Superar el caos organizacional

¿Qué es el caos organizacional?

Karen Martin, autora de The Outstanding Organization, define el caos en su artículo Fast Company como “prioridades cambiantes, dirección poco clara, procesos inestables, clientes insatisfechos, empleados no comprometidos”.

Los signos de caos varían, pero a menudo incluyen un aumento de la cantidad de tiempo que los trabajadores dedican a buscar información, una falta de claridad en torno a las funciones y responsabilidades, objetivos poco claros y la sensación de que los equipos "siempre están tratando de ponerse al día".

¿Qué tan generalizado es? Una encuesta reciente realizada a más de 200 ejecutivos de alto nivel en diversas industrias realizada por la firma asesora Cohn Reznick encontró que el 91,9% de los encuestados identificaron caos dentro de su organización. Casi la mitad informó que el caos es generalizado. Sin embargo, sólo el 27% informó que tenía planes para solucionarlo.

La gente tiende a volverse insensible al caos porque piensa que "así es el mundo" y empieza a creer que no se puede hacer nada al respecto. Y si bien es cierto que no se puede eliminar completamente el caos, se puede gestionar creando procesos y mecanismos estándar. El objetivo es lograr una colaboración eficaz en equipo manteniendo informados a todos los miembros del equipo, actualizando instantáneamente los cronogramas y permitiendo que los miembros sean más proactivos a medida que se les incluye en prioridades que cambian rápidamente.

En las próximas páginas presentaremos algunos de los pasos clave para ayudarle a superar el caos organizacional. Éstas incluyen:

• Cómo afrontar el dilema del contenido: facilitar la búsqueda de archivos y compartirlos con los miembros del equipo
• Crear equipos transparentes donde los miembros del equipo estén siempre "informados"

• Incorporar metas y objetivos en los flujos de trabajo
• Domar la sobrecarga de tecnología

El dilema del contenido

Con la explosión de contenido en todas partes (en herramientas, sistemas, aplicaciones, bases de datos, portales corporativos y más) separados, los trabajadores del conocimiento dedican cada vez más tiempo a buscar la información correcta. El Economic Times descubre que los empleados dedican más del 25% de su tiempo a buscar los datos que necesitan para realizar su trabajo.  El problema se complica porque los trabajadores del conocimiento a menudo necesitan sólo una parte de la información que recuperan para resolver el problema real que tienen entre manos.

"Los empleados dedican más del 25% de su tiempo a buscar la información que necesitan para realizar su trabajo". —The Economic Times, 18 de junio de 2019
 
 

Accenture descubre que el 59% de los mandos intermedios pierden información valiosa todos los días porque no pueden encontrarla o nunca la ven.

El caos creado por demasiado contenido se intensifica por el hecho de que es difícil compartir información, a menudo no sólo dentro de una empresa, sino también con socios y clientes. Con demasiada frecuencia, el contenido está separado de las herramientas y aplicaciones que la gente utiliza habitualmente. Los equipos necesitan herramientas y mecanismos que les permitan adjuntar contenido relevante a las tareas o proyectos en cuestión y poder encontrarlo siempre en el mismo lugar.

Funciones de la plataforma que ayudan a simplificar el dilema del contenido: 

• Incorpora varios elementos de gestión de proyectos, procesos y archivos.

• Proporciona a los equipos un lugar para trabajar con tableros de contenido que contienen archivos y documentos relacionados con la tarea en cuestión, pero el contenido puede estar en otras aplicaciones como Teams, Sharepoint o Google Docs.
• Permite a los usuarios crear fácilmente espacios de trabajo compartidos y seguros que se pueden segmentar por departamento, socio o clientes externos.

Transparencia en el trabajo en equipo

Los equipos no logran sus objetivos más del 60% de las veces, según la Dra. Eunice Parisi-Carew, asociada fundadora de The Ken Blanchard Companies. La falta de comunicación y colaboración en equipo son las razones más citadas, y la alta dirección y los miembros del equipo culpan a los líderes del equipo.

Una razón clave por la que los proyectos fracasan es que no se completan a tiempo. Esto ocurre con frecuencia porque los problemas no se detectan con la suficiente rapidez y los líderes del equipo no se enteran de los problemas hasta que es demasiado tarde para solucionarlos.

Esto se conoce como falta de transparencia del equipo.

¿Cómo lograr la transparencia en el trabajo en equipo?

Un equipo transparente, por otro lado, está armado con procesos y herramientas de gestión de proyectos para que pueda funcionar en un entorno caótico y que cambia rápidamente. A medida que cambian los plazos de los proyectos (se adelantan las fechas de lanzamiento de nuevos productos, cambian las campañas de marketing o las fuerzas del mercado afectan los comportamientos de compra), el líder del equipo tiene visibilidad de las cargas de trabajo y los cronogramas actualizados de su equipo. Esto permite al líder evaluar rápidamente los recursos restantes, barajar las prioridades y comunicar eficazmente estas actualizaciones a su equipo.

¿Cómo se hace esto hoy? Muchos continúan trabajando con hojas de cálculo y correos electrónicos, reuniones improvisadas, visitas al escritorio o reuniones individuales. Pero esto lleva mucho tiempo y, en última instancia, resulta ineficaz. Y provoca una microgestión, que daña la moral del equipo.

Con transparencia, todos tienen visibilidad de sus propios horarios y también de los horarios de sus compañeros de equipo. De modo que las responsabilidades también se vuelven transparentes al igual que las dependencias. Cada miembro del equipo sabe lo que se requiere de ellos y cómo su trabajo afecta a los demás. Los elementos vencidos y bloqueados están claramente marcados, lo que responsabiliza a las personas.

Las visualizaciones, como los diagramas de Gantt o las vistas de línea de tiempo, facilitan la transparencia del equipo.

Con una vista de Gantt o de cronograma, por ejemplo, un líder de equipo, o incluso un miembro del equipo, puede agregar o reprogramar proyectos con un par de clics. Arrastrar y soltar proyectos o tareas en la línea de tiempo cambia las fechas de entrega y cambia las fechas límite correspondientes de cualquier tarea o subtarea dependiente. Los asignados reciben notificaciones instantáneas de estas actualizaciones.

Incorporar metas y objetivos en los flujos de trabajo

Establecer metas y objetivos a nivel organizacional, departamental y de equipo ayuda a gestionar cambios rápidos.  Si una parte de una organización no obtiene la información que necesita de otra parte, se produce ineficiencia y, con el tiempo, el problema se hace mayor. Los objetivos y las tácticas ayudan a identificar lo que los trabajadores necesitan a nivel táctico para realizar su trabajo. También ayudan a comunicar prioridades, así como una comprensión común del éxito. Esto también incluye la capacidad de que los equipos vinculen sus actividades con los objetivos y metas compartidos.

¿Qué es la alineación de objetivos?

Para garantizar que las tareas de cada empleado se alineen con los objetivos de la empresa, asegúrese de comunicar el mandato de la empresa a todo el personal y reiterelo durante la temporada de establecimiento de objetivos para asegurarse de que sea una prioridad. Aliente a todos los empleados a vincular sus objetivos con el mandato estratégico y a trabajar con sus colegas para alinear objetivos comunes entre departamentos y equipos.

Domar la sobrecarga de tecnología

La productividad de los trabajadores es una de las primeras causales cuando una empresa adopta nuevas tecnologías, según un artículo de Deloitte, Plataformas de adopción digital: una solución centrada en las personas para la adopción exitosa de tecnología. El artículo señala que en una encuesta sobre los efectos de la transformación digital, el 90 por ciento de los encuestados dijo que volverse digital es más destructivo que constructivo.

Las herramientas de colaboración son un buen ejemplo. Se anima a los empleados a utilizar tantas herramientas que a menudo se sienten abrumados con mensajes de múltiples canales de comunicación. Y a menudo estas comunicaciones son ajenas y no están directamente vinculadas al trabajo en cuestión.

Slack es un ejemplo de una herramienta de colaboración que, al funcionar demasiado bien, ha tenido un impacto negativo en la productividad. Contrariamente a la intuición, Slack hace que sea demasiado fácil comunicarse. De hecho, sería físicamente imposible para un empleado de una gran empresa leer sus mensajes y canales de Slack en su totalidad, según datos de la empresa de análisis de productividad Time Is Ltd.

La programadora de software Alicia Liu lo expresó mejor en una publicación de Medium el año pasado: "Al reducir la barrera para iniciar la comunicación, el efecto secundario oculto es que Slack tiene la capacidad silenciosa de aumentar exponencialmente la sobrecarga de comunicación. Lo que da como resultado una comunicación mucho más voluminosa y de menor calidad".

La combinación de ambos puede ser perjudicial para la productividad.

La avalancha de nuevas aplicaciones no desaparecerá pronto; La historia nos muestra que en tiempos de innovación, las nuevas tecnologías solo aumentan. La forma de abordar esto es a través de estándares, como archivos jpg o png, o archivos de Microsoft Word o Google Docs, o si los archivos están ubicados en Box, Sharepoint u otros repositorios de contenido.

Idealmente, desea soluciones o plataformas que proporcionen un espacio de trabajo único donde todas las tareas, archivos, comentarios y debates sean visibles, pero que el contenido pueda ubicarse en cualquier lugar y, debido a que está basado en estándares, sea accesible desde el espacio de trabajo compartido.

Slingshot ayuda a los equipos a superar el caos organizacional

Slingshot ayuda a los equipos a ser más productivos y ágiles para que puedan ofrecer resultados extraordinarios. Slingshot libera el poder de los equipos al conectar a todos entre sí y con datos, contenido, proyectos y chats dentro de un único lugar de trabajo digital.
 

Las características clave de Slingshot incluyen:

• Gestión de archivos sencilla, inteligente e intuitiva para mejorar la organización del equipo 
• Chat en contexto y en tiempo real para mejorar la comunicación del equipo 
• Visualizaciones de datos precisas y reveladoras para mejorar la toma de decisiones. 
• Propiedad transparente en la gestión de proyectos para mejorar la alineación y la confianza del equipo 

Slingshot agrega análisis de datos, gestión de información y proyectos, chat y evaluación comparativa de estrategias basadas en objetivos, todo en una aplicación intuitiva.

Utilice Slingshot para dirigir equipos exitosos que minimicen el caos con estas capacidades:

Crear calma y eficiencia entre equipos, departamentos y colaboradores externos al facilitar la búsqueda y el acceso a la información. 

Slingshot ayuda a generar calma y eficiencia al ser el único lugar donde los miembros del equipo pueden encontrar fácilmente lo que necesitan cuando lo necesitan. Deshágase del intercambio de archivos caótico y torpe entre varios departamentos o con clientes y socios. Trabajen juntos en el contenido en tiempo real dondequiera que esté almacenado y discutan cualquier problema o idea en discusiones en tiempo real, a nivel de tarea o en chat 1-1. Con Slingshot puedes compartir solo lo que quieras con quien quieras segmentando y configurando permisos fácilmente por propietario, miembro o invitado para mantener la integridad de los datos.

Aprovechar información procesable facilitando a su equipo el uso de datos para mejorar la productividad. 

La funcionalidad de análisis de datos de Slingshot permite a sus equipos crear y compartir visualizaciones de datos y paneles para impulsar objetivos comunes, tomar mejores decisiones y lograr mejores resultados. Solo Slingshot facilita que los equipos actúen basándose en el conocimiento de los datos al organizar a los equipos comerciales para que tomen medidas. Los equipos pueden crear y compartir visualizaciones de datos y paneles dentro de un espacio común donde se realiza el trabajo y todo dentro de una sola aplicación: un lugar donde los equipos pueden crear un proceso o proyecto para gestionar la ejecución de acciones, mantener a todos en la misma página y moverse con el chat y luego medir resultados.

Lograr mejores resultados cuando todos están enfocados y comprometidos con los mismos objetivos y estrategias. 

Impulse la alineación del equipo utilizando Slingshot para establecer OKR que mapeen el trabajo diario y del proyecto con las metas y estrategias de la organización. Ahora los gerentes pueden dedicar menos tiempo a celebrar reuniones sobre el estado del equipo y verificar el estado del trabajo individual y dedicar más tiempo a ser mentores y pensar de manera proactiva en el negocio.

Diseñar una cultura de propiedad y responsabilidad con una mayor transparencia en el flujo de trabajo.    

Facilitar la responsabilidad individual y de equipo mediante  crear un entorno de trabajo transparente donde todo sea visible para todos, incluido el estado de quién está asignado a qué tarea, las fechas clave de entrega y los objetivos y métricas del equipo. Los miembros del equipo también pueden utilizar ventanas de descripción general personal para obtener una imagen clara de su estado de trabajo personal en todos sus proyectos y responsabilidades para anticipar problemas y volver a priorizar su propio trabajo.

Las numerosas funciones integradas de Slingshot y la amplia gama de capacidades basadas en datos mantienen a raya el caos organizacional y ayudan a las empresas a mantenerse exitosas y productivas en todos los niveles. La transparencia, la información organizada y la capacidad de mantenerlo todo en un solo lugar (discusiones de chat, contenido, gestión de tareas y análisis de datos) hacen posible confiar en su equipo y mantenerlo productivo en todo momento, con interrupciones mínimas o nulas.