リモートチームの生産性と連携を向上させる 7 つのヒント

2020 年 3 月に状況はすべて変わりました。新型コロナウイルス感染症対策のため、可能な限りすべての人員がリモート勤務に大規模に移行しました。前例のないモデルにより、多くの人にとって物理的な作業場所への縛りがすべて切断され、全員が一晩で適応する必要がありました。 1 年以上経った現在でも、多くの人が自宅で仕事をしたり、オフィス スペースを部分的にのみ使用したハイブリッド タイプの方法で仕事をしたりしています。

リビングルームがワークステーションの場所となり、キッチンやテラスで休憩し、チャットやコラボレーション アプリを通じて同僚とつながります。

さらに、パンデミック中に職場を変えた人の中には、オンラインでのみチームを実際に直接見たことがない人もいます。これは、組織が世界的に適応する必要がある新しい常態です。また、多くの人にとってリモートワークが続くことが予想されるため、この期間中にどのようにして生産性を高く維持するか、さらには高めるかという問題は非常に理解できます。したがって、チームや組織にとってそれを簡単に達成する方法を見つけるために読み続けてください。

リモートチームとは何ですか?

リモート チームとは、現在オフィス スペースを自宅と交換し、毎週の会議、ブレーンストーミング セッション、その他の種類のチーム協力に物理的に出席せずに働いているチームのことです。

この大規模な変化（これはほとんど予告なく行われました）の初めには、多くの人がそれが短期間だけで一時的なものであると考えていました。デロイトのこの調査によると、雇用主の 31% がチームが 2020 年中に現場に戻ると考えており、30% がチームを現場に戻すと考えていました。 – 2021 年上半期。

今やリモートワークは何らかの形で定着していくと言っても過言ではありません。多くの人にとって、在宅勤務とオフィスで時間を過ごすことの組み合わせが最も望ましいモデルとなるでしょう。

そして、ほとんどの企業は従業員のオフィス復帰に対する態度がどのようなものかを定期的にチェックしているが、世界がすべてを再開する方向に徐々に移行しているため、多くの人はリモートワークの終了を望んでいない。FlexJobs によると、回答者のなんと 51% が、現在の職務でリモートワークを続けられない場合は「絶対に」新しい仕事を探すと答え、65% がパンデミック後も完全リモートで働き続けたいと答え、33% がフルリモートで働き続けたいと答えました。ハイブリッド勤務体制を選択しました。確かに、リモート勤務チームの自由さと柔軟性には魅力的なものがあります。したがって、組織が全員を幸せにするだけでなく、生産性を飛躍的に向上させ、常に上昇軌道に乗せる方法を見つける必要があるのは当然のことです。

リモートチームを管理する方法

「新しい常態」になる前は、すべてのチームが真の接触を持っていました。私たちは同じスペースを占有し、座って互いに話し合ったり、ブレインストーミングをしたり、プロジェクトやタスクの進捗状況を確認したり、必要に応じてダメージコントロールを行ったりすることができました。チームとマネージャーが同じ環境にいたため、最終的には毎日の可視性と生産性が向上しました。以前はそうでしたが、今では状況が異なります。リモート チームの管理は必須になりましたが、多くのチーム リーダーやマネージャーには準備ができていませんでした。課題には次のようなものがあります。

• 対面での監督ができない
• プロジェクトやタスクの進捗状況に関する情報にアクセスできない
• チームのニーズや視点から切り離される
• 応答時間の遅さと時間管理の問題

それでも、すべての課題と障害は、マネージャーが全体像を把握できるように各チームが実行できるいくつかの基本的な管理実践によって克服できます。

ここでは、リモート チームを適切に管理するための、リモート ワークの生産性に関するヒントをいくつか紹介します。

• コミュニケーションを重視する– このリモート期間中、マネージャーはオフィスにいるときと同じ頻度と深さでチームとコミュニケーションを取り続ける必要があります。このコミュニケーションは、電子メール、通話 (ビデオありかどうかにかかわらず)、チャットなどの優先チャネルを通じて頻繁に行われます。

• 優れたコラボレーション ツールを使用します。この時期、テクノロジーは友人以上のものであり、チームの生命線です。したがって、チームがつながりを維持し、リソースを共有し、コミュニケーションをとり、進行中のタスクについて毎日最新情報をお互いに共有できるツールを選択してください。

• 会議をスマートに行う– バランスの取れた会議時間を確保し、本当に重要な内容だけを目的とした会議を長めに行うのは良いことです。小さなことについては、15 分間オンラインで集まって記録する習慣を付けることができます。特定の会議を記録して共有することもお勧めします。

• 結果に焦点を当てる– すべてのタスクを適切に追跡し、良好なコミュニケーションと進捗状況の可視化を行うことで、マネージャーは結果に目を向け、何が成功し、何が失敗したかを正確に把握できます。リモートチームの時間や労働時間などを細かく管理しようとせず、行われた作業の追跡をただ追跡するだけです。これは、チームがさまざまな場所に分散している場合に特に役立ちます。

• 信頼と説明責任を一緒に持ちましょう– チームがリモートにいる間、多くのマネージャーは、たとえ仮想的であっても、細かく管理したり、常に肩越しに監視したりする誘惑にかられます。強い労働者は、リーダーに信頼されると成長します。したがって、期待値を設定し、追跡します (ツールを使用するのが最善です)。ただし、不必要な検査は避けてください。

これらのヒントに従うと、リモート管理を成功させるための中核要件が強調されるため、マネージャーはリモート チームと適切なバランスを保つことができます。リモート チームには依然としてマネージャーの注意が必要ですが、それとは異なり、安定性と柔軟性を同時に提供します。

リモートワーカーの生産性は高いのでしょうか?

これはおそらく、2021 年までリモートワークを続けるチームを抱える組織からの最大の質問でしょう。最近の「リモートワークの将来」レポートでは、マネージャーの 32% が、リモートシフトによりチームの生産性が実際に向上したと述べています。今年4月のCIPD報告書によると、雇用主は在宅勤務の増加により生産性が低下したと回答する可能性が低くなり(23%)、雇用主の38%が生産性は変わらないと回答した(2020年6月から変化なし)。

生産性に関する議論は活発で、多くの企業がリモートワークが生産性にどのような影響を与えているかを評価するために定期的に生産性を測定しようとしています。 ESRCが英国に拠点を置いた調査によると、労働者の54％が、ロックダウン前と比べて「時間あたりの仕事量」がはるかに増えたと回答している。ほぼ 90% が生産性が維持されていると主張しています。また、別の調査では、人々は自宅でもオフィスでも同じように生産性を発揮していることが示されています。

それでもなお、多方面にわたる結果を踏まえると、雇用主は、リモートワークが無期限に継続した場合にビジネスの生産性がどのように維持されるのかを懸念し続けています。

そして、多くの人が物理的な場所の制限を否定し、柔軟性の自由を見出しているため、将来的には雇用主がチームにオフィスに戻るよう強制しようとする衝突が起こるかもしれない。

いずれの場合でも、次のような特定の落とし穴により、リモート チームの生産性レベルが低下する可能性があります。

• 燃え尽き症候群の傾向- 世界的なオンライン雇用プラットフォームのMonsterによる調査では、リモートワークが残業だけでなくストレスと燃え尽き症候群を増大させることが示されており、燃え尽き症候群は容易に生産性の低下につながります。

• コミュニケーションの喪失– プロジェクト、開発、販売、クリエイティブな作業において緊密に連携する必要があるチームにとって、つながりが失われ、結果に齟齬が生じたり、締め切りに間に合わなかったり、毎日全体的に連絡が途絶えたりするリスクがあります。特に優れたコラボレーション ツールが存在しない場合

• 勤務時間中の気が散る– これはすべての人に当てはまるわけではありませんが、大部分の人は自宅にいるときに部屋で一人で仕事をすることができず、周りにペット、配偶者、子供がいると気が散ります。

こうした危険を先取りするために、多くの企業は現在、リモートワーカーの生産性を測定し、積極的に対抗しようと積極的に取り組んでいます。

リモート ワーカーの生産性を測定する方法

リモートチームには依然として結果を出すことが期待されています。それは企業が心の底から知っていることであり、おそらくパンデミックが始まって以来の最大の懸念事項の1つです。リモートワーカーが示す生産性と彼らが実行する成果を正確に測定するための良い方法がいくつかあります。これは、マネージャーや組織全体の安心感を高めるだけでなく、将来の目標と改善の機会に向けたロードマップを確認するのにも役立ちます。そこで、短期および長期の生産性を測定できる方法をいくつか紹介します。

• タスクを可視化– タスクの出力と完了時間を追跡し、ベンチマークと比較して、期日を見積もって概要を示し、ソフトウェアを使用して進捗状況を簡単に追跡します。

• 良好なリモート コミュニケーション- チームは、パンデミック前に物理的に 1 か所にいたのと同じように、仮想的に 1 か所にいる必要があります。そのため、それを快適にするコミュニケーションおよびコラボレーション ツールがあることを確認してください。マネージャーにとって、これは依然としてチームのエンゲージメントを追跡する最良の方法です

• オンライン共有とファイル管理– チームがリモートで作業している場合、すべてを常に手元に置くことが非常に貴重であり、時間と労力を節約して生産性を向上できます。

• オンライン コラボレーション– 長い会議で貴重な時間を無駄にすることなく、各プロジェクトの取り組みとアクティビティを常に確認できます。オンラインでのコラボレーションでは、透明性、問題やアイデアをすべて 1 か所で話し合う能力、そして良いフィードバックが重要になります。

• 監視ではなく透明性を高める- すべての期日、イベント、エンゲージメント、進捗状況をしっかりと把握し、チームがオンラインで費やす時間や作業の時間ではなく、それを追跡するようにします。

テクノロジーを活用し、必要に応じて迅速に方向転換できるオプションを用意することで、リモート チームの生産性は時間の経過とともに向上し続けるでしょう。

リモート チームの生産性を向上させる 7 つのヒント: オールインワン アプリの利点

必ずしも同じ場所で作業するわけではないチームの生産性は、使用するコラボレーション ソフトウェアに大きく依存します。しかし、毎日複数のアプリを常に切り替えなければならないのは面倒で、生産性の低下につながる可能性があります。Slingshotのようなオールインワン ソリューションは、通常は貴重な時間の損失につながるこれらの障害物の混乱を解決するための答えです。

そこで、複数のツールの代わりにコラボレーション用オールインワン アプリを使用して、リモート チームの生産性を向上させる 7 つのヒントを紹介します。

1. すべてのファイルを 1 か所に保管します– すでに述べたように、複数のツールを切り替えると時間のロスが生じ、気が散ることになります。時間と労力を費やして 1 か所のみで共同作業し、すべてのファイルをそこに保管する方がはるかに効果的です。Slingshotのようなアプリを通じて、クラウド プロバイダーがアプリに統合され、任意のファイルへのアップロードやリンクが可能になるため、各チーム メンバーはタスク レベルで最近更新されたファイルにアクセスできます。

2チャット機能とデータの統合– ほとんどのリモート チームは、特に進捗状況の追跡やキャンペーン管理が必要な場合に、毎日データに依存する必要があります。オールインワン アプリを使用すると、チーム メンバーは切り替えることなくアイデアや問題について話し合うことができ、同時にデータ分析を使用してデータに基づいた意思決定を行うことができます。

3いつでも洞察を用意できる–Slingshotのコラボレーション アプリの特徴を見ると、基本的にプロジェクト管理の中心として機能し、チームに必要なすべての洞察 (タスクの追跡、期日、有料キャンペーンの結果、プロジェクトの進捗状況) を結び付けることができます。 、およびその文脈でのディスカッション

4中断のない迅速な組織化– 重要な文書とプロジェクトの概要を最前線に置くことで、リモート チームの組織化が迅速かつ滞りなく行われ、同時に人々はキャンペーンのタイミング、コンテンツの準備、障害の特定、およびキャンペーンのタイミングに関する迅速な洞察を得ることができます。混乱を選別することなく、成功への道を明確にします。

5チーム間のコラボレーションを良好に行う– 指標や KPI を追跡し、すべてのリソースを 1 か所に集め、スケジュールを計画し、ROI に関して協力することで、部門 (営業、マーケティングなど) 間の調整が常に行われていることを確認します。 、予算の追跡など。

6.優れたプロジェクト管理を確保– ダッシュボードと分析を提供する強力なビジネス インテリジェンス コンポーネントとプロジェクト管理機能を備えたアプリを選択すると、問題や障害がその場で、あるいは発生する前に確実に処理されるようになります。

7.期待と説明責任に関する明確な方向性– 各タスク内で、開始から終了までのプロセス全体のタイムライン、利用可能なすべてのファイル、簡潔な議論、および複数回の反復の必要のない明確な指示を用意することは良いことです。

リモート チームワークは明らかに定着しているため、優れたチームはすべて、良好な状態を維持するだけでなく、成長して素晴らしいチームになる機会を得るに値します。