オンラインの共同ワークスペース: 作成方法と使用方法

チームのデジタルワークスペースでは、緊密なコミュニケーション、ブレインストーミングとアイデア、実用的な洞察、タスクの追跡、コラボレーションなど、必要なものがすべて手に入ります。しかし、オンラインで共同ワークスペースを作成するにはどうすればよいでしょうか?ハイブリッド、分散、または完全にリモートのチームを抱える多くの企業の成功には、チームがどこからでもつながりを感じられるエコシステムを提供することが不可欠です。

共同作業が可能なオンライン ワークスペースとは

共同作業用のオンライン ワークスペースは、チームがシームレスかつ効率的に共同作業できるオールインワン ツールです。ほとんどの共同作業用オンライン ワークスペースには、日々のタスクの管理、簡単にアクセスできるクラウド ドキュメント ストレージ、データ分析、チャットやディスカッションのオプションが組み込まれています。

何よりも、共同作業が可能なオンライン ワークスペースには、簡単にアクセスでき、中断のないワークフローでスムーズに使用できる必要があります。これにより、そのようなソフトウェアを使用しているチームは生産性を向上させることができます。 

共同作業スペースの重要性

つまり、コラボレーション可能なオンライン ワークスペースは、これまでにない機敏性でビジネスを未来に導くものです。チームが常に同じ物理スペースを占有しているかどうかに関係なく、今日の強力な協力関係は、共有エコシステムでの生産性の向上と集中力の向上を意味します。

​コラボレーションは多層プロセスであることを念頭に置き、常にチームメイトとつながっていることが、どの部門のチームにとってもニーズが高まっています。しかし、共同作業が可能なオンライン ワークスペースがなぜそれほど重要なのでしょうか?その理由をいくつかご紹介します。

共通戦略 

共同作業スペースでは、チームは常に同じ目標を意識し、従うべき共通の戦略を練ります。そして、常にあなたが取り組んでいるプロジェクトやタスクのコンテキスト内で、最高の結果をもたらし、何も漏れることなく全員が同じ認識を保つことができます。

明確な目標設定

共同作業スペースでは、全員が特定のプロジェクトまたはタスクの要件を明確にしているため、すべての目標が認識され、納期が設定され、時間通りに納品が実行されます。

もうブロッカーは不要

まあ、少なくとも時間通りには見つけられるでしょう。共同作業が可能なオンライン ワークスペースを使用すると、潜在的な阻害要因を確認し、時間通りにそれらを除去できるため、リソースと時間を賢く配分できます。

常に全体像を把握する

А 共同作業が可能なオンライン ワークスペースでは、常に全体像の概要を把握できます。タスク、ディスカッション、プロジェクト、データがそこにあり、一目でそれらに基づいて意思決定やアクションを実行し、次のステップを計画し、チームがより高いレベルでつながりを維持できるという利点を得ることができます。

コラボレーション ワークスペースの利点

オンラインの共同ワークスペースの利点を見てみましょう。彼らは皆、同じ目標を持っています。それは、チームのつながりを維持し、締め切りを決して逃さず、常に結果志向であり続けることです。
チームにとって共同作業スペースを利用することの主な利点を 7 つ紹介します。

良い組織

すべての部門、プロジェクト、チーム、部門、および外部の協力者は、共同作業用のオンライン ワークスペース内に独自のスペースを持つことができます。業務ごとにグループ化し、簡単に切り替えて進捗状況を確認できるため、時間を節約し、ビジネスコミュニケーションの品質を高めます。

進捗状況の追跡と通知

更新を見逃さず、各タスクの概要を適切に維持することは、プロジェクト マネージャーにとって不可欠です。同じチームのメンバーは、すべての目標、進捗状況、ステータスを簡単に把握でき、そこからは順風満帆です。

コンテンツの共有とコラボレーション

あらゆる種類の資産が毎日チーム メンバー間で必然的にやり取りされますが、これは共同ワークスペース内でスムーズに行われます。外部の共同作業者が編集やディスカッションに参加し、同じドキュメントで同時に作業しながら、常に最新のファイルを入手できるオプションがあると便利です。電子メールを選別したり、アプリを切り替えたりする必要はもうありません。

データへの接続を維持する

どのチームにも、直感や直感だけに基づいて決定を下すのではなく、賢く意思決定を下す能力が必要です。したがって、共同ワークスペースがデータ分析のオプションを提供し、あらゆるプロジェクトに必要なデータを迅速に取得できれば、特にあなたのために多くの実用的な洞察をもたらすことができます。

シームレスなコミュニケーション

共同ワークスペースでの会話、特にコンテキスト (タスク レベル、特定のプロジェクト スペースなど) で行われる場合、チームは透過的なディスカッションを行い、特定のタスクに関するコンテンツを常に互いに共有できます。

時間の節約

取り組んでいるプロジェクトには必ず期限がつきものですが、優れたチャット アプリを使用すると、時間を節約し、効果的かつ迅速にコラボレーションできるように調整するのに役立ちます。

プロジェクト管理の改善

さまざまなタスクを追跡し、すべてのスペシャリストが特定の責任を確実に遂行できるようにすることで、可能な限り最良の結果が得られます。

共同ワークスペースを優れたものにするもの

チームにとって最高の製品を作成するために信頼できる共同作業用のオンライン ワークスペースには、存在する必要のある主要な機能がいくつかあります。

プロジェクト管理機能

​プロジェクト管理機能を備え、タスク管理、期限、依存関係、優先順位、所有権を支援することは、共同ワークスペースでチームに本当に役立ちます。

すべての資産をまとめて

すべてのアセットとドキュメントを 1 か所に保管し、簡単に共有でき、同時に編集できるということは、すべてが順調に進み、何も失われないことを意味します。使用することを選択したコラボレーション プラットフォームにサードパーティのクラウド ストレージ アプリを適切に統合することが最善です。また、簡単に共有できるように、Dropbox、Google Drive などのツールを使用するための強力な統合の機会をツールで提供することも重要です。

皆さん、おしゃべりしましょう！

コミュニケーションについては十分に言及されることはありません。したがって、共同作業用のオンライン ワークスペースでは、アプリ内チャットやディスカッションのオプション、相互にタグ付けする機能、会話の記録を保持しながらプロジェクトの最新情報を共有し、コメント、フィードバック、考えを共有する機能を必ず備えてください。誰でもいつでも参照できるように。

モバイル、デスクトップ、Web オプション

共同作業用のオンライン ワークスペースは、チームがどこにいても常に頼りになるコミュニケーション ツールとなるように、モバイルでもデスクトップでもアクセスできる必要があります。

共同作業が可能なオンライン ワークスペースを作成する方法

機能の面で何が必要で、それが目標に合致しているのかがわかっていれば、チームにとって効果的で共同作業が可能なオンライン ワークスペースを作成するのは簡単です。Slingshotはオールインワンのワークスペース プラットフォームであり、チームが物理的にその場にいない場合でもチームを接続できることを前提に構築されています。Slingshotには、強力なデータ駆動型機能、ファイル管理、チャットが組み込まれていることに加えて、チームをフルスピードで前進させることができる次のような特徴があります。

ワークスペースでのコラボレーション

Slingshotでは、チーム、プロジェクト、さらには部門をワークスペース内で分離できます。すべてのワークスペースで、アプリを切り替えることなく、チャットでディスカッションしたり、データ分析、プロジェクト、情報管理にアクセスしたりできます。

タスクレベルでのコラボレーション

Slingshotのすべてのタスクには、独自のサブタスク、所有者、期日、ステータスのほか、チームをまとめてフィードバックを共有し、すべてに関する最新のディスカッションを常に見つけるチャット オプションがあります。すべてのタスクで、必要なコンテンツをすべて Google Drive、OneDrive、Sharepoint、Box、DropBox などのクラウド ストレージからまとめて取り込むことができ (リスト全体はこちらで確認してください)、ドラッグ アンド ドロップでアップロードしたり、リンクを固定したりできます。

外部貢献者とのコラボレーション

外部のパートナー、クライアント、または業界の専門家を特定のワークスペースでの共同作業に招待することで、それらをループインできるようになりました。Slingshotでは、役割に応じて制限付きアクセス権を与え、何が起こっているかを常に最新の状態に保ち、最新のすべてについて話し合うことができます。

データを中心としたコラボレーション

このアプリには完全なビジネス インテリジェンス エンジンが搭載されており、データ ソースに接続して美しいダッシュボードを作成でき、チームメイトはそれを分析やデータ主導の意思決定に使用できます。

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