회의가 너무 많나요? 중지하는 방법은 다음과 같습니다.

한편, 연구에 따르면 직원의 67%가 회의에 소요되는 시간이 업무 중 생산성을 방해한다고 불평하는 것으로 나타났습니다.

따라서 생산성이 저하되지 않도록 하려면 팀의 회의 시간을 줄이는 것이 중요합니다.

우리는 이를 수행하는 방법을 알려드리기 위해 왔습니다.

Slingshot 사용해 보세요

회의가 너무 많은 이유

회의는 피할 수 없는 일이지만, 달력을 확인해보니 너무 많은 회의가 있다는 것을 알게 된다면 거기에는 이유가 있을 것입니다. 주당 회의 횟수를 과도하게 늘리는 경향이 있는 팀은 일반적으로 다음과 같은 몇 가지 실수를 범합니다.

의제가 없음

회의의 주요 목적 중 하나는 프로젝트, 활동 과정 등을 계획하는 것입니다. 그러나 모든 회의에는 사전에 의제와 논의할 사항 목록이 있어야 하며 사전에 팀과 공유해야 합니다. 안건 없이 회의에 들어간다는 것은 가장 중요한 내용을 다루지 않고 같은 목적을 위해 두 번째 회의를 진행해야 한다는 이유로 문을 열어 두는 것을 의미합니다.

카테고리 없음

이상하지만 여전히 그런 일이 발생합니다. 많은 회의가 "브레인스토밍" 또는 "진행 상태"라는 용어로 광범위하게 진행되지만 사람들은 그것이 어떤 범주에 속하는지 전혀 모릅니다. 가장 쉬운 방법은 다음과 같은 주요 회의 범주 중 하나에 넣는 것입니다.

• 우선 순위 설정
• 피드백 수집
• 특정 작업에 대한 협업
• 의사결정/승인추구

회의에 카테고리가 없다면 일반적으로 목적이 불분명할 것이며 사람들은 추가 논의를 통해 회의에서 필요한 것이 무엇인지 명확히 해야 할 것입니다. 어쩌면 더 많은 회의를 할 수도 있습니다.

협업 없음

어떤 회의도 강의로 바뀌어서는 안 됩니다. 자신의 팀을 토론에 포함시키지 않고 일방적인 대화를 한다는 것은 이 회의가 애초에 일어나지 말았어야 했다는 것을 의미합니다. 건설적인 토론에 팀원과 참여하지 않는 경우 회의에 "프레젠테이션" 또는 "지식 공유"라는 라벨을 붙이고 빈도를 과도하게 늘리지 마십시오.

실행 가능한 포인트 없음

아이디어를 공유하고 싶다면 꼭 그렇게 하세요! 그러나 회의에서 실행 가능한 항목이 없으면 모든 사람이 약속이 이행되지 않은 느낌을 받게 됩니다. 마감일과 명확한 행동 방침을 포함하여 초대한 모든 사람을 위한 행동 포인트를 준비하십시오.

올바른 기술을 사용하지 않음

오늘날에는 모든 사람이 작업 진행 상황을 최신 상태로 유지하도록 하여 팀이 불필요한 회의를 피하는 데 도움이 되는 공동 작업 및 계획 도구가 있습니다. 이러한 기술은 모든 사람이 무엇을 하고 있는지 끊임없이 대화할 필요 없이 팀이 디지털 작업 공간에 참여할 수 있도록 지원함으로써 성과를 향상시킵니다. 조직 전체에서 이러한 도구를 사용하면 팀의 생산적인 시간을 빼앗는 회의를 많이 없앨 수 있습니다.

얼마나 많은 회의가 너무 많은가?

보고서에 따르면 회의는 평균 31~60분 동안 지속되는 경향이 있습니다. 그리고 최근 연구에 따르면 직장에서의 회의는 현재 그 어느 때보다 더 길고 더 자주 이루어지고 있습니다.

그렇다면 평균 근로자가 하루에 2시간 53분 동안만 생산적이라는 사실을 고려하면 실제로 일주일에 몇 번의 회의를 감당할 수 있을까요? 그리고 숫자가 너무 많은지 판단하기 위해 분석적으로 숫자를 어떻게 확인합니까?

귀하의 팀이 회의 횟수에 대해 어떻게 생각하는지 알아내는 좋은 방법은 아래에서 했던 것과 같은 설문조사를 실행하는 것입니다!

다음과 같은 사항에 대해 팀과 함께 확인할 수도 있습니다.

• 매일 회의에 보내는 시간
• 회의 시간으로 인해 현재 기한이 지난 작업
• 우선순위 및 집중도
• 특정 목적을 위한 회의 효율성(목록)

특정 팀을 위한 질문 체크리스트를 조정하여 비판적 사고를 위한 여지를 남겨둘 수 있습니다. 그러나 무엇보다도, 프로젝트 및 작업에 대한 실시간 업데이트를 제공하는 협업 소프트웨어가 너무 많은 회의로 인해 팀이 필요로 하는 안도감을 줄 수 있는지 생각해 보십시오.

회의와 이메일: 어떻게 결정합니까?

그런 일은 항상 일어납니다. 당신은 거기 앉아 당신의 시간(그리고 때로는 당신의 뇌 세포)을 잡아먹는 긴 회의에 앉아 있고 그것이 이메일이어야 한다고 생각하고 있습니다. 물론, 회의의 목적은 토론, 질문 및 우려 사항 제기, 브레인스토밍 또는 팀에 새로운 것을 제시하는 것입니다. 그러나 이메일이어야 할 회의에 팀원을 끌어들이는 것에서 물러나야 할 때를 인식하는 것이 중요합니다.

그럼 어떻게 결정하나요? 따라야 할 5가지 간단한 규칙은 다음과 같습니다.

목적을 파악하라

회의를 소집하기 전에 그 목적이 단순히 정보를 제공하기 위한 것인지 자문해 보십시오. 문제의 사람들과 무언가를 간단히 공유해야 하는 경우 이메일로 공유하고 모든 사람이 이미 토론할 만큼 충분히 알고 있을 때 회의를 저장할 수 있습니다.

음정

문제의 주제가 좀 더 일반적인 주제라면 대신 이메일로 공유할 수 있습니다. 회의에서는 특히 고통스러운 주제에 대해 톤을 선택하고 감정을 더 잘 전달할 수 있습니다. 대신 이메일을 보내면 번역이 엉뚱하게 되어 긍정적인 의도가 사라지고 어조가 제대로 전달되지 않아 오해를 불러일으키는 경우가 있습니다. 따라서 이메일을 통해 보다 일반적인 사항을 유지하고 사람들이 실제로 연락해야 하는 시간을 위해 회의 시간을 절약하십시오.

뉘앙스

이메일은 때때로 빨리 읽혀지는 경우가 있습니다. 특히 매일 많은 양의 이메일을 받는 경우에는 더욱 그렇습니다. 이메일에 지나치게 설명을 많이 해서 14번째 중요 항목을 작성하려고 한다면 회의로 변경하고 해당 항목을 의제로 활용하는 것이 좋습니다. 회의 또는 이메일을 사용해야 하는지 결정하기 위해 복잡성을 결정합니다.

피드백

회의가 작업이나 프로젝트에 대한 피드백을 얻기 위한 것이라면 다음 사항을 확인하세요. 대신 이메일을 선택하면 동료로부터 훨씬 더 사려 깊은 답변을 받을 수 있습니다. 이렇게 하면 회의에서 무언가를 검토하기 위해 시간을 낭비하지 않고 독립적으로 검토하고 응답할 수 있는 자유를 얻을 수 있습니다.

질문 가능성

팀이 질문을 할 수 있도록 일부 회의가 필요합니다. 그렇게 예상된다면 당면한 주제에 대한 회의 시간을 계획해야 합니다. 질문은 직접 만나 답변하는 것이 가장 좋으며 이는 회의 주제를 고려해야 하는지 여부를 판단하는 좋은 지표가 될 수 있습니다.

너무 많은 회의가 생산성에 어떤 영향을 미치나요?

따라서 회의가 반드시 나쁜 것은 아니며 단지 하나가 될 수 있습니다. 좌절감은 균형이 무너지고, 생산성이 떨어지며, 회의에 참석한 사람들이 압도감을 느낄 때 발생합니다(특히 회의에 참석하는 이유를 확신하지 못하는 경우). 회의를 작은 작업에 대한 상태 보고서로 사용할 때 세세하게 관리되는 느낌을 받을 수도 있습니다.

최근 연구에 따르면 직원의 67%는 회의가 너무 많아 업무를 제대로 수행하지 못하고 생산성에 영향을 미친다고 느낍니다. 회사 전체도 이로 인해 어려움을 겪고 있습니다. Wundamail은 조사에서 현재 화상 회의에 소요되는 시간 낭비로 직원당 월 1,250달러가 넘는 비용이 든다고 밝혔습니다.

그렇다면 너무 많은 회의가 생산성에 어떤 영향을 미칠까요?

초점에 미치는 영향

사람들이 하루에 너무 많은 회의에 참석하면 시간 낭비뿐만 아니라 집중 방해로 인해 업무가 밀립니다. 장시간 실시간 토론에 참여하거나 심지어 듣기만 해도 집중력이 저하되고 작업 속도가 느려집니다.

번아웃 위험

회의에 너무 많이 참석하면 정신적 에너지와 감정이 소모되며, 이는 특히 다른 업무도 많이 수행할 때 직원의 피로를 유발하는 큰 요인이 됩니다.

낮은 참여도

새로운 연구에 따르면 회의가 너무 많으면 직원의 회사 참여도가 낮아지는 것으로 나타났습니다. 이는 어떤 비즈니스에서나 조직 업무의 중요한 부분이지만 회의 횟수를 과도하게 늘리면 내부 동기 상실, 시간 최적화 저하 및 만족도 상실 가능성이 높아집니다.

회의 시간을 줄이는 팁

이 기사를 읽으면서 생산성의 큰 부분을 절약하기 위해 회의를 줄여야 한다는 것을 깨닫게 된다면, 좋은 소식은 그렇게 할 수 있는 방법이 있다는 것입니다. 다음은 회의 횟수를 줄이는 데 도움이 되는 몇 가지 팁과 요령입니다.

하루 중 블록 시간

당신이 관리자인지 아닌지는 중요하지 않습니다. 매일 시간과 무엇보다도 집중력이 필요한 작업이 있습니다. 긴급한 일이 발생하지 않는 한 회의(모든 회의)에 참석할 수 없을 때 시간을 차단하는 것을 두려워하지 마십시오. 하루에 3시간이 될 수도 있지만, 시간을 잘 정리하세요.

'회의 없는 날' 문화 조성

많은 기업들이 매주 '회의 없음 날'을 시행하지 않고 있으며, 보통 주중에는 그렇지 않습니다. 회의도 안되고, 채팅이나 메일 등으로 모든 일을 해야 하는 시대다.

정보 허브 만들기

기술은 팀에 최신 정보를 제공할 수 있는 무한한 기회를 제공합니다. 모든 안건, 작업, 프로젝트, 문서 등을 위한 중앙 허브를 보유하고 팀이 이에 액세스할 수 있도록 합니다. 모든 사람이 프로젝트에 대한 최신 정보를 찾고 동료와 쉽게 협업할 수 있으면 대부분의 경우 회의를 건너뛸 수 있습니다.

항상 협업을 가능하게 유지하세요

작업 관리 시스템과 채팅 앱을 통해 결코 끝나지 않는 지속적이고 실시간 협업 문화를 조성할 수 있습니다. 팀은 지속적인 화상 통화 없이도 의사소통 및 파일 공유, 공동 작업, 연락을 유지할 수 있어야 합니다. 다행히도 오늘날에는 그 어느 때보다 쉬워졌습니다.

미친 회의를 멈추는 방법: Slingshot 사용해 보세요

이전에 말했듯이 기술은 귀하의 광란적인 회의에 대한 답을 제공합니다. Slingshot은

• ​프로젝트 관리 소프트웨어이자 팀을 위한 계획 도구로서 소유권, 작업 분할, 진행 상황 및/또는 문제 추적을 돕습니다.

  

• 채팅 옵션은 항상 컨텍스트(모든 작업, 대시보드, 작업 공간 등)에 있으므로 통찰력을 잃지 않습니다.
• 내부 및 외부 참가자 모두로부터 토론과 피드백을 쉽게 받을 수 있습니다.
• 데이터는 항상 여러분을 위해 존재하며 아름다운 시각화를 통해 스토리를 전달하고 쉽게 공유되므로 의사 결정자는 이를 기반으로 조치를 취할 수 있습니다.

Slingshot 에서는 작업 공간에서 팀, 프로젝트, 부서까지 분리할 수 있습니다.

또한 Google Drive, OneDrive, Sharepoint, Box, DropBox(전체 목록 확인)와 같은 클라우드 저장소에서 필요한 모든 콘텐츠를 함께 가져오는 데 필요한 유일한 허브이기도 하며 드래그 앤 드롭, 업로드 및 고정이 가능합니다. 연결.