プロジェクト管理ソフトウェアとは何ですか?

どのような種類の企業でも、多数のプロジェクト、計画、タスク、人材を管理するという課題に直面しています。それは簡単な仕事ではありません。ただし、さまざまなプロジェクトを処理する際に、すべてを整理整頓するのに役立つソリューションは欠かせないものです。プロジェクト管理ソフトウェアは、計画、スケジュール、チームのコラボレーション、予算管理などを改善します。

このブログ投稿は、プロジェクト管理ソフトウェアとは何か、プロジェクト管理ソフトウェアの種類と機能、その長所と短所、そして最後にプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションを選択する際に考慮すべき点について理解していただくことを目的としています。

プロジェクト管理ソフトウェアとは何ですか?

プロジェクト管理ソフトウェアは、企業がプロジェクトの計画、リソース割り当てのスケジュール、実行、追跡、コラボレーション、およびソフトウェアおよび Web プロジェクトの配信に使用するソフトウェアです。これにより、プロジェクト マネージャー (PM)、関係者、ユーザーは、割り当てを順調に進め、期限を守り、予算内にとどまることができます。これは、小規模なスタートアップ チーム、大規模な組織のチーム、さらには同じプロジェクトの完了を目指して作業する複数の異なるチームにとって優れたソリューションです。

プロジェクト管理ソリューションを導入すると、チームメンバー全員が同じ中央の場所にアクセスして情報やドキュメントを入手したり、割り当てのステータスを監視したりできます。これは、プロジェクトを簡単に進めるだけでなく、多数のプロジェクトの実行、チームのパフォーマンスの分析、個々のチーム メンバーの進捗状況の追跡に役立ちます。

通常、プロジェクト管理ソフトウェアのホームページは、ユーザーがすべてのソフトウェア機能と機能にアクセスできるダッシュボードを表します。そのダッシュボードから、ユーザーは新しいタスクとプロジェクトを作成し、既存のタスクを管理し、通知を表示できます。最新のプロジェクト管理ソフトウェアソリューションには、チームメンバー間のコラボレーションをより簡単かつ直接的にする組み込みチャットもあります。

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プロジェクト管理ソフトウェアの種類

プロジェクト マネージャーが利用できるプロジェクト管理ソフトウェアにはいくつかの種類があります。それらの違いは主に、アプリケーションのインストール場所とアプリの使用状況によって異なります。

敷地内に – これらのプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションは、データ センターにある会社のサーバーにローカルにインストールされ、IT チームによって保守されます。ソフトウェアへのアクセスは、ローカル サーバーに接続されているデバイスに制限されます。

クラウドベースd– 最も一般的なソリューションはクラウドベースです。つまり、アプリケーション サービス プロバイダーによって SaaS (サービスとしてのソフトウェア) の形式で提供されます。誰もが、通常は Web ブラウザを介して、いつでもどこからでもプロジェクト管理ソフトウェアにアクセスできます。このタイプのソフトウェア ソリューションには、Web ベースのバージョンを持つオンプレミス オプションも含まれる場合があります。

個人 – シンプルでわかりやすい Web ベースのソリューション。通常、多くの機能を必要としない PM、少数のプロジェクトまたは 1 つのみのプロジェクトに取り組んでいる PM、または完全なソリューションを購入する前にテストと試行だけを行っている PM 向けに設計されています。

オープン API– プロジェクト管理ソフトウェア ソリューションを別の種類の既存のアプリケーションに追加する機能をエンドユーザーに提供します。

プロジェクト管理ソフトウェアの機能

すべてのプロジェクト管理ソフトウェアが同じというわけではありません。さまざまなソリューションの機能は多岐にわたりますが、通常、ほとんどのソリューションにはいくつかの共通点があります。プロジェクト管理ソフトウェア プロバイダーが提供する重要な機能の一部を以下に示します。プロジェクトのニーズに合わせてソリューションを選択する際に確認する必要があります。

プロジェクト計画- アイデアからサクセスストーリーまでプロジェクトを取ります。プロジェクトタスクを簡単にマップし、タスクの相互作用を視覚的に説明します。

タスク管理– 計画から実行までのライフサイクルを通じてタスクを管理するために必要なものすべて。期限、依存関係、優先順位を設定し、プロジェクトが順調に進み、時間内に完了するようにします。

親子プロジェクト– 小さなプロジェクト (子) が属する大きなプロジェクト (親)。プロジェクトのステータスを追跡しやすくします。

役割を割り当てる機能– 各プロジェクトで誰が何に取り組んでいるのかを含め、すべてが全員に見える透明な作業環境を作成することで、オーナーシップの文化を設計します。

コラボレーション– アプリ内でコミュニケーションをとり、コメント、フィードバック、アイデアを共有しながら個々のタスクやプロジェクトで共同作業を行い、ディスカッションの履歴記録を保持する機能。

ドキュメントとファイルの共有– サードパーティのクラウド ストレージ アプリをアプリに簡単に統合することで、ドキュメントを共有して一緒に作業できます。書類を 1 か所にきちんと整理して、誰でも簡単にアクセスできるようにします。

KPI ダッシュボード– プロジェクトのパフォーマンスを追跡する最も簡単な方法は、主要な情報を常にリアルタイムで表示するプロジェクト KPI ダッシュボードを作成することです。

プロジェクト管理ソフトウェアの長所と短所

プロジェクト管理ソフトウェアの主な目的は、プロジェクトのさまざまな段階を通じてプロジェクト マネージャーを支援することであり、プロジェクト管理プロセス全体を簡素化および改善する多くの利点を備えています。ただし、プロジェクト管理ソフトウェアには欠点もあります。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用する主な利点と、それによって生じる可能性のある欠点は次のとおりです。

利点

楽なプロジェクト計画

プロジェクトの計画プロセスには時間と労力がかかり、多くの組織はこれを適切に実行しない傾向があり、プロジェクトの失敗は通常ここから始まります。プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、公園を散歩しているような気分でプロジェクト計画を作成できます。これは、プロジェクト マネージャーがプロジェクトをタスクとマイルストーンに分割するのに役立ち、チーム内の全員がプロジェクトの最初から最後までより効率的に仕事を行うためのツールを提供します。

チームワークの向上

すべてのプロジェクトの成功は、それに取り組んでいるチームのパフォーマンスにかかっており、チームが並外れた結果を生み出すには、コミュニケーションとコラボレーションが非常に重要です。

プロジェクト管理ソフトウェアの助けを借りて、チーム全体がディスカッションを作成したり、さまざまなトピックについてブレインストーミングしたり、タスクやプロジェクト レベルでフィードバックやアイデアを共有したり、アプリ内で即座にチャットしたりすることで、リアルタイムで簡単にプロジェクトで共同作業することができます。

Capterra によると、企業の 63% がコラボレーション機能にプロジェクト管理ソフトウェアを使用しています。

最高のリモートワーク

プロジェクト管理ソフトウェアは、すべてのタスク管理、ファイル共有、コラボレーション、および通信機能が提供されるため、リモートの動作を非常に簡単かつ簡単にします。必要なすべてのリソースはチームの指先で利用でき、プロジェクトマネージャーは数回クリックしてタスクのステータスを確認できます。

リモートワーキングの方法は、近い将来に作業する新しい通常の方法になる可能性が高く、プロジェクト管理ソリューションはその不可欠な部分です。

すべてを 1 か所に

タスク管理アプリ、コラボレーション アプリ、多数のチャット チャネルを切り替えることにうんざりしていませんか?プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトのすべての資産とツールを 1 か所にまとめたものです。ドキュメント、メッセージ、タスク、プロジェクトの詳細などを探してアプリを歩き回る必要はなくなり、仕事を行うために必要なものがすべて 1 か所にきちんと整理されます。

いつでもどこでもアクセス

プロジェクト管理ソフトウェアの主な利点の 1 つは、市場のほぼすべてのソリューションにモバイル アプリケーションが搭載されており、いつでもどこでもダッシュボード、プロジェクト、タスクに簡単にアクセスできることです。これは、通常の勤務時間中、週末、自宅にいるとき、休暇中いつでも行うことができます。

短所

プロジェクト管理ソフトウェアは、他の多くのアプリケーションと同様、プロジェクト マネージャーやプロジェクト チームのプロセスを合理化するのに役立つことを目的としていますが、この種のソフトウェアの習得には時間がかかる場合があります。 PM はアプリの主要な機能の使用方法を学び、チームがそれらを効果的に使用して業務を遂行する方法を確実に習得できるようにする必要があります。全員が新しいソフトウェアに慣れるまでには時間がかかるでしょう。新しいアプリケーションは、どれだけ直観的でユーザーフレンドリーであるかに関係なく、ある程度の学習時間が必要になるため、これは必ずしも欠点ではありませんが、これは選択するソフトウェアに完全に依存します。一部のプロジェクト管理ソフトウェアは非常に複雑で、プロジェクトを高速化したり簡素化したりする代わりに、まったく逆の効果をもたらす場合があります。

期待する結果が得られないツールに無駄にお金と時間を費やさないように、どのプロジェクト管理ソリューションが組織のプロジェクトに最適であるかを慎重に検討して決定する必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェアの選び方

ニーズに最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するには、継続的な試行錯誤が必要です。しかし、適切なアプローチと特定の要件があれば、それほど難しいことではありません。まず、プロジェクトを処理するために必要な機能を定義する必要があります。

市場には何百ものツールがあるため、市場で入手可能なすべてのソリューションを調べるには、多くの時間と多くのテストが必要です。では、自分にとって最適なものをどのように選択すればよいでしょうか?ガイドなしで自分のニーズに合った適切なツールを見つけようとするのは時間の無駄です。プロジェクト管理ソフトウェアを選択する際に考慮する必要がある最も重要なポイントをいくつかまとめました。

使いやすさ

チームにとって使いやすいソリューションを選択しないと、購入後にそのソリューションを使用しているのは自分だけであることが判明する可能性が高くなります。習得に数か月もかからない、直感的でユーザーフレンドリーなソフトウェアを選択してください。優れたプロジェクト管理ソフトウェアはシンプルでわかりやすく、慣れるまでに数日もかからないものでなければなりません。

他のツールとの統合

さまざまなオプションを検討するときは、統合に注意してください。すべてのプロジェクトを 1 か所から整理して管理したい場合は、すべてのドキュメント、ファイル、リソースなどをその場所に保存できる必要があります。プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、チームはすべてのプロジェクトにアクセスできる必要があります。これらはアプリケーション内から実行できます。これにより、さまざまなアプリ間の切り替え時間が短縮され、生産性が向上します。

また、ソフトウェアに統合ツールがあればうまく機能すると考えるだけでなく、Dropbox、Google ドライブ、OneDrive など、チームがすでに使用しているツールを具体的に探してください。

ネイティブモバイルアプリ

ネイティブのモバイル アプリも利用できるはずです。リモートでの働き方は新しい標準であり、急速に成長しているため、プロジェクト管理ソリューションはそれに対応できる必要があります。タスクやプロジェクトを管理および追跡し、どこからでも、たとえ外出先からでもチームと共同作業できることは必須です。

スケーラビリティ

選択したプロジェクト管理ソフトウェアが、すべての要件を満たしながら、進化するニーズと成長するチームに対応できることを知っておく必要があります。

コストを計算して正当化する

検討しているソリューションで長期的な節約が見込めるか? 「はい」の場合、それは素晴らしいことであり、プロジェクト管理ソフトウェアが見つかった可能性がありますが、そうでない場合は、オプションを探し続けてください。これは投資であるため、支払う価格だけでなく、このツールが時間の無駄、機会損失、現在のワークフローによって引き起こされる問題を変え、改善するかどうかも考慮する必要があります。

チームからフィードバックを得る

彼らはこのソフトウェアを使用する人たちなので、彼らの意見やフィードバックは非常に重要です。無料トライアルに登録し、このツールによってワークフローが効率化されたと思うかどうか、そのツールの好きなところ、嫌いなところ、不足している機能がチームにメリットがあるのか 、ツールを使用することに全体的に興奮しているのかをチームに尋ねます。その解決策。

プロジェクト管理ソフトウェアのコスト

プロジェクト管理ソリューションを選択する際、価格は重要な要素です。ソフトウェア プロバイダによっては、ウェブサイトで透明性の高い価格情報を提供している場合もあれば、代わりに専門的な見積もりを提供している場合もあります。プロジェクト管理ソフトウェアの価格は大きく異なります。無料のエントリーレベルから数百ドル、数千ドルのプレミアム オプションまで、複数の価格体系があります。

プロジェクト管理ソフトウェアのコストに影響を与える最も一般的な要因は次のとおりです。

• ユーザー数- 一部のベンダーは 1 人あたりの料金を請求します
• 機能– 一部のベンダーは追加料金でプレミアム機能を提供しています
• 請求する – 年払いと月払い。一部のベンダーでは、月単位ではなく年単位で支払う場合に割引を提供する場合があります。

また、実装、トレーニング、サポートに適用される、または必要となる追加コストも考慮する必要があります。

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