適切な文書管理システムの選択: 考慮すべきこと

あなたが大企業、中堅企業、新興企業のいずれを経営しているかは関係ありません。ドキュメントの乱雑さは、ビジネス界の誰もが苦労していることです。今の時代、どこからでもシームレスに業務を遂行するには、チームは日常業務でドキュメントを迅速に検索、アップロード、送信、共有できる必要があります。

文書管理システムとは

文書管理システム (DMS) は、あらゆる種類の文書を整理、保護、管理、保存、受信、追跡するために使用される自動化されたソフトウェア ソリューションです。このようなソリューションでは、クラウド ストレージ、デジタル ドキュメント管理、および問題のドキュメントを操作するチームにアクセスできるシステム内のワークフローを提供できます。

文書管理システムを使用すると、企業は紙の文書の煩雑さをなくし、デジタル文書を管理し、検索オプションを備えた集中ストレージ上で安全に管理できます。

DMS が提供する最も重要なことは、中断することなく、一定の流れで、重要なファイルを置き忘れることなく、適切な人に情報のストリームを提供することです。これにより、必要な情報へのアクセスがオンラインの中央の 1 か所に作成され、複数のチーム メンバーが同じ最新のドキュメントを使用およびアクセスして作業し、複数のチャネルで検索する時間を節約できるようになります。

文書管理システムを使用することの重要性

ドキュメントはあらゆるチームやビジネスの構成要素であるため、ドキュメント管理システムはあらゆる部門の日常業務において中心的な役割を果たすことができます。ドキュメントの表示、共有、作業を同時に行うことは、特にすべてが時間に左右され、反応やドキュメントへのアクセスが迅速かつ効率的である必要があるプロジェクトでは不可欠です。

ドキュメント管理システムの使用を選択すると、チームと組織に次のようなメリットがもたらされます。

日常業務における調整の向上

文書が散在し、最新バージョンが何かを常に検索し、複数のチャネルを切り替えて検索する必要があると、人生が変わる可能性があります

より良い毎日の構造

ドキュメント管理システムはドキュメントの構造を提供し、これまでよりも迅速、簡単、効率的にドキュメントを管理できるため、チームは生産性を損なうデジタル上の混乱を取り除くことができます。

収益の向上と増加

最近の調査によると、企業は次の期間で収益を上げています。50万ドルと100万ドルなら年間4万ドルも節約できる文書管理システムを操作するだけです。ワークフローの効率化とファイル操作のミスの排除により、スタッフの生産性が向上し、収益の増加とコスト削減につながります。

より良い時間管理

別の研究によると、仕事過多により従業員の 68% の生産性が大幅に低下。 1 日の勤務時間は限られています。ドキュメント管理システムを使用すると、大量のドキュメントを保存できるため、常にファイルを調べ続けるのではなく、適切な内容に重点を置くことができます。平均して従業員が支出していることが判明1.8時間毎日そして9.3時間毎週情報を検索しています。

文書管理システムを使用する利点

適切な文書管理システムが利用されていない場合、組織内のすべての重要な文書をデジタルで保管および管理することが困難になる可能性があります。これは、プロセスを合理化し、チームがいつでもアクセスまたは共有する必要があるファイルをスムーズに処理できるようにするための基盤を提供します。ドキュメント管理システムが提供する主な利点を 5 つ紹介します。

メリット 1: ドキュメントの検索が容易になる

組織的なシステムが整備されていない場合、必要な書類を見つけて取得するのは非常に時間がかかります。重要な情報に必要な迅速なアクセスを提供する文書管理システムを導入すると、生産性が大幅に向上し、重要なプロジェクトに複雑なトラブルや遅延をもたらす可能性がある時間制限が軽減されます。

利点 2: 優れたファイルのバックアップとリカバリ

高いトレーサビリティ、クラウド ストレージのバックアップ、ドキュメントの紛失からの保護により、チームは多くの不快感を軽減できます。 DMS を使用すると、トレーサビリティが確保され、簡単に追跡できるため、事故のリスクが軽減されます。 DMS はセキュリティ問題にも役立ちます。企業の 41% が機密情報を含むファイルを 1,000 個以上保有しています– 適切な文書管理システムであれば、いつでも誰が文書を閲覧、作業、変更したかを示すことができます。

メリット 3: 完璧なコラボレーション

ドキュメント管理システムを使用すると、ドキュメント アクセス、コンテンツ管理、コラボレーションが大幅に簡素化されます。ビジネスの勢いとプロセスが正確に監視され、プロジェクトとキャンペーンは資産の可視性が高く、ワークフローが監視されます。優れたドキュメント管理システムは、外部ユーザーによるアクセスの制御も提供するため、コラボレーションをまったく新しいレベルに引き上げることができます。

メリット 4: 高い柔軟性と生産性

ドキュメントが高度に整理され、効率的にアクセスできるようになると、チームにこれまでにない爆発的な生産性がもたらされます。すべてが動的であり、日々のニーズが常に変化し、迅速な対応が求められる場合、文書管理システムは柔軟性と生産性を兼ね備えることで必要な快適さを提供します。

メリット 5: 明確な組織とバージョン管理

ある調査によると、チーム メンバーの 33% が日常業務においてドキュメントのバージョン管理に関して問題を抱えています。常に相互にファイルを送信している場合、何かの最新バージョンを見つけるのが非常に困難になる可能性があります。ドキュメント管理システムでは、あらゆる編集や変更を追跡でき、複数のユーザーが同時に同じドキュメントで作業でき、いつでもドキュメント履歴を確認して最新バージョンにアクセスできます。何が起こっても、必要なものが常にそこにあるという安心感をもたらします。

文書管理システムにはどのような機能が必要か

文書管理システムにはいくつかの種類がありますが (これについてはすぐに説明します)、そのようなツールには標準であるべき機能がいくつかあります。これらの要素はどの業界にとっても重要であるため、業界やチームにとって適切なソリューションを選択するには、これらの要素が常に存在する必要があります。

検索機能

作成されてからどれだけ時間が経過したか、プロジェクトやタスクが終了したかどうかに関係なく、必要なドキュメントをすぐに素早く見つけることが重要です。文書管理システムには、必要なファイルを分類および参照できる優れた検索機能が必要です。

アクセス制御

文書管理のソリューションでは、デジタル環境で外部のユーザーが特定の文書のみにアクセスできるようにする権限と制御を提供する必要があります。一部のファイルは安全に保たれ、他のファイルは特定の人がアクセスできるように、アクセス許可を簡単に設定する必要があります。

クラウドとレガシー システムの統合

ドキュメントを迅速かつ簡単に取得し、常に最新バージョンを入手できるのは素晴らしいことですが、さらに価値があるのは、すべてのよく知られたレガシー システム、技術スタック、およびコラボレーション ツールとの統合を提供できることです。クラウド統合により、ドキュメントを安全に保存し、情報を常に保護し、ピン留めして共有することが簡単になります。また、クラウドベースの DMS は、グローバル チーム (リモートまたは分散) が通信してシームレスに共同作業できるようにするため、プロセスにかかる時間を大幅に節約できます。

モバイル版

ドキュメント管理システムにはモバイル アクセスのオプションが必要であると言っても過言ではありません。これにより、チームは柔軟性が高まり、移動中でも常に最新情報を把握できるようになり、ほとんどの人が常にデスクトップで作業しているにもかかわらず、移動中でもドキュメントにアクセスできるようになります (何かを確認したり、何かをレビューしたり、何かを承認したり、緊急事項を確認したりするため)変更など）は、本当に便利な機能です。

編集、保存、共有

ドキュメント管理システムに保存されているすべてのドキュメントは、共同作業や編集のためにアクセスでき、DMS 内に簡単に保存でき、複数の方法で共有できる必要があります。特定のプロジェクトのコンテキストで何も失われないように、1 か所でドキュメントを自由に変更できるドキュメント管理システムを入手することは常に良い考えです。

3種類の文書管理システム

文書管理システムの世界では、このようなソリューションが何を意味するのかについて、多くの用語や定義に遭遇することになるでしょう。 DMS について話すときに誰かが何を意味するのかをよりよく理解するために、最も一般的な 3 つのタイプの文書管理システムを見てみましょう。

コンテンツ管理システム

このタイプのドキュメント管理システムは、コンテンツの作成、変更、整理、適切なユーザーとの共有に重点を置いています。マーケティング キャンペーン、イベント管理、およびスマート コピーとアセットの使用を伴うその他の種類のプロジェクトでは、このタイプのシステムは非常に貴重です。コンテンツはどのチーム、どの部門においても最重要の柱の 1 つであるため、コンテンツの影響を分析できる分析ツールについて考えることも重要です。

ワークフロー管理システム

このタイプの文書管理システムは、文書がタスクと出会う場所です。追跡可能なタスクを各ドキュメントに整理し、プロジェクト、チーム、またはワークスペースを特定のファイルに接続できる機能は、ワークフローに真の利点をもたらします。これにより、タスクをさまざまなチームメンバーに割り当て、期限を指定し、プロジェクトの進行状況を追跡することができます。

エンタープライズコンテンツ管理

多くの組織では、ドキュメントと同様にデータが大きな焦点となっています。エンタープライズ コンテンツ管理システムは、そのデータを収集して分析し、次のステップのための洞察とアイデアを提供します。視覚化オプションとデータ ダッシュボードを構築する機能も重要なコンテキストを提供し、データ分析を次のレベルに引き上げます。

これらすべての主要なタイプの文書管理システムは、組織をフローに導くことができます。これらの機能を 1 つのソリューションに結合すると、ドキュメント内の混乱に終止符が打たれる可能性があります。それでは、ニーズとユースケースに合わせてドキュメント管理システムを選択する最適な方法を簡単に見てみましょう。

文書管理システムの選び方

チームや会社に適切なドキュメント管理システムを選択するには、ビジネス ニーズをすべて満たすために考慮すべきことがいくつかあります。文書管理システムを選択する際に留意すべき考慮事項がいくつかあります。

中心的なコラボレーション機能

ドキュメント管理システムは、チームがいつでもどこでもすべてのファイルを操作できるように、一元的なアクセス制御を提供する必要があります。コラボレーション機能により、チームは異なるタイムゾーンにいても独立して作業し、ドキュメントを共同編集したり、コミュニケーションしたりすることができます。

コンテキスト内のチャット機能

文書管理システムに、文書のコンテキスト内で直接議論するオプションがある場合。チャット機能を使用すると、プロジェクト内でさまざまな役割を担い、仕事で同じファイルを使用するチーム メンバー間のコラボレーションをさらに強化できます。

分類機能

優れた文書管理システムでは、あらゆるレベルのプロジェクト、チームごとに文書が指定されるため、整理整頓と順序が保たれます。

その他のシステム統合機能

すでに述べたように、ドキュメント管理システムは他のプログラムと完璧に「通信」し、ファイルとワークフローの幅広いオプションを可能にする統合機能を備えている必要があります。

データ分析機能

ドキュメントは滞りなく表示され、分析に使用される必要があるため、Excel シートやキャンペーンの結果などのデータ分析機能はさらに多くの洞察をもたらし、企業に正しい意思決定をもたらし、やがてビジネスに大きな収益をもたらします。

Slingshotで文書管理を容易にする

Slingshot、チームとドキュメント管理のためのオールインワン ソリューションとして、ファイル、データ、ディスカッションの両方について最高レベルのコラボレーションを提供します。高度なプロジェクトおよび会社のファイル管理、チャット、データ分析が組み込まれており、多くの機能が組み合わされて、あらゆるビジネスや業界に品質をもたらします。

• Slingshotを使用すると、企業はタスクの追跡、ドキュメントの管理、保存に頼ることができますが、ビジネス インテリジェンス ツールとしても、このアプリはダッシュボードと分析を提供し、チームが有意義な方法でデータに接続できるように支援します。
• Slingshotチームの計画ツールとして機能し、所有権やタスクの分割を支援し、すべての進捗状況を日々追跡できるようにします。
• タスクを分割し、キャンペーン全体を通じて問題やブロックを監視することで、プロジェクト管理に革命をもたらします。
• すべてを 1 か所に保管するSlingshot、必要なすべてのドキュメントを保管するクラウドベースの AI を導入したハブであるため、チームはすべてのタイムゾーンで効率的に共同作業でき、常に最新のファイルにアクセスできます。

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