O que é um software de colaboração tudo-em-um e por que você deve usar um?

Na era digital de hoje, a colaboração é um componente essencial de todos os negócios.

Com o trabalho remoto se tornando mais comum, as empresas precisam de maneiras eficientes de se comunicar e colaborar, compartilhar arquivos, gerenciar tarefas e acompanhar projetos em um só lugar.

É aí que entra o software de colaboração tudo-em-um.

Um software de colaboração tudo-em-um integra vários recursos de comunicação e colaboração em uma plataforma, facilitando o trabalho conjunto das equipes.

Nesta postagem do blog, exploraremos o que é um software de colaboração tudo-em-um, como ele pode beneficiar sua empresa e por que você deve considerar o uso de um.

O que é um software de colaboração tudo-em-um?

A história do software de colaboração tradicional começou há mais de 30 anos, quando as empresas começaram a formar seus departamentos de TI e precisavam reunir produtos de vários fornecedores para obter toda a gama de funcionalidades necessárias para realizar seu trabalho. Naquela época, o software de colaboração era uma solução única para o caso de uso único da equipe, fosse gerenciamento de tarefas, dados ou bate-papo.

Avançando para o presente tecnologicamente avançado, esses tipos de software de colaboração chamados soluções pontuais ainda existem, mas há muito tempo foram superados por soluções de colaboração tudo-em-um.

O software de colaboração tudo-em-um foi projetado para ajudar as equipes a serem mais produtivas e trabalharem com mais eficiência, permitindo que compartilhem, gerenciem documentos, arquivos e outros tipos de dados e trabalhem juntas em projetos e tarefas de qualquer local e dispositivo.

Benefícios do software de colaboração tudo-em-um

Há muitos benefícios que vêm com o software de colaboração. Talvez o mais importante de tudo seja a oportunidade de melhorar a produtividade entre equipes que não necessariamente trabalham no mesmo escritório, no mesmo país ou no mesmo fuso horário.

Aqui estão alguns outros benefícios do software de colaboração tudo-em-um e como eles levam ao trabalho em equipe produtivo:

Comunicação aprimorada

A comunicação, dizem eles, é a chave para o trabalho em equipe.

A comunicação e a colaboração pessoalmente são ótimas, mas quando isso não é possível, ferramentas on-line, como o software de colaboração tudo-em-um, nos ajudam a manter o fluxo de conversas, feedback e ideias. A comunicação eficiente não apenas aumenta a produtividade, mas também ajuda a prevenir e resolver problemas mais rapidamente.

Gerenciamento de projetos aprimorado

Gerenciar um projeto pode ser uma tarefa simples, mas que tal gerenciar dezenas de projetos ao mesmo tempo? Como evitar se perder na organização e coordenação de eventos ou projetos sem a ajuda de uma ferramenta de colaboração?

Felizmente, você não precisa se preocupar com isso. O software de colaboração tudo-em-um garante que tudo esteja no caminho certo para evitar erros e confusões que podem atrasar projetos ou tarefas individuais.

Melhor organização

Ao usar várias ferramentas para gerenciar tarefas, comunicar e armazenar arquivos, é fácil perder o controle do que foi feito, do que não foi, de quem disse o quê e a qual tarefa eles estavam se referindo. Tudo está uma bagunça. Mas manter todos os aspectos de seus projetos e tarefas organizados não precisa ser complicado.  O software de colaboração tudo-em-um ajuda a criar calma e organização no fluxo de trabalho de sua equipe por meio de comunicação aberta e coordenação de projetos e eventos, mantendo tudo em uma plataforma onde nada se perde misteriosamente.

Tomada de decisão baseada em dados

Com o poder de uma solução de análise de dados, sua equipe não precisará mais perder tempo tentando analisar planilhas para obter seus dados, mas terá mais tempo para se concentrar nos insights coletados e fazer escolhas com base em fatos que ajudarão você a atingir as metas e objetivos de sua empresa mais rapidamente. Ter isso disponível em um só lugar com todas as outras ferramentas de produtividade traz facilidade e eficácia instantâneas ao processo de tomada de decisão baseado em dados.

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Principais recursos do software de colaboração tudo-em-um

Cada software de colaboração é diferente, mas a maioria das ferramentas incluirá (ou deveria) incluir os seguintes recursos:

Gerenciamento de projetos–Organize todos os aspectos de um projeto, desde o planejamento e agendamento até a alocação e execução de recursos.

Gerenciamento de tarefas– Tudo o que é necessário para gerenciar uma tarefa em seu ciclo de vida, desde o planejamento até a execução. Defina prazos, dependências e prioridades e garanta que o projeto permaneça no caminho certo e seja concluído no prazo.

Gerenciamento de documentos– O recurso de gerenciamento de documentos é importante para todos os softwares de colaboração tudo-em-um. Ele permite que os usuários compartilhem e trabalhem em documentos juntos, integrando facilmente aplicativos de armazenamento em nuvem de terceiros à plataforma. Esse recurso também ajuda a manter os documentos organizados em um só lugar, para que todos possam acessá-los facilmente a qualquer momento.

Colaboração multifuncional– Um único lugar onde todos em sua organização (marketing, vendas, RH, logística, desenvolvedores, suporte, etc.) se reúnem para trabalhar em uma meta ou projeto.

Mensagens internas– Este é um recurso obrigatório que pode ajudar a manter a comunicação organizada e no tópico. A capacidade de se comunicar no aplicativo e colaborar em tarefas e projetos individuais, compartilhando comentários, feedback e ideias, mantendo um registro histórico de discussões que todos podem consultar a qualquer momento. A maioria das ferramentas de colaboração tudo-em-um também fornece aos usuários a capacidade de comentar nos níveis de tarefas e projetos e anexar arquivos para dar suporte a tarefas e projetos.

Análise de dados– Esse recurso não é muito comum, mas altamente benéfico para a saúde do seu negócio. Ao ter acesso a dados em tempo real, os usuários podem tomar decisões mais bem informadas que não são baseadas em instintos, mas apoiadas por insights de dados importantes. Hoje em dia, a análise de dados é uma obrigação para todas as empresas. As startups também não devem negligenciá-lo – os dados podem ajudar as empresas iniciantes a crescer muito mais rápido.

Notificações– Para se manter atualizado com todas as modificações recentes feitas em tarefas, menções, discussões e muito mais.

Oportunidades de integração– Com o software de colaboração tudo-em-um, os usuários devem poder acessar todos os tipos de documentos, arquivos e recursos, alguns dos quais são armazenados em um aplicativo de terceiros. Portanto, é importante que a solução de software de colaboração tudo-em-um escolhida ofereça oportunidades de integração robustas com ferramentas como Dropbox, Google Drive, etc.

Interface intuitiva– Um bom software de colaboração tudo-em-um deve ser intuitivo e fácil de usar e não deve levar mais do que alguns dias para se acostumar. O objetivo desse tipo de ferramenta é simplificar o processo de trabalho e torná-lo mais eficiente, portanto, um dos recursos mais importantes de qualquer software de colaboração é ser simples e direto.

Design compatível com dispositivos móveis– As ferramentas de colaboração tudo-em-um também devem funcionar corretamente em telefones celulares e tablets. Funcionários remotos ou funcionários cujas funções exigem movimentação nem sempre estarão na frente da área de trabalho, portanto, fornecer a eles uma solução que permita que eles permaneçam produtivos e trabalhem em suas tarefas mesmo em trânsito deve ser uma prioridade.

Segurança– Ao se concentrar nos recursos que as soluções de software de colaboração tudo-em-um oferecem, você não deve esquecer a importância da proteção e segurança dos dados. E embora algumas ferramentas de software de colaboração gratuitas ofereçam menos proteção do que as ferramentas corporativas, todas elas devem exigir logins e senhas para proteger os dados e informações compartilhados na plataforma. Se o software de colaboração oferecer autenticação de dois fatores, melhor. Ele ajuda a evitar violações de segurança e verifica a identidade do usuário.

Software de colaboração tudo-em-um vs pontual

As ferramentas de colaboração são ótimas, pois aumentam a eficiência e a produtividade da equipe, e você quer isso para o seu negócio, mas então você enfrenta o dilema de que tipo de solução você deve realmente escolher: solução tudo-em-um ou solução pontual?

Para ajudá-lo a entender melhor algumas diferenças importantes e os prós e contras de cada solução, fizemos essa tabela de comparação para referência:

O que você deve considerar ao escolher um software de colaboração tudo-em-um?

Obter um software de colaboração completo para sua equipe é uma decisão de negócios crítica. Você não gostaria de perder tempo e dinheiro testando todas as soluções disponíveis no mercado. Ajudamos você a restringir suas escolhas, para que você possa tomar a melhor decisão possível – tanto para sua equipe quanto para sua empresa.

Aqui estão os 6 principais fatores a serem lembrados ao escolher uma solução de colaboração tudo-em-um:

1. Necessidades– O primeiro passo para escolher um software de colaboração tudo-em-um é entender as necessidades da sua organização – como sua equipe trabalha atualmente, o que pode e deve ser melhorado em seu processo de trabalho e seu trabalho é estruturado ou não estruturado? Para encontrar as respostas a essas perguntas, você não deve apenas observar seu trabalho em equipe à distância, mas também consultá-los. Afinal, essas são as pessoas que usarão este software de colaboração, portanto, suas necessidades e sua opinião sobre o assunto são o que mais importa para você.

O que mais você deve considerar nesta primeira etapa é se a solução é hospedada na Web ou local. Os dados e arquivos da sua organização estarão seguros? Depois de determinar suas necessidades específicas, você pode passar para a próxima etapa.

2. Recursos– Os recursos que o software de colaboração tudo-em-um oferece são as peças do quebra-cabeça que faltam para sua organização. O software deve fornecer todos os recursos necessários para que seja uma ferramenta de produtividade eficaz para sua equipe. Eles devem ser responsivos, fáceis de usar e, claro, devem ajudar sua equipe a realizar o trabalho com mais eficiência.

3. Custo– Quanto seu orçamento permite para esse tipo de software? Seu investimento deve ser razoável e deve considerar o valor de longo prazo que o software pode ter para sua equipe e organização, bem como todos os outros custos que possam vir com ele, como atualizações no futuro, manutenção, etc.

4. Suporte– Suporte confiável é uma obrigação. Sua equipe precisará ser treinada e deve ter acesso a tutoriais e uma base de conhecimento. Se o fornecedor não oferecer isso, é melhor você passar para o próximo.

5. Integração com outras ferramentas– Você precisa encontrar um software de colaboração que possa se integrar às ferramentas que sua equipe já usa. Não ignore esse fator se você escolheu uma ferramenta que não pode se integrar a outras ferramentas necessárias para sua equipe, o software não será de grande ajuda – sua equipe ainda precisará alternar entre aplicativos para poder acessar tudo o que é necessário para concluir seu trabalho.

6. Segurança– A segurança é importante, portanto, em qualquer caso, você deve escolher uma solução que tenha recursos de segurança que garantam a segurança de seus dados. Você também deve ser capaz de escolher onde seus dados serão armazenados. Se um fornecedor não oferece recursos de segurança ou oferece apenas segurança fraca, diga adeus a ele e continue procurando uma solução melhor.

Slingshot, um software de colaboração completo

Slingshot simplifica a colaboração incorporando gerenciamento moderno de arquivos de projetos e equipes, bate-papo e análise de dados, tudo em um único aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um só lugar com os membros da equipe e compartilhar projetos com membros externos da equipe, a calma é restaurada. Com fluxos de produtividade robustos prontos para uso e foi projetado para funcionar perfeitamente para permitir fluxos de trabalho de colaboração contínuos. Isso ajuda as equipes a eliminar silos de colaboração, evita interrupções no trabalho e torna mais fácil para as equipes trabalharem melhor juntas.