ワークフロー管理とは何か、そしてそれをマスターする方法

全員を同じ認識に保ち、そのプロセスを信頼して自分自身の日々の仕事の傑作を作成したい場合、優れたワークフロー管理を構築することは選択の問題ではありません。それは、混乱を回避し、私たちが人間であるという単純な事実から生じる避けられない間違いを最小限に抑える方法でもあります。ワークフローの管理は、すべてのプロジェクト、キャンペーン、ビジネス プランに関係します。

それでは、それについて詳しく見てみましょう。

ワークフロー管理とは

ワークフロー管理は、共通の目標に向かって、あらゆるチームが効率的に協力し、中断することなく作業できるようにワークフローを最適化するプロセスです。すべてのワークフローには、完了する前に実行する必要がある複数のステップが含まれています。したがって、ワークフロー管理は、プロジェクト、キャンペーン、または組織が抱えているその他の種類の議題が完了するまで、すべての要素が連携して機能するように支援するプロセス全体を扱います。

ワークフロー管理には次のような意味があります。

• 日々のワークフローを最適化して効率を高める
• チーム間で完璧な調整を行い、漏れがないようにする
• チームがリモートで作業している場合や分散している場合でも、調整された方法でアクティビティを組織する
• すべてがスムーズに進むように、タスク、優先順位、期日、データの洞察、ディスカッションなどの詳細に常に目を光らせる
• ワークフロー管理ツールを使用して生産性を向上させる

​完璧なワークフロー管理の実行は、あらゆる分野、あらゆる組織、あらゆるワークフローで実現できます。あなたがしなければならないのは、それを実現するための手順に従うことだけです。

ワークフロー管理が重要な理由

あなたのビジネスには優れたワークフローが必要です。これにより効率が向上し、チームは全体像を見失わずに日々のタスクを運用および管理できるようになります。

だからこそ、ワークフロー管理が非常に重要です。ワークフローを改善し、関係者全員の間で良好なコラボレーションを生み出しながら、ビジネスがより賢明な意思決定を行えるようにします。

優れたワークフロー管理により、次のようなチームの実際の問題および潜在的な問題の多くが解決されます。

• ファイルの置き忘れと混乱したドキュメント:ワークフロー管理のベスト プラクティスでは、すべてのファイルとドキュメントのデジタル トラックを 1 か所に保管し、プロセスに関連するすべてのものをチームが常に手元に置くことができます。
• 遅いアクションと遅れた応答: ワークフロー管理により、アクションは非常に迅速になり、チームは正しい決定に基づいて調整され、迅速に実行できます。
• 締め切りの遅れや二重作業: ワークフロー管理により、チームがいつどこで入力が必要かを正確に把握できるため、プロジェクトのタイムラインが台無しになるのを防ぎます。
  

全体として、ワークフロー管理の重要性は改善、つまりプロセスの改善と会社全体の成功に関係しています。ワークフロー管理ツールを使用し、ワークフローを日常のプロセスに組み込むことは、期限を守り、コラボレーションを改善し、何が機能し、何が改善の必要があるのか についてより良い洞察を得るために役立ちます。

ワークフロー管理のメリット

今、チームに仕事がシームレスに行われるかどうかを尋ねても、答えは期待どおりではないかもしれません。一部のチームは、日常のワークフローが常にどこかで壊れたり中断され続けたり、混乱によって要素が台無しになったりするため、日々のワークフローに苦労し続けています。

優れたワークフロー管理には、あらゆるプロセスを合理化し、望ましい結果を得るために必要な手順を作成するのに役立つ多くの利点があります。ワークフロー管理システムは、ワークフローを合理化し、プロセスを容易にするのに役立ちます。ワークフロー管理を使用して結果を提供することで得られる利点をいくつか紹介します。

さらなる洞察を得る

プロセスはただ起こるものではありません。これらは確立されたコンポーネントのセットであるため、チームが必要とする洞察を見失うことがよくあります。ワークフロー管理は、データを確認して、ビジネスの強みと弱みを理解し、特定するのに役立ちます。

リソースを賢く利用する

多くの組織では、どのタスクが優先であるかを判断し、チームを重要なことに集中させる方法を決定することが課題となっています。ワークフロー管理を使用すると、不必要な操作が排除され、価値のないことに時間を無駄にする人はいません。

マイクロマネジメントを減らす

マイクロマネジメントは多くのチームやマネージャーにとって大きな苦痛となる可能性があり、人々を不安にさせ、生産性を低下させ、離職率の上昇の原因になることさえあります。優れたワークフロー管理では、タスクの明確な道筋、可視性の拡大、プロジェクトの開始から終了までのすべてのステップに対するチームの説明責任により、マイクロマネジメントを削減、さらには排除することができます。適切なツールを使用すると、誰もが何が起こっているかを確認でき、信頼が大幅に向上します。

コミュニケーションの向上

ワークフロー管理システムは、チームメイト間でより多くのディスカッション、状況に応じたチャット、および迅速な更新を作成するための優れた方法です。そうすることで、特にチームがリモートで作業している場合に、ワークフローが適切なタイミングで適切な情報でサポートされます。これにより、チームの生産性が向上してコストが削減され、時間を節約し、ビジネス プロセス全体を改善することもできます。

ワークフロー管理ツールで何を探すべきか

ワークフロー管理ツールは、最新のテクノロジーを使用して中断のないワークフローとチーム コラボレーションを実現する際のギャップを埋めます。賢明な企業が自社の製品やサービスを成長させ、改善したいときに頼るものです。

では、ワークフロー管理システム (または WfMS) では何を探すべきでしょうか?

このタイプのソフトウェアには、チームが毎日のプロセスを整理、追跡、管理、合理化するのに役立ついくつかの重要なコンポーネントが必要です。このようなシステムに欠かせない機能をいくつか紹介します。

タスクの追跡と依存関係

プロジェクトを合理化するには、チームのタスクを追跡し、依存関係を設定して潜在的な障害を確認し、漏れがないように期日と優先順位を設定する必要があります。タスクをさまざまな視点から見ることができるとさらに良くなり、プロジェクト管理にはかんばんが好まれることがよくあります。

状況に応じた迅速なフォローアップ

ワークフロー管理システムは、チームから離れたり、何かをフォローアップするためにアプリを切り替えたりすることなく、チーム同士でチャットしたり、現在の項目についてディスカッションを開いたりできるオプションを提供する必要があります。後でタスクやプロジェクトのコンテキストで必要な会話を見つけるのが常に簡単になり、詳細に夢中になることがなくなります。

データ洞察からアクションまで

一部のワークフロー ツールには、チームがあらゆるデータ レポートを美しいダッシュボードにすばやく変換し、コラボレーションが行われる同じ場所に保存して共有できる強力なデータ機能が備わっています。これにより、チームはボトルネックがどこにあるのか、どの KPI に焦点を当てるべきか、どの領域にさらに注意を払う必要があるのか を分析するために Excel シートや生データを精査する必要がなく、データの洞察を迅速に参照し、それに基づいてアクションを実行できます。

使いやすい

このようなソフトウェアは、営業やマーケティングからクリエイティブ チームや開発者チームに至るまで、あらゆる部門のあらゆるタイプのチームにとって使いやすいものでなければなりません。部門を超えた無料のコラボレーションにより、誰もが自分の仕事を簡単に追跡し、今後のすべての情報を把握できるようにします。

Slingshotを使用してスマートなワークフローを構築する

Slingshot、データ分析、プロジェクト、ファイル管理、チーム チャットを統合する唯一のデジタル ワークプレイスです。これは、あらゆる組織に中断のないワークフローを作成し、作業を合理化し、コラボレーション、ファイル管理、データ ダッシュボードに最適な環境を構築するツールです。

Slingshotと、次の方法でスマートなワークフローを構築できます。

すべての資産を 1 か所に保管

アプリの切り替えを忘れて、すべてのドキュメント、データ、クリエイティブを 1 か所に統合 します。最新のファイルとメトリクスに常にアクセスできるため、チームはあらゆる場面で中断のないワークフローを体験できます。Slingshotには、お気に入りのクラウド プロバイダーがすべて統合されており、タスク、プロジェクト、またはワークスペースのコンテキストで任意のファイルに固定、アップロード、リンクできるため、タスクからファイルに数秒で移動できます。

高い透明性

Slingshotでは、すべてのタスクに明確な所有権があり、すべてのチーム メンバーとマネージャーがプロジェクトの進行状況を簡単に把握できます。進捗状況、期日、阻害要因を完全に可視化できるため、マイクロマネジメントさえも根本から排除されます。

データドリブンになる

Slingshotのデータドリブンな特性により、チームは複数のソースからレポートを取得し、キャンペーンやプロジェクトの全容を伝える美しいダッシュボードを作成することで、最新のデータ洞察を常に把握できます。 KPI を追跡し、洞察からアクションまで数秒で移行できるようになりました。数回クリックするだけでダッシュボードを作成し、タスクに添付し、チームと共有したり、データ カタログに追加したりすることができます。そこでは、誰もがさまざまなタイムラインから取得でき、キャンペーン。

状況に応じてコラボレーションする

すべてのチャット、ディスカッション、ブレインストーミング、アップデートはSlingshotのコンテキスト内で行われます。タスク、プロジェクト、チーム レベルでチャットしたり、ワンクリックでメッセージから直接タスクを作成したりできます。実行可能なアイテムが失われることはなく、グループ チャット、1 対 1、またはタスク/プロジェクト レベルで誰かとすぐに話したい場合でも、アプリを切り替えて時間を無駄にする必要はありません。