チームの生産性を向上させる 9 つのプロジェクト管理機能
チームやニーズに適したプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションを選択できるように、生産性、満足度、安心感を実現するためにプロジェクト管理ソフトウェアに必要なプロジェクト管理機能のリストをまとめました。
ビリヤナ・ペトロワ
14 分で読めます
混乱を解決し、職場に静けさと効率性を生み出すには、多大な注意と努力が必要です。忙しい一日では、大規模なチームの上で複数のプロジェクトやタスクを管理することは、たとえ優秀なプロジェクト マネージャーであっても気が遠くなり、圧倒されてしまうことがあります。プロジェクト マネージャーとしてこのワークロードを効果的に管理できるようにするには、適切なプロジェクト管理機能が必要です。
機能豊富なプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションは、成功するプロジェクト マネージャーの秘密兵器です。
チームやニーズに適したプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションを選択できるように、生産性、満足度、安心感を提供するためにプロジェクト管理ソフトウェアに必要なプロジェクト管理機能のリストをまとめました。
プロジェクト管理ソフトウェアの定義
チームの生産性を向上させるプロジェクト管理機能に進む前に、まずプロジェクト管理ソフトウェアとは何かという質問に答えてみましょう。
プロジェクト管理ソフトウェアは、チームや組織が複数のプロジェクトを同時に管理できるように設計された特殊なソフトウェアであり、組織内のすべてのチーム メンバーのワークフローを簡素化および合理化する堅牢な機能を提供します。企業では、プロジェクトの計画、コラボレーション、タスク管理、追跡、リソースの割り当て、共有ワークスペースでの簡単なナビゲーションなど、ソフトウェアの高度さに応じてさまざまな目的で使用されています。
プロジェクト管理ソフトウェアの機能
市場で入手可能なさまざまなプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションの機能は多岐にわたります。チームにとって最適なソリューションを見つけるには、プロジェクトを効率的かつ効果的に管理するためにどの機能が必要かを検討してください。プロジェクト管理ソフトウェアには、ワークスペースの管理を簡単かつシンプルにするコンポーネントが多数あります。優れたプロジェクト管理ソフトウェアに含めるべき必須の機能をいくつか紹介します。
1. プロジェクト管理機能とは何ですか?
プロジェクト管理により、計画、スケジュールからリソースの割り当て、実行に至るまで、プロジェクトのあらゆる側面を整理できます。通常、プロジェクト管理機能は、プロジェクト マネージャーだけでなく、他のチーム メンバーも支援します。
通常、プロジェクトには開始日と終了日があり、その間には複数のマイルストーンがありますが、プロジェクトが進行中の場合もあります。たとえば、進行中のプロジェクトがコンテンツ カレンダーになる可能性があります。これは、チームが制作し、全員が遵守しようとする設定された日付を持つオンライン コンテンツとして公開することを計画しているすべてのものです。そして、どの企業も両方のタイプのプロジェクトに取り組んでいるため、両方のユースケースをサポートするプロジェクト管理ツールが必要です。
優れたプロジェクト管理ツールでは、優先順位、プロジェクトの依存関係、共同作業者を設定できる必要があります。プロジェクトの主な所有者として 1 人がリストされ、その責任を負いますが、他のチーム メンバーもそこにリストされる可能性があります。
プロジェクト管理機能はなぜ重要ですか?
これにより、組織、部門、企業にわたる複数の複雑なプロジェクトを同時に管理することがよりシンプルかつ簡単になります。すべてのプロジェクトを目の前の 1 つの画面で利用できるようになると、各プロジェクトの進行状況を簡単に追跡し、障害を即座に確認して遅延の原因を正確に把握し、実際の問題が発生する前にプロジェクトの障害を特定することができます。
2. タスク管理機能とは何ですか?
タスク管理機能は、計画から実行までのライフサイクルを通じてタスクを管理するのに役立ちます。少なくとも、期限、優先順位、依存関係の設定、サブタスクの作成、ファイルやドキュメントを添付する機能、コメント セクションが含まれている必要があります。タスク管理機能は、さまざまなビューですべてのタスクを簡単に管理し、自分とプロジェクトのタスクに最適なビューを選択できる機能も提供する必要があります。
タスク管理機能はなぜ重要ですか?
タスク管理機能を使用すると、すべてが全員に表示され、割り当てられたタスクに対して全員が責任を負う透明な作業環境を作成することで、チームと個人の責任を高めることができます。
また、すべてのタスクを好みのビューできちんと整理しておくことで、全員が情報を検索する時間を節約でき、期限も守ることができます。
3. コンテンツ管理統合とは何ですか?
コンテンツ管理機能は、すべてのプロジェクト管理ソフトウェアにとって重要です。これにより、ユーザーはドキュメントを共有して一緒に作業できるようになります。この機能は、ドキュメントを 1 か所にきちんと整理して保管し、いつでも誰もが簡単にアクセスできるようにするのにも役立ちます。
コンテンツ管理の統合が重要なのはなぜですか?
書類を探したり検索したりする必要はもうありません。ファイルおよびストレージ プロバイダーとの完全な統合により、さまざまなコンテンツ ストレージ プラットフォーム間を切り替える時間を節約し、時間を節約して、より重要なことに集中できるようになります。重要なドキュメントやファイルをタスクにすばやく添付し、コンテキスト内で情報を簡単に見つけることができます。同じ場所から誰でもすべてにアクセスできるようになると、生産性とチームの効率が向上します。
4. チーム コラボレーション機能とは何ですか?
チーム コラボレーション機能は、チームが単一のプラットフォーム上で共同作業できるようにすることで、チームの生産性を高め、より効率的に共同作業できるように設計されています。これにより、一緒に働く全員が団結し、全員が自分の仕事に集中し、同じプロジェクトや会社の目標に向かって貢献できるようになります。また、アプリ内コミュニケーションや、タスクおよびプロジェクト レベルでフィードバック、コメント、アイデアを共有して共同作業する機能も可能になります。
チーム コラボレーション機能が重要なのはなぜですか?
「コラボレーションが成功の鍵である」というフレーズは非常に広く使われているので、必ず目にすることがあります。少しありきたりに聞こえるかもしれませんが、それが真実であることに私たちは同意する必要があります。プロジェクト管理、製品開発、イベント管理など、ワークスペースでのコラボレーションの重要性は非常に重要です。個人のグループはより強力であり、1 人の人間よりもはるかに多くのことを達成できます。
コラボレーションが成功すると、従業員とチームの関係が改善され、生産性が最大化され、効率が向上し、作業プロセスが最適化されます。さらに、チーム コラボレーション機能は、問題の予防と解決に役立ち、分散したリモート チームを調整します。
5. 通知機能とは何ですか?
通知機能を使用すると、タスク、メンション、ディスカッションなどに加えられた最近の変更をすべて最新の状態に保つことができます。
通知機能はなぜ重要ですか?
通知機能は、重要なアップデートを見逃さないようにリマインダーとして機能するため、重要です。取り組んでいるタスクの更新があるとき、あなたがメンションされたとき、またはチャット メッセージを見逃したときに、通知が表示されてそれを思い出させます。
6. データ分析機能とは何ですか?
データ分析は、生のデータを分析し、他の方法では発見できなかった傾向、パターン、相関関係を特定するのに役立つプロセスです。データ分析機能を使用すると、データを視覚的に表現できるため、データの専門家でない人でもデータを理解しやすくなります。
残念ながら、データ分析がプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションの機能として見られることはほとんどありません。この機能は、収益の増加と全体的なビジネスの成長を促進するために最も有益な機能の 1 つであるため、注意深く目を離さず、低価格で満足しないでください。
データ分析機能はなぜ重要ですか?
データ分析ソリューションの機能を利用すると、チームはスプレッドシートの分析に時間を無駄にする必要がなくなり、収集した洞察に集中し、事実に基づいて選択を行うための時間を増やすことができます。リアルタイムのデータにアクセスできるため、適切なタイミングで行動でき、機会を逃すことがなくなります。
そして、最新の BI により、誰もが主要なビジネス データを簡単に分析して理解し、美しいダッシュボードを独自に作成できるようになったことがわかると、さらに良くなります。つまり、データ エキスパートと IT チームは、必要とするチーム内の他の人々のためにレポートやダッシュボードを作成することに時間を浪費するのではなく、自分たちのコア コンピテンシーに集中できるようになります。
これを他の多くの生産性ツールとともに 1 か所で利用できるようにすることで、データ主導型の意思決定プロセスに即座に手間がかからず効果的になることが可能になります。
7. リアルタイムレポート機能とは何ですか?
リアルタイム レポートを使用すると、レポートをカスタマイズしたり、さまざまなテンプレートを使用して KPI (主要業績評価指標) レポートを作成したりできます。これは、主要なビジネス指標をできるだけ頻繁に監視して、チームの活動がすべて機能していることを確認するのに役立ちます。
リアルタイムレポート機能はなぜ重要ですか?
リアルタイム レポート機能は、重要なプロジェクトの KPI、デジタル広告の KPI、電子メール マーケティングの KPIなどを順調に進捗させるのに役立ちます。また、すべての CEO がダッシュボードで確認したい重要な KPIに即座にアクセスできるようになります。
8. 統合機能とは何ですか?
最高のプロジェクト管理ソフトウェアには、堅牢な統合機能が含まれています。統合機能により、ユーザーはあらゆる種類のドキュメント、ファイル、リソースにアクセスできるようになり、その一部はサードパーティ アプリケーションに保存されます。すべてのチームメンバーはファイルやドキュメントをプラットフォームに挿入でき、他のメンバーはいつでもすぐにアクセスできます。
チームがすでに使用しているツールとのシームレスな統合の機会を提供するソリューションを必ず選択してください。
統合機能が重要なのはなぜですか?
シームレスな統合の機会を提供するプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションが 1 か所にあるため、チームは単一のプラットフォーム アプリケーションからすべてにアクセスできるようになります。これにより、さまざまなアプリ間の切り替え時間が短縮され、生産性が向上します。
9. ネイティブモバイルアプリ機能とは何ですか?
あなたやあなたのチームが必要とするプロジェクト管理機能は、携帯電話やタブレットでも適切に機能する必要があります。モバイルは私たちの働き方を変えており、もはや「オフライン」ではほとんどないため、誰もがすぐにワークスペースにアクセスして、メッセージに返信したり、プロジェクトやタスクのステータスを更新したり、重要なビジネスディスカッションに参加したり、データを分析したりできる必要があります。など、パソコンから実行できるすべてのことを行います。
ネイティブ モバイル アプリ機能が重要なのはなぜですか?
あなたとあなたのチームが生産性を維持し、外出先でもタスクに取り組むために使用できるネイティブ モバイル バージョンを備えたプロジェクト管理ソリューションを選択することが非常に重要です。従業員が常にデスクトップの前に拘束されているわけではありません。物事が起こり、用事を済ませるために外出しなければならない場合もありますが、いつでもどこでもワークスペースにアクセスできると、専門知識が必要な緊急事態が発生した場合に確実に対応でき、もちろん仕事を続けるのにも役立ちます。重要なアップデートを追跡して見逃すことはありません。
プロジェクト管理ソフトウェアの利点
プロジェクト管理ソフトウェアの主な目的は、プロジェクト マネージャーが複数の複雑なプロジェクトを簡単に管理できるようにすることです。私たちが取り上げたすべてのプロジェクト管理ソフトウェア機能の助けを借りて、ツールなどはユーザーに多くのメリットをもたらします。
プロジェクト管理ソフトウェアを使用するメリットのトップ 5 は次のとおりです。
楽なプロジェクト計画
プロジェクト計画はプロジェクト管理において非常に重要な側面であり、プロジェクト計画に費やされる時間のほとんどが無駄になることは誰もが知っています。あるいは少なくとも以前はそうでした。堅牢なプロジェクト管理ソフトウェア機能を利用して、プロジェクト マネージャーは単一の画面からすべてを計画、アクセス、追跡できます。このようなツールを使用すると、プロジェクト計画のプロセスが公園を散歩しているような気分になります。
リモート勤務
リモートでの働き方は、新しい通常の働き方になる可能性が高く、リモート チームに非常に多くのメリットをもたらすプロジェクト管理ソリューションは、それに不可欠な部分となるでしょう。チーム メンバーが世界中のどこに分散していても、すべてに簡単にアクセスでき、誰でも見ることができます。互いに協力するさまざまな方法により、チームの関係が強化され、組織が改善され、スピードと効率が向上します。
アジャイル チームは、取り組んでいるプロジェクトの進捗状況を追跡し、コミュニケーションを改善するのに大いに役立つため、このような効果的なプロジェクト管理機能から大きな恩恵を受けることができます。
チームコラボレーションの向上
プロジェクト管理ソフトウェアの大きな利点は、プロジェクトやタスクで協力して作業する必要があるさまざまなチームや部門間のコラボレーションを簡素化できることです。あらゆるレベルでコラボレーションし、状況に応じてディスカッションできるため、コミュニケーションがより効率的になり、プロジェクトに不必要な遅延を引き起こすコミュニケーションのギャップがなくなります。
作業プロセスの標準化
考えてみてください。あなたは 15 人のチームで働いています。このチームの各個人は、物事を成し遂げるための独自の方法を持っています。組織内には複数のチームがあり、おそらく数百人から数千人が一緒に働いています。あなたはマネージャーで、チームメンバー全員が同じ認識を持っていることを確認する必要があります。どうやってそれを実現するのですか？
ワークスペース内の作業プロセスを標準化できる機能と機会は、プロジェクト管理ソフトウェアの主な利点の 1 つです。これは調整、同期、調整の鍵となります。これにより、組織全体にプロフェッショナリズム、一貫性、統一性がもたらされます。
生産性の向上
彼らは、プロジェクト管理ソフトウェアは生産性の聖杯だと言います。そして誰が議論できるでしょうか？このようなツールは、すべての重要なファイルとドキュメントを 1 か所に保管し、チームメイトとシームレスに共同作業し、ワークフローの透明性を高めて所有権と責任の文化を設計するなど、さまざまな用途に役立ちます。プロジェクト管理ソフトウェアのこの強力な利点により、誰もがより迅速かつ自信を持って、より良い情報に基づいた意思決定を行うことができるため、意思決定プロセスが最適化されました。
Slingshotはチームの生産性を解放するように設計されています
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Slingshot、最新のプロジェクトとチームのファイル管理、チャット、データ分析をすべて 1 つのアプリ内に組み込むことでコラボレーションを簡素化します。これらすべての要素を 1 か所でチーム メンバーと簡単に共有したり、外部のチーム メンバーとプロジェクトを共有したりできると、落ち着きが戻ります。すぐに使える堅牢な生産性により、シームレスに動作して継続的なコラボレーション ワークフローを実現できるように設計されています。これにより、チームはコラボレーションのサイロを横断し、作業の中断を防ぎ、より効率的に連携することが容易になります。
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