloqueado", "completado", etc.)

Gestión de contenido

En su software de gestión de tareas, es una gran característica poder fijar, compartir y adjuntar contenido como equipo, para que siempre pueda encontrar fácilmente el activo o documento que está buscando.

Características impulsadas por datos

Las opciones de análisis de datos pueden ser muy valiosas en el software de gestión de tareas, especialmente cuando se trata de análisis de campañas, lanzamientos de productos, etc.

Opciones de discusión

Tener una característica dentro de su herramienta de gestión de tareas que permita chatear con varios miembros del equipo que trabajan en el mismo proyecto es excelente para mantenerse al día con ideas, actualizaciones y comentarios en tiempo real.

Entonces, teniendo tantas opciones disponibles, ¿cómo elegir?

Gestión de proyectos

Gestione sin problemas tareas, equipos y proyectos de cualquier complejidad de principio a fin.

Usar plantilla →

Las 17 mejores herramientas de software de gestión de tareas

Entonces, exploremos la siguiente selección de las 17 mejores herramientas de software de gestión de tareas para ayudarle a encontrar la más relevante para las necesidades específicas de su equipo.

1. Slingshot

Descripción general

Slingshot es un espacio de trabajo digital todo en uno que incluye características fáciles de usar que permiten a los equipos organizar proyectos, contenido, tareas y chats, así como características integradas impulsadas por datos para obtener información procesable. 

Características clave

Slingshot le ayuda a organizar todas las tareas en listas y secciones, eligiendo entre diferentes tipos de vistas y asignar tareas y subtareas a diferentes usuarios, estableciendo prioridades, fechas de vencimiento y bloqueadores. 

En Slingshot, puede organizar sus equipos, tareas e incluso departamentos en espacios de trabajo con muchos proyectos. También es el único centro que su equipo necesita para reunir todo el contenido que necesita, desde cualquier almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive, Sharepoint, Box, DropBox (consulte la lista completa AQUÍ), permite arrastrar y soltar, cargar y fijar enlaces. Además de eso, la aplicación tiene un motor de inteligencia empresarial completo donde puede conectarse a sus fuentes de datos y crear hermosos paneles, que luego sus compañeros de equipo pueden usar para análisis y toma de decisiones impulsada por datos. Las características de análisis de datos dentro de la aplicación ayudan a crear la información correcta necesaria para cambiar un curso de acción o simplemente aprender los hechos detrás del éxito o fracaso de una campaña. Las funcionalidades de chat también están ahí, tanto 1:1 como de grupo, y los equipos pueden tener una conversación en el contexto del equipo o proyecto en el que han entrado. Los espacios de trabajo diferentes también se pueden compartir con colaboradores externos con acceso limitado en Slingshot.

Mejor para: Gestión de proyectos, análisis de datos, gestión de tareas, colaboración en equipo

Precios: Gratis para equipos más pequeños e comienza a $8 por usuario en su versión de pago, aportando más características y opciones ilimitadas.

2. Asana

Descripción general

Asana es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración en equipo especializada en organizar, gestionar y rastrear su trabajo diario.

Características clave

En Asana, el flujo de trabajo del equipo se puede organizar en proyectos compartidos y los equipos pueden crear tareas con asignados y fechas de vencimiento dentro de esos proyectos, de principio a fin. Los proyectos también se pueden dividir en secciones y en dos estilos: vista Kanban y vista de lista.  

La característica del administrador de tareas de Asana le permite crear, programar y priorizar tareas. Puede agregar adjuntos, dependencias y personalizar campos. Hay una variedad de otras funcionalidades que ofrece la característica de gestión de proyectos de Asana, como campos personalizados, formularios, plantillas personalizadas, dependencias y más. La función de informe de Asana le permite convertir sus datos duros en informes fáciles de digerir, que se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea mostrar para actualizar a los interesados y se pueden compartir en varios formatos. Los miembros del equipo pueden comunicarse en los niveles de tarea y proyecto dejando comentarios, haciendo preguntas o compartiendo detalles importantes relacionados con el proyecto/tarea.

Mejor para: Colaboración en equipo, gestión de tareas, gestión de proyectos.

Precios: Asana es gratuito para equipos de hasta 15 miembros y ofrece una prueba gratuita de 30 días y su versión de características premium comienza a $10.99.

3. Monday.com

Descripción general

Monday.com es una plataforma para la gestión de tareas y la colaboración de equipos en espacios de trabajo. 

Características clave

Monday.com permite una descripción general rápida y la gestión del estado de las tareas en curso y el seguimiento de los miembros del equipo que han asumido una tarea en particular. Usando tecnología de arrastrar y soltar, la herramienta es fácil de usar y proporciona visibilidad completa y relevancia en el trabajo del día a día. Puede elegir entre más de 200 plantillas y personalizarlas para sus flujos de trabajo, así como crear grupos, que son una sección codificada por colores en su tablero que contiene sus tareas. Un grupo puede ser una semana, un mes, un paso específico de un proyecto, o lo que desee. Las tareas se organizan en tableros, que se pueden compartir con miembros del equipo internos y externos. 

Mejor para: Colaboración en equipo, seguimiento de trabajo y gestión de proyectos

Precios: Es gratis para hasta dos personas e comienza a $10 para planes pagos.

4. ClickUp

Descripción general

ClickUp es una herramienta de gestión de tareas que organiza equipos y departamentos en espacios, ayudándoles a agrupar y gestionar sus proyectos con una supervisión clara del trabajo del día a día.

Características clave

ClickUp ofrece a los equipos la opción de personalizar su gestión de tareas separando el trabajo del equipo en diferentes tipos de categorizaciones. La característica Espacios proporciona diferentes departamentos comerciales con espacio independiente para su trabajo. Los proyectos e iniciativas se pueden agrupar en carpetas y las tareas, en listas, proporcionando una jerarquía clara. Otra característica interesante es la capacidad de personalizar la gestión de tareas con automatización de tareas, asignación de puntos de sprint y adición de datos de campos personalizados. Las tareas se pueden dividir en subtareas y puede usar ClickUp en 15 vistas diferentes, así como usar más de 1000 integraciones de otras herramientas.

Mejor para: Gestión de tareas, gestión de proyectos y descripción general.

Precios: ClickUp es gratis para hasta 100 MB de almacenamiento e funciona a $5 por usuario por mes para características ilimitadas y espacio.

5. Trello

Descripción general

Trello es una plataforma de colaboración y gestión de tareas diseñada para rastrear las actividades del equipo e destacar e revisar momentos importantes en un ciclo de tareas.

Características clave

Trello funciona en su núcleo sobre los principios de un tablero de proyecto Kanban. En estos tableros, los flujos de trabajo se visualizan y los equipos pueden ver fácilmente un proyecto de principio a fin. Las características clave de Trello son tableros, listas y tarjetas. En tableros, se pueden crear listas para rastrear el progreso de un proyecto, asignando el estado de cada tarea. La característica Tarjetas está dentro de las listas: cada tarjeta contiene información de una tarea específica y se puede mover de lista a lista arrastrando (por ejemplo, de una lista "En progreso" a una lista "Completado"). Las tarjetas también permiten descripciones de texto, adjuntos de archivos y comentarios. 

Mejor para: Gestión de proyectos y tareas

Precios: Trello tiene una opción gratuita para individuos o equipos pequeños y tiene un plan estándar, premium y empresarial, siendo el más barato a partir de $5.

6. Basecamp

Descripción general

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a encontrar rápidamente todo en su trabajo del día a día en proyectos separados.

Características clave

Basecamp combina características que asisten a empresas y grupos de personas en la gestión de sus proyectos y tareas personales o profesionales. Proporciona una descripción general de todos los documentos de texto y archivos y tiene una opción para discusiones, para que los compañeros de equipo siempre puedan comunicarse de manera relevante a su trabajo. Tiene una opción personalizable para elegir miembros externos e internos para colaborar y puede organizar discusiones (chats de grupo) y organizar reuniones y eventos en la aplicación. Las tareas se asignan y se pueden rastrear fácilmente y las conversaciones se mantienen en tableros de mensajes, para que todos siempre estén en la misma página. Los proyectos tienen la opción de programación, mostrando tareas pendientes, fechas de vencimiento y eventos para el proyecto específico. En Basecamp también puede cargar documentos, archivos e imágenes, o vincular a través de Google Docs.

Mejor para: Colaboración en equipo y gestión de proyectos

Precios: Gratis para hasta 3 proyectos y 20 usuarios, y $99 al mes por usuarios ilimitados, proyectos, 500 GB de espacio y soporte prioritario.

7. JIRA

Descripción general

Jira es una herramienta utilizada para la gestión de proyectos, seguimiento de problemas y flujo de trabajo para equipos.

Características clave

Jira es una aplicación de software de seguimiento de problemas y gestión de proyectos que es ampliamente utilizada por equipos de desarrollo ágil, pero actualmente ofrece servicios a otros tipos de equipos también. Jira Core es para equipos no técnicos, Jira Software para equipos de desarrollo de software y Jira Service Desk sirve a equipos de TI.

Jira funciona con tableros Kanban y Scrum como características principales. Dentro de ellos, obtiene una descripción general del flujo de trabajo del trabajo de su equipo. El flujo de trabajo Kanban funciona en un sistema de arrastrar y soltar para tareas y rastrear correcciones de errores, desarrollo de software y varios proyectos. Con tableros Scrum, se rastrean sprints e retrasos para completar proyectos sin retrasos, resolviendo bloqueadores rápidamente involucrando a las personas adecuadas del equipo. JIRA ofrece plantillas comerciales para gestionar tareas y proporciona el estado de las tareas, opciones para comentarios, adjuntos y fechas de vencimiento en un solo lugar. También admite más de 100 complementos para otro software.

Mejor para: Gestión de proyectos, seguimiento de problemas

Precios: Gratis para hasta 10 usuarios e comenzando a $7 para planes de suscripción pagos.

8. Notion

Descripción general

Notion es una herramienta de software que proporciona a los equipos gestión de datos, gestión de proyectos y gestión del conocimiento.

Características clave

Notion proporciona un conjunto de características como notas, bases de datos, tableros Kanban, calendarios. Es personalizable y los usuarios pueden conectar los componentes que necesitan para crear el sistema de gestión que desean para su proyecto. Notion trabaja con tareas y subtareas, así como tareas recurrentes y vistas de tablero al estilo Trello. Los usuarios pueden usar la característica de vistas de base de datos que proporciona una visualización diferente de las tareas en el tipo de vista deseado: vista de lista de tareas, vista de galería, vista de calendario y tabla. Hay una característica de tableros Kanban que muestra el estado de todas las tareas por el nombre de la columna en la que se coloca la tarea (con una opción de arrastrar y soltar). Otra característica es bloques, que esencialmente es un grupo de contenido, datos organizados y documentos a los que el equipo puede acceder fácilmente. La característica Páginas proporciona detalles de cada proyecto, incluyendo listas de tareas pendientes, base de conocimientos, etc.

Mejor para: Gestión de proyectos y colaboración en equipo

Precios: Notion es gratuito para uso personal y hasta 5 usuarios y tiene tres planes de suscripción más, comenzando a $4 por usuario por mes.

9. Infinity

Descripción general

Infinity es una herramienta para la organización de proyectos, la gestión de equipos y la gestión de tareas.

Características clave

Infinity ofrece un sistema de gestión de tareas con una variedad de vistas para las tareas de su equipo: columnas, calendario, tabla, Gantt, formulario y lista. Dentro de la aplicación, tiene carpetas y subcarpetas que proporcionan una forma fácil de organizar y supervisar el trabajo, creando una estructura infinita dentro de sus tableros. Los datos se pueden organizar con filtrado, clasificación y agrupación, y se puede crear una nueva vista cada vez que abre una nueva pestaña.

Mejor para: Gestión de tareas

Precios: La tarifa de Infinity para planes comienza a $9.

10. Airtable

Descripción general

Airtable es un sistema de gestión de proyectos con una base de datos flexible y opciones para la colaboración en equipo.

Características clave

Dentro de Airtable, los equipos pueden configurar su flujo de trabajo para que tengan una buena descripción general de sus tareas y sus datos en un solo lugar. Se basa en un modelo de datos relacional flexible y tiene opciones para agregar adjuntos, escribir notas largas para sus compañeros de equipo, casillas de verificación y enlaces. Las tareas se asignan y se agrupan dentro de varias vistas para diferentes casos de uso, con filtrado y clasificación que proporcionan la libertad de organizar su trabajo y asegurarse de que nada se caiga entre grietas. Airtable permite una colaboración compartida entre usuarios en una vista compartida de datos de tablas y puede extraer datos de otras plataformas como Salesforce, Google Calendar, Box y Jira.

Mejor para: Gestión de tareas, descripción general del flujo de trabajo

Precios: Airtable tiene una opción gratuita limitada y varios planes pagos comenzando a $10.

11. nTask

Descripción general

nTask es un software de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a colaborar, analizar y gestionar su trabajo del día a día.

Características clave

Con nTask, los equipos pueden agilizar fácilmente la planificación y ejecución de tareas, el seguimiento de proyectos y las dependencias de tareas, así como gestionar sus entregables de proyectos. La aplicación le permite gestionar su trabajo en tableros Kanban e establecer hitos en la planificación de proyectos, para mantener el enfoque del equipo en un solo lugar. Hay características como asignación de estado, plantillas de tablero pré-construidas y asignación de tareas, ayudando a los equipos a cumplir los plazos más rápidamente. También puede ver proyectos en vista de lista, cuadrícula y calendario. La aplicación permite adjuntos en tareas y comentarios en cada una.

Mejor para: Gestión de tareas y descripción general del flujo de trabajo

Precios: nTask tiene una opción gratuita con almacenamiento limitado e comienza a $3 para sus planes pagos.

12. Wrike

Descripción general

Wrike es una solución de gestión de tareas con espacios de trabajo para equipos, estilo personalizable y múltiples formas de organizar información.

Características clave

En Wrike, puede crear flujos de trabajo personalizados para tareas específicas e en ellas, asignar personas, adjuntar archivos e establecer el estado. La aplicación permite el seguimiento del proyecto proporcionando una descripción general del cronograma e estableciendo dependencias con una característica de arrastrar y soltar. Puede gestionar su trabajo diario en proyectos, donde puede personalizar paneles y arrastrar tareas a la asignación. Wrike permite rastrear el desempeño del equipo con la característica de crear informes de datos dinámicos que se guardan y comparten fácilmente con gerentes o interesados. También hay una característica de gestión de carga de trabajo, para evitar que su equipo se agote.

Mejor para: Colaboración en equipo e seguimiento de tareas

Precios: Además de la opción gratuita, Wrike tiene tres planes pagos más, comenzando a $9.80 por usuario por mes.

13. ProofHub

Descripción general

ProofHub es una aplicación de planificación de proyectos que permite a los equipos planificar, colaborar y operar para entregar proyectos juntos a tiempo.

Características clave

Con ProofHub, puede organizar sus proyectos en varios tipos de vistas: tableros Kanban, vista de tabla, gráfico de Gantt, e asignar tareas personales a uno o múltiples miembros del equipo. Puede usar flujos de trabajo personalizables e suscribir a diferentes personas en cada etapa. En la aplicación obtiene para tener discusiones, para asegurarse de que todo esté claro o dar retroalimentación e puede iniciar chats uno a uno o en grupo. Al suscribirse al calendario de ProofHub, tiene la opción de establecer recordatorios. Los proyectos se pueden organizar en plantillas e puede agregar e adjuntar diferentes archivos y documentos en ellos, para mantener a su equipo siempre informado e ayudarlos a encontrarlos más rápido.

Mejor para: Gestión de proyectos e descripción general del flujo de trabajo del equipo.

Precios: ProofHub es $45 /mes facturado anualmente para su plan esencial y $89 /mes para su plan de control definitivo.

14. Aha!

Descripción general

Aha! es un software de carreteras de proyectos, productos y tareas que ayuda a los equipos a cumplir objetivos e iniciativas rastreando el progreso fácilmente.

Características clave

Aha! proporciona una descripción general de la carretera del desarrollo de productos e entrega de proyectos. Tiene tres opciones para usuarios: Aha! Carreteras, Aha! Ideas e Aha! Desarrollar. Las herramientas permiten la visualización del tiempo e progreso de iniciativas e hitos críticos durante el ciclo de vida del proyecto, ayudando con la supervisión del trabajo del equipo. Puede rastrear entregables, dependencias e usar un portal personalizado para mantener todas las ideas en un solo lugar. Las características se pueden clasificar, elegir e usar de acuerdo con la prioridad e la carretera para su equipo se puede ver en una variedad de plantillas, para construir rápidamente la correcta para la audiencia específica que la usará. ¡Aha! también proporciona la opción de crear informes e gráficos de lista para ver los datos de los logros e progreso de su equipo, para ver si se han completado los hitos establecidos.

Mejor para: Gestión de productos e proyectos, descripción general del flujo de trabajo.

Precios: Todas las versiones del producto tienen una opción gratuita para nuevas empresas pequeñas, de lo contrario Aha! Carreteras comienzan a $59 por usuario por mes, Ideas a $39 por usuario por mes e Desarrollar a $9 por usuario por mes.

15. Todoist

Descripción general

Todoist es una plataforma de gestión de tareas e proyectos que ayuda a los equipos a obtener una descripción general clara de sus tareas.

Características clave

Todoist proporciona un seguimiento de tareas que permite a los equipos agregar e organizar sus tareas en segundos, establecer fechas de vencimiento (o fechas de vencimiento recurrentes) e actualizar secciones e subtareas. Permite establecer niveles de prioridad, establecer favoritos para acceso rápido e establecer recordatorios. Las vistas de tareas se pueden personalizar nuevamente para adaptarse a las preferencias de su equipo con tarjetas estilo Kanban, temas, filtros e etiquetas. Las tareas se pueden agregar por correo electrónico e puede conectar Todoist con su calendario e archivos, como centro organizado con más de 10 complementos de aplicaciones.

Mejor para: Seguimiento e gestión básicos de proyectos e tareas

Precios: Todoist es gratuito para hasta 5 proyectos e 5 usuarios e tiene dos planes pagos, por $3 e $5 cada uno.

16. Zoho Projects

Descripción general

Zoho Projects es una aplicación de gestión de tareas que proporciona a los equipos la capacidad de rastrear sus proyectos dividiéndolos en tareas e hitos.

Características clave

Con Zoho Projects, obtiene una descripción general de tareas priorizada e adaptable para sus proyectos e la capacidad de establecer dependencias para asegurarse de que siempre se mantenga en el cronograma. Asignar tareas a usuarios e establecer horas de trabajo para ellos son parte de las características más utilizadas de la aplicación. La visualización de proyectos sucede a través de gráficos de Gantt e tableros Kanban, con la opción de agregar recordatorios. El progreso se rastrea a través de hitos, con fechas de inicio e finalización e todos pueden ver sus tareas como tarjetas en diferentes columnas (en Kanban), así como moverlas con la función de arrastrar y soltar a menudo utilizada en este modo. 

Mejor para: Seguimiento e descripción general del proyecto

Precios: Gratis para hasta 2 proyectos e 10 MB, con dos planes pagos con un precio de $5 e $10.

17. Clarizen

Descripción general

Clarizen es un software de gestión de proyectos para equipos que desean rastrear sus tareas con estrategia, plan e alta visibilidad.

Características clave

Clarizen sirve como una plataforma basada en la nube para la colaboración e gestión de tareas. Proporciona visibilidad en tiempo real de las tareas del día a día e una vista de 360° de todos los recursos e cronogramas. Clarizen tiene dos productos: Clarizen One e Clarizen Go, el primero orientado a empresas e el segundo, a equipos más pequeños, trabajando en Scrum e Kanban. Clarizen tiene la opción de gestión de flujo de trabajo automatizada. El trabajo se divide en paneles con ventanas personalizables donde los equipos pueden gestionar carteras de proyectos con un enfoque centralizado. La cartera de proyectos se puede revisar, validar e priorizar, e la duración e gastos del proyecto se rastrean fácilmente con el proyecto e carreteras de productos que ofrece la solución.

Mejor para: Colaboración en equipo e gestión de proyectos

Precios: Clarizen tiene un plan limitado e ilimitado, e los precios se otorgan mediante una consulta.