¿Qué es el software de colaboración y por qué su organización lo necesita?

Hoy en día, el mercado está inundado de herramientas que prometen simplificar los procesos de trabajo de sus empleados y lograrlo.

¿Pero realmente lo hacen?

Según un informe del martes de Pegasystems Inc.*, los empleados cambian entre 35 diferentes aplicaciones críticas para el trabajo más de 1100 veces al día.

¿Cuántas aplicaciones utiliza tu equipo?

El software ineficaz y los procesos ineficientes están afectando la productividad de cada equipo y, para evitarlo, muchas empresas buscan ayuda en el software de colaboración.

¿Pero es esa la mejor solución para su equipo y sus necesidades?

En este artículo, responderemos todas sus preguntas relacionadas con el software de colaboración. Incluyendo qué es el software de colaboración, cómo funcionan las herramientas de colaboración en línea y más.

¿Qué es el software de colaboración?

El software de colaboración se refiere a un tipo de solución de software que permite a personas o equipos trabajar juntos en un proyecto, compartir información y comunicarse entre sí en tiempo real, independientemente de su ubicación física. El software de colaboración puede incluir herramientas para la gestión de proyectos, mensajería, intercambio de archivos y otras funciones que facilitan el trabajo en equipo y mejoran la productividad.

¿Por qué las empresas utilizan software de colaboración?

Imagine trabajar en un proyecto en el que los equipos están distribuidos por todo el mundo: los ingenieros de software están en Nueva York, el equipo de marketing está en Londres y su equipo de gestión de diseño está en París. Garantizar que todos se mantengan concentrados y sincronizados puede ser un desafío dado el hecho de que cada equipo está en un país diferente y opera en diferentes zonas horarias.

Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que todos estén informados?

El software de colaboración ayuda a reducir el estrés de trabajar con otras personas sin importar dónde se encuentren. Puede ayudar a fortalecer las relaciones del equipo, ahorrar tiempo y dolores de cabeza, mejorar la organización y aumentar la velocidad y la eficiencia.

Software de productividad colaborativa en cifras:

• El 70% de los empleados dijo que la tecnología digital mejoró su colaboración. (ArubaRedes)
• Las herramientas de colaboración en línea y los lugares de trabajo digitales facilitan un aumento de la productividad hasta en un 30 %, según revelan las estadísticas de colaboración digital. (McKinsey)
• Los sistemas de comunicación totalmente operativos ayudan a retener a los mejores talentos en las empresas hasta en un 450%. (Instituto del Trabajo)
• Los equipos extremadamente conectados demuestran un aumento del 21% en la rentabilidad. (Gallup)
• Los empleados ahora dedican aproximadamente un 50% más de tiempo al trabajo colaborativo. (Revisión de negocios de Harvard)
• Aproximadamente el 75% de los empleados considera importante la colaboración y el trabajo en equipo. (Universidad Queens de Charlotte)

Beneficios de utilizar herramientas de colaboración en línea

El uso de software de colaboración ofrece numerosos beneficios para empresas y equipos. Estas son algunas de las mejores ventajas de utilizar software de colaboración:

• Comunicación mejorada: el software de colaboración permite a los miembros del equipo comunicarse en tiempo real, lo que facilita hacer preguntas, compartir información y resolver problemas rápidamente.
• Colaboración mejorada: las herramientas de colaboración en línea permiten a los miembros del equipo trabajar juntos sin problemas, independientemente de su ubicación física, lo que mejora el trabajo en equipo y aumenta la eficiencia.
• Mayor productividad: el software de colaboración proporciona una ubicación centralizada para que los miembros del equipo accedan a la información del proyecto y colaboren en tareas, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar los proyectos.
• Gestión de proyectos: además de todo, el software de colaboración proporciona herramientas para realizar un seguimiento de las tareas, establecer plazos y monitorear el progreso, lo que facilita la gestión de proyectos y mantiene a todos encaminados.

Gestión de proyectos

Administre sin problemas tareas, equipos y proyectos de cualquier complejidad, de principio a fin.

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¿Cómo funcionan las herramientas de colaboración en línea?

Las herramientas de colaboración en línea ayudan a los equipos a comunicarse y colaborar sin problemas en torno a tareas y proyectos y facilitan el uso de una variedad de otras herramientas de productividad desde una única plataforma. El software de colaboración elimina la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones, perder tiempo e interrumpir su flujo de trabajo al permitir permanecer dentro de la misma herramienta para realizar el trabajo.

También resuelve el caos de tener archivos alojados en diferentes servicios y aplicaciones y tener que buscar en largas listas para encontrar información crítica al permitir a los usuarios tener todo en un solo lugar desde donde cualquiera puede acceder a todo lo que necesita para completar sus tareas.

Otra forma en que funcionan las herramientas de colaboración en línea es que mantienen toda la comunicación interna bajo el mismo techo. Olvídese de buscar mensajes en su bandeja de entrada y aplicaciones de chat nuevamente porque las herramientas de colaboración en línea mantienen sus conversaciones organizadas y transparentes.

Las herramientas de colaboración en línea no solo ayudan a su equipo a trabajar de manera más inteligente, sino que también ayudan a aumentar la productividad general del equipo y realizar un seguimiento del progreso de los proyectos y tareas, y obtener actualizaciones de estado en tiempo real.

Características clave del software de colaboración

El software de colaboración puede variar ampliamente en términos de sus características y capacidades. A continuación se muestran algunas características clave que se encuentran comúnmente en el software de colaboración:

• Mensajería y chat: son partes esenciales de cualquier software de colaboración. Busque funciones de chat y mensajería, como mensajería directa y grupal, conversaciones encadenadas, intercambio de archivos en el chat, notificaciones, emojis y reacciones.
• Capacidades para compartir documentos: el software de colaboración normalmente incluye una función para compartir archivos que permite a los miembros del equipo cargar, almacenar y compartir documentos y archivos en una ubicación centralizada. Esto facilita que los miembros del equipo accedan a archivos desde cualquier lugar y reduce el riesgo de perder documentos importantes.
• Gestión de proyectos y tareas: las herramientas de gestión de proyectos permiten a los miembros del equipo realizar un seguimiento de las tareas, establecer plazos y monitorear el progreso. Esta función puede ayudar a los equipos a mantenerse organizados y garantizar que los proyectos se completen a tiempo.
• Integración con otras herramientas: la capacidad del software de colaboración para integrarse con otras herramientas y aplicaciones que utilizan los equipos puede optimizar los flujos de trabajo y reducir la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones, lo que puede ayudar a los equipos a ahorrar tiempo y trabajar de manera más eficiente.
• Aplicación móvil: esta característica se está volviendo cada vez más importante a medida que más y más personas trabajan de forma remota o mientras viajan y necesitan acceso a sus proyectos, tareas y comunicaciones relacionadas con el trabajo en sus dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes y tabletas.

¿Cómo elegir un software de colaboración?

Estos son los 6 factores cruciales para seleccionar un software de colaboración para su equipo:

1. Las necesidades de su organización: comience por identificar lo que desea lograr con el software de colaboración. ¿Está buscando una herramienta que le ayude a gestionar proyectos, comunicarse con los miembros del equipo o compartir archivos? Idealmente todos. Comprender sus necesidades le ayudará a reducir sus opciones y elegir el software de colaboración que se adapte a las necesidades de su organización y equipo.

2. Funciones disponibles: busque software que ofrezca las funciones que necesita, como administración de tareas, mensajería, uso compartido de archivos, integración con otras herramientas que utiliza, etc. Además, considere la facilidad de uso del software y la capacidad de personalizarlo para que se ajuste. tus necesidades.

3. Costo de la solución: el software de colaboración puede variar desde gratuito hasta muy costoso. Determine cuánto puede presupuestar para el software y considere el costo de funciones y complementos adicionales.

4. Soporte: busque un proveedor que ofrezca soporte confiable y pueda brindarle a su equipo la capacitación, los tutoriales y la base de conocimientos necesarios.

5. Integración: no ignore las capacidades de integración. Si elige una herramienta que no puede integrarse con otras herramientas que necesita su equipo, entonces no le ayudará a lograr productividad y eficiencia en su equipo.

6. Seguridad: verifique las funciones de seguridad del software, como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y los controles de acceso.

Lugar de trabajo digital Slingshot

Slingshot simplifica la colaboración incorporando gestión moderna de archivos de equipos y proyectos, chat y análisis de datos, todo en una sola aplicación. Cuando puedes compartir fácilmente todos estos elementos en un solo lugar con los miembros del equipo y compartir proyectos con miembros externos del equipo, se restablece la calma. Con una productividad sólida, fluye desde el primer momento y está diseñado para funcionar sin problemas para permitir flujos de trabajo de colaboración continua. Esto ayuda a los equipos a superar los silos de colaboración, evita interrupciones en el trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.

*Fuente: Pegasystems Inc.