7 armadilhas das equipes distribuídas: como identificá-las e evitá-las

Gradualmente, equipes distribuídas e remotas se tornaram o novo normal para uma grande porcentagem de empresas no mundo todo. Por causa dessa mudança, no entanto, muitas organizações descobriram rapidamente o perigo inevitável de armadilhas que colocam em risco a produtividade e criam dificuldades para os líderes que precisam que suas equipes colaborem perfeitamente– não importa o fuso horário em que estejam. Então, como as empresas que se dedicam a gerenciar equipes distribuídas em 2021 podem neutralizar potenciais perturbações? Continue lendo para descobrir.

Equipes distribuídas: o que são e como funcionam

Equipes distribuídas são equipes que consistem em dois ou mais funcionários que trabalham em áreas diferentes, não compartilham o mesmo local de trabalho físico e comumente podem estar localizados em diferentes localizações geográficas e fusos horários. No entanto, uma equipe distribuída também pode consistir em alguns membros da equipe que simplesmente trabalham permanentemente em casa, enquanto outros usam um espaço de escritório da empresa.

Para garantir que suas equipes distribuídas trabalhem com o melhor de suas habilidades, as empresas precisam manter um olhar atento, sempre fazendo as seguintes perguntas:

• Minha equipe está colaborando de forma eficiente?
• Minha equipe está coordenando todos os projetos em tempo hábil?
• Minha equipe está usando as ferramentas certas para permanecer conectada?

As respostas a essas perguntas fornecerão uma compreensão de como essa empresa tem um bom fluxo de negócios.

Equipes distribuídas precisam trabalhar com o mesmo conforto e eficiência que equipes no mesmo local, e estabelecer as melhores práticas de comunicação desde o início é essencial.

Você pode ter seu gerente de SEO baseado em Londres, seu diretor de marketing em Nova York e sua equipe de design em Praga – esses arranjos de trabalho flexíveis são extremamente dependentes de agilidade, tecnologia e colaboração. E todos os sinais apontam que eles estão aqui para ficar – de acordo com um estudo recente, 76% dos millennials dizem que aceitariam um corte de salário por mais flexibilidade. A boa notícia é que o ambiente torna as equipes distribuídas uma tendência duradoura em nossos dias. Ainda assim, isso não diminui os obstáculos potenciais que essas equipes podem precisar superar se a maneira de resolvê-los não for considerada de antemão.

Equipes distribuídas x remotas: diferenças e especificidades

Ao falar sobre equipes que não estão ocupando o mesmo espaço físico, podemos ouvir termos como distribuída ou remota em referência a elas. As semelhanças entre as duas são muitas e óbvias, incluindo trabalhar fora do escritório, ter mais autonomia e independência nas tarefas diárias, estar fisicamente longe de seus colegas de equipe, mas permanecer intimamente interligados em projetos com a ajuda da tecnologia. Mas quais são as diferenças que separam as equipes distribuídas das remotas? Aqui estão algumas especificidades.

Diferença Número 1:

• As equipes distribuídas têm todos os membros da equipe literalmente distribuídos entre si em vários locais, às vezes em todo o mundo, não importa se eles estão usando um espaço de escritório ou trabalhando em casa
• As equipes remotas também trabalham fisicamente distantes umas das outras, mas geralmente não estão distribuídas pelo mundo; elas geralmente trabalham aproximadamente à mesma distância do espaço do escritório

  

Diferença Número 2:

• As equipes distribuídas estão espalhadas em distâncias maiores, então há uma boa chance de algumas delas nunca se encontrarem pessoalmente, apenas virtualmente.
• As equipes remotas geralmente tentam se reunir ocasionalmente, pois é mais improvável que estejam muito distantes umas das outras
  

Diferença Número 3:

• As equipes distribuídas nem sempre são remotas – em alguns locais, vários membros da equipe podem estar no escritório e todos eles trabalhando em um prédio de escritórios
• As equipes remotas geralmente não ficam presas ao escritório, embora geralmente estejam no mesmo local em todo o país

  

Em ambos os tipos de equipes, no entanto, a vigilância sobre comunicação e colaboração é uma necessidade constante – não deixe de conferir nossas 7 dicas para aumentar a produtividade em equipes remotas.

Por que o modelo de equipe distribuída veio para ficar

Uma previsão da Upwork baseada em seu “Future Workforce Report” diz que até 2028, 73% das empresas estarão gerenciando equipes distribuídas. As organizações descobriram que, por meio desse método, elas oferecem um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e as pessoas encontram mais produtividade operando dessa forma.

Mas para analisar mais detalhadamente por que as equipes distribuídas estão destinadas a desempenhar um papel importante no futuro de muitas empresas, vamos ver cinco dos benefícios mais notáveis para os empregadores.

Benefício 1: Talento sem limitações

Com o modelo de equipes distribuídas, as empresas podem recrutar e contratar especialistas de todas as áreas, independentemente de onde estejam posicionados geograficamente.

Benefício 2: Flexibilidade em Prazos

Distribuir sua equipe em diferentes países, especialmente seus especialistas em marketing e vendas, pode resultar em uma distribuição maior em mercados e clientes potenciais em todo o mundo e em uma cobertura mais ampla de oportunidades em todos os momentos

Benefício 3: Evolução do trabalho e maior produtividade

Estabelecer uma equipe distribuída significa dar às pessoas muita liberdade em não ter que estar fisicamente em um lugar específico para fazer seus trabalhos. Ter essa agilidade geralmente significa que a única coisa que está sendo rastreada é a produtividade e os resultados e que você não está limitando sua equipe por muito mais

Benefício 4: Custo-efetividade

Muitas empresas com alta remuneração média anual para funções específicas, como desenvolvedores, optam por posicionar sua equipe em países onde o conjunto de habilidades ainda é alto, mas o salário anual é muito menor

Benefício 5: Mais fácil do que nunca

Em 2021, gerenciar uma equipe distribuída está mais fácil do que nunca, com ferramentas que conectam colegas de equipe e permitem que eles colaborem e compartilhem recursos por meio de aplicativos que permitem:

• Compartilhamento de arquivos
• Mensagens e bate-papo
• Gerenciamento de tarefas e projetos
• Análise e avaliação

Tudo isso serviria como uma tábua de salvação básica para equipes que são distribuídas e dependem de colaboração verdadeira para permanecerem bem-sucedidas. Para garantir que, como empregador, você tenha fornecido a melhor oportunidade para isso, escolher a ferramenta de software certa é crucial e pode ser a diferença entre entregar resultados medíocres ou realmente excelentes.

7 armadilhas das equipes distribuídas: o que observar

Trabalhar com equipes distribuídas e não estar fisicamente com seus colegas pode criar uma miríade de dificuldades em certas situações. Para superar os desafios de equipes distribuídas, precisamos primeiro ver os riscos potenciais. Então, vamos dar uma olhada nas 7 armadilhas mais comuns que as equipes distribuídas enfrentam.

1. Pobre colaboração

Em um ambiente virtual e com pessoas frequentemente em fusos horários diferentes umas das outras, a mentalidade de “cada um por si” é um perigo real. Aqui, uma ferramenta de gerenciamento de projetos é essencial para manter a colaboração na vanguarda das metas, rastrear entregas individuais, bem como o desempenho geral

2. Perda de comunicação

Não é um problema trivial. Com equipes distribuídas localizadas no mundo todo, elas podem se tornar distantes e não ter as discussões necessárias que suas tarefas exigem. Ferramentas de comunicação como parte integrante dos processos cotidianos são a resposta para esse desafio.

3. Falta de transparência

Cada projeto precisa ser altamente visível em cada estágio – ainda mais quando você está gerenciando equipes distribuídas. O uso diário de uma ferramenta de gerenciamento de projetos com tarefas claramente delineadas, dependências, potenciais bloqueadores e datas de vencimento resolve esse obstáculo.

4. Dificuldades com conhecimento e compartilhamento de arquivos

Não estar no mesmo fuso horário frequentemente pode significar que quando um vendedor precisa de algo do gerente de marketing, ele precisará esperar um dia útil inteiro para que ele fique online. Ter uma biblioteca compartilhada para arquivos e manter tudo o que alguém pode precisar no mesmo lugar, para que eles sempre tenham a versão mais atualizada das coisas, é crucial para resolver isso.

5. Perda de Grandes Ideias

Se uma equipe estiver trabalhando no mesmo espaço, as pessoas fazem brainstorming com mais frequência e acompanham as ideias. Com a distância, isso se mostra mais difícil, e grandes ideias geralmente não são compartilhadas ou se perdem na comunicação, especialmente com a troca de várias ferramentas. Valiosa aqui seria a capacidade de criar tarefas rapidamente a partir de discussões online e rastrear essas tarefas com um esboço claro de propriedade.

6. Perturbações causadas por uma má organização

Em cada projeto, briefings, arquivos, etapas e responsabilidades devem ser delineados claramente desde o início. Não fazer isso pode resultar em interrupções e atrasos, não importa o quão talentosa seja a equipe.

7. Rastreabilidade ruim

Os resultados são importantes em qualquer momento, portanto, medi-los continuamente minimiza a chance de erros e ajuda a corrigir o curso no devido tempo.

Principais dicas para gerenciar equipes distribuídas

Com todos os desafios e riscos que vêm com o trabalho com equipes distribuídas, as empresas precisam pensar preventivamente e garantir que cobriram todas as bases. Todo gerente quer ter certeza de que os resultados sejam entregues da melhor maneira, mantendo sua equipe feliz e próspera. Então, vamos dar uma olhada nas principais dicas para gerenciar equipes distribuídas com um aplicativo de software como Slingshot.

1. Tenha todos os ativos digitais em um só lugar

Não é necessário alternar entre aplicativos ou canais diferentes. Ao unir todos os ativos digitais em um só lugar, sua equipe pode colaborar de forma eficiente em todos os fusos horários e sempre ter acesso aos arquivos mais atualizados. Com Slingshot, seus provedores de nuvem são integrados ao aplicativo, permitindo o upload e/ou vinculação a qualquer arquivo – para que cada membro da equipe tenha acesso aos arquivos atualizados mais recentemente em um nível de tarefa

2. Tenha conversas em contexto

As joias de comunicação, ideias e brainstorming nunca se perdem no Slingshot, com uma funcionalidade de bate-papo que coloca as conversas em contexto de acordo com cada projeto/equipe/tarefa – e também permite que você crie tarefas diretamente de uma parte da conversa

3. Tenha propriedade clara

Com seus recursos de gerenciamento de projetos, o Slingshot auxilia na propriedade, divisão de tarefas e mantém o controle sobre quaisquer problemas ou bloqueios ao longo das campanhas.

4. Tenha uma visão geral a qualquer momento

Usar um aplicativo como Slingshot significa tê-lo como seu centro de gerenciamento de projetos, conectando todos os insights necessários para sua equipe – rastreamento de tarefas, datas de vencimento, resultados de campanhas pagas, progresso do projeto e discussões no contexto

5. Tenha sua análise pronta para uma rápida olhada

O uso de características orientadas por dados ajuda as equipes a se manterem atualizadas sobre os dados das campanhas, por meio de painéis e monitoramento de KPI, e dá a elas a capacidade de passar do insight à ação em segundos

Com Slingshot, as equipes podem ficar por dentro dos projetos mesmo em fusos horários diferentes, graças à combinação de gerenciamento moderno de projetos e arquivos de equipe, bate-papo e análise de dados, tudo em um único aplicativo.

Experimente Slingshothoje mesmo oudeixe-nos uma mensagemse quiser uma demonstração ou tiver alguma dúvida.