Superando o caos organizacional

O que é caos organizacional?

Karen Martin, autora de The Outstanding Organization, define o caos em seu artigo na Fast Company como “mudança de prioridades, direção pouco clara, processos instáveis, clientes insatisfeitos, funcionários desinteressados”.

Os sinais de caos variam, mas geralmente incluem um aumento na quantidade de tempo que os trabalhadores gastam procurando informações, uma falta de clareza sobre funções e responsabilidades, objetivos pouco claros e uma sensação de que as equipes estão "sempre tentando recuperar o atraso".

Quão difundido é? Uma pesquisa recente com mais de 200 executivos de alto escalão em vários setores pela empresa de consultoria Cohn Reznick descobriu que 91,9% dos entrevistados identificaram caos dentro de sua organização. Quase metade relatou que o caos é difundido. No entanto, apenas 27% relataram que tinham planos em andamento para consertá-lo.

As pessoas tendem a se tornar insensíveis ao caos porque pensam que é "apenas o jeito que o mundo é" e começam a acreditar que nada pode ser feito sobre isso. E embora seja verdade que você não pode eliminar completamente o caos, você pode administrá-lo criando processos e mecanismos padrão. O objetivo é alcançar uma colaboração de equipe eficaz mantendo todos os membros da equipe informados, atualizando cronogramas instantaneamente e permitindo que os membros se tornem mais proativos à medida que são incluídos em prioridades que mudam rapidamente.

Nas próximas páginas, apresentaremos algumas das principais etapas para ajudar você a cortar o caos organizacional. Elas incluem:

• Lidando com o dilema do conteúdo — facilitando a localização de arquivos e o compartilhamento deles com os membros da equipe
• Construindo equipes transparentes onde os membros da equipe estão sempre “por dentro”

• Incorporando metas e objetivos em fluxos de trabalho
• Domar a sobrecarga tecnológica

O Dilema do Conteúdo

Com a explosão de conteúdo em todos os lugares — em ferramentas, sistemas, aplicativos, bancos de dados, portais corporativos separados e muito mais — os trabalhadores do conhecimento gastam cada vez mais tempo buscando as informações certas. O Economic Times descobriu que os funcionários gastam mais de 25% do seu tempo buscando os dados de que precisam para fazer seus trabalhos.  O problema é agravado porque os trabalhadores do conhecimento muitas vezes precisam apenas de uma parte das informações que recuperam para resolver o problema real em questão.

“Os funcionários gastam mais de 25% do seu tempo procurando as informações de que precisam para fazer seu trabalho.” —The Economic Times, 18 de junho de 2019
 
 

A Accenture descobriu que 59% dos gerentes de nível médio perdem informações valiosas todos os dias porque não conseguem encontrá-las ou nunca as veem.

O caos criado por muito conteúdo é intensificado pelo fato de que é difícil compartilhar informações, muitas vezes não apenas dentro de uma empresa, mas também com parceiros e clientes. Muitas vezes, o conteúdo é separado das ferramentas e aplicativos que as pessoas usam regularmente. As equipes precisam de ferramentas e mecanismos que permitam anexar conteúdo relevante às tarefas ou aos projetos em questão e conseguir sempre encontrar tudo no mesmo lugar.

Recursos da plataforma que ajudam a simplificar o dilema do conteúdo: 

• Incorpora vários elementos de gerenciamento de projetos, processos e arquivos

• Fornece às equipes um único lugar para trabalhar com painéis de conteúdo que contêm arquivos e documentos relacionados à tarefa em questão, mas o conteúdo pode estar em outros aplicativos, como Teams, Sharepoint ou Google Docs.
• Permite que os usuários criem facilmente espaços de trabalho compartilhados e seguros que podem ser segmentados por departamento, parceiro ou clientes externos.

Transparência no trabalho em equipe

As equipes falham em atingir suas metas mais de 60% das vezes, de acordo com a Dra. Eunice Parisi-Carew, uma associada fundadora da The Ken Blanchard Companies. Falta de comunicação e colaboração da equipe são os motivos mais citados, com a alta gerência e os membros da equipe colocando a culpa na porta dos líderes da equipe.

Um dos principais motivos pelos quais os projetos falham é que eles não são concluídos no prazo. Isso ocorre frequentemente porque os problemas geralmente não são sinalizados com rapidez suficiente, e os líderes de equipe não são informados sobre os problemas até que seja tarde demais para corrigi-los.

Isso é conhecido como falta de transparência da equipe.

Como alcançar transparência no trabalho em equipe?

Uma equipe transparente, por outro lado, está armada com processos e ferramentas de gerenciamento de projetos para que a equipe possa funcionar em um ambiente caótico e em rápida mudança. À medida que os prazos dos projetos mudam – novas datas de lançamento de produtos são antecipadas, campanhas de marketing mudam ou forças de mercado afetam comportamentos de compra – o líder da equipe tem visibilidade das cargas de trabalho e cronogramas atualizados de sua equipe. Isso permite que o líder avalie rapidamente os recursos restantes, embaralhe as prioridades e comunique efetivamente essas atualizações à sua equipe.

Como isso é feito hoje? Muitos continuam a trabalhar com planilhas e e-mails, reuniões improvisadas, visitas de mesa ou reuniões individuais. Mas isso consome tempo e, no fim das contas, se mostra ineficaz. E causa microgerenciamento, o que prejudica o moral da equipe.

Com transparência, todos têm visibilidade de suas próprias agendas e também das agendas de seus colegas de equipe. Então, as responsabilidades também se tornam transparentes, assim como as dependências. Cada membro da equipe sabe o que é exigido deles e como seu trabalho afeta os outros a jusante. Itens atrasados e bloqueados são claramente marcados, o que mantém as pessoas responsáveis.

Visualizações como gráficos de Gantt ou visualizações de linha do tempo facilitam a transparência da equipe.

Com uma visualização de Gantt ou linha do tempo, por exemplo, um líder de equipe — ou mesmo um membro da equipe — pode adicionar ou reprogramar projetos em alguns cliques. Arrastar e soltar projetos ou tarefas na linha do tempo altera as datas de vencimento e desloca os prazos correspondentes de quaisquer tarefas ou subtarefas dependentes. Os designados são notificados instantaneamente sobre essas atualizações.

Incorporando metas e objetivos em fluxos de trabalho

Definir metas e objetivos em nível organizacional, departamental e de equipe ajuda a gerenciar mudanças rápidas.  Se uma parte de uma organização não está obtendo as informações de que precisa de outra parte, a ineficiência resulta e, com o tempo, o problema cresce. Metas e táticas ajudam a identificar o que os trabalhadores precisam em um nível tático para fazer seu trabalho. Elas também ajudam a comunicar prioridades, bem como um entendimento comum de sucesso. Isso também inclui a capacidade das equipes de vincular suas atividades aos objetivos e metas compartilhados.

O que é alinhamento de metas?

Para garantir que as tarefas de cada funcionário estejam alinhadas com as metas da empresa, certifique-se de comunicar o mandato da empresa a todos os funcionários e reitere-o durante a temporada de definição de metas para garantir que esteja no topo da mente. Incentive todos os funcionários a vincular suas metas de volta ao mandato estratégico e a trabalhar com seus colegas para alinhar metas comuns entre departamentos e equipes.

Domar a sobrecarga tecnológica

A produtividade do trabalhador é uma das primeiras causalidades quando uma empresa adota novas tecnologias, de acordo com um artigo da Deloitte, Digital Adoption Platforms: A people-centered solution to successful technology adoption. O artigo observa que, em uma pesquisa perguntando sobre os efeitos da transformação digital, 90 por cento dos entrevistados disseram que se tornar digital é mais destrutivo do que construtivo.

Ferramentas de colaboração são um exemplo perfeito. Os funcionários são encorajados a usar tantas ferramentas que muitas vezes ficam sobrecarregados com mensagens de vários canais de comunicação. E muitas vezes essas comunicações são estranhas e não estão diretamente ligadas ao trabalho em questão.

Slack é um exemplo de uma ferramenta de colaboração que, por funcionar muito bem, impactou negativamente a produtividade. Contraintuitivamente, Slack torna a comunicação muito fácil. De fato, seria fisicamente impossível para um funcionário de uma grande empresa ler suas mensagens e canais Slack na íntegra, de acordo com dados da empresa de análise de produtividade Time Is Ltd.​

A programadora de software Alicia Liu explicou melhor em uma publicação no Medium no ano passado: “Ao diminuir a barreira para iniciar a comunicação, o efeito colateral oculto é que Slack tem a capacidade silenciosa de aumentar exponencialmente a sobrecarga de comunicação. Resultando em uma comunicação muito mais volumosa e de qualidade inferior.”

A mistura dos dois pode ser ruim para a produtividade.

O dilúvio de novos aplicativos não vai acabar tão cedo; a história nos mostra que, em tempos de inovação, novas tecnologias só aumentam. A maneira de lidar com isso é por meio de padrões, como arquivos jpg ou png, ou arquivos do Microsoft Word ou Google Docs, ou se os arquivos estão localizados no Box, Sharepoint ou outros repositórios de conteúdo.

O ideal é que você queira soluções ou plataformas que forneçam um único espaço de trabalho onde todas as tarefas, arquivos, comentários e discussões sejam visíveis, mas que o conteúdo possa ser localizado em qualquer lugar e, por ser baseado em padrões, seja acessível a partir do espaço de trabalho compartilhado.

Slingshot ajuda equipes a superar o caos organizacional

Slingshot ajuda as equipes a serem mais produtivas e ágeis para que possam entregar resultados extraordinários. Slingshot libera o poder das equipes conectando todos uns aos outros e a dados, conteúdo, projetos e chats dentro de um único ambiente de trabalho digital.
 

Os principais recursos do Slingshot incluem:

• Gerenciamento de arquivos simples, inteligente e intuitivo para melhorar a organização da equipe 
• Bate-papo contextual e em tempo real para melhorar a comunicação da equipe 
• Visualizações de dados precisas e perspicazes para melhorar a tomada de decisões 
• Propriedade transparente na gestão de projetos para melhorar o alinhamento e a confiança da equipe 

Slingshot agrega análise de dados, gerenciamento de projetos e informações, bate-papo e benchmarking de estratégias com base em metas – tudo em um aplicativo intuitivo.

Use Slingshot para administrar equipes de sucesso que minimizam o caos com estes recursos:

Criando calma e eficiência entre equipes, departamentos e colaboradores externos, facilitando a localização e o acesso às informações. 

Slingshot ajuda a criar calma e eficiência por ser o único local onde os membros da equipe podem encontrar facilmente o que precisam quando precisam. Livre-se do compartilhamento de arquivos desajeitado e caótico entre vários departamentos ou com clientes e parceiros. Trabalhe em conjunto no conteúdo em tempo real, onde quer que ele esteja armazenado, e discuta quaisquer problemas ou ideias em discussões em tempo real, no nível de tarefa ou em bate-papo individual. Com Slingshot você pode compartilhar apenas o que quiser com quem quiser, segmentando e definindo facilmente permissões por proprietário, membro ou convidado para manter a integridade dos dados.

Aproveite insights práticos facilitando o uso de dados pela sua equipe para melhorar a produtividade. 

A funcionalidade de análise de dados do Slingshot permite que suas equipes criem e compartilhem visualizações de dados e painéis para impulsionar objetivos comuns, tomar melhores decisões e alcançar melhores resultados. Somente o Slingshot torna mais fácil para as equipes agirem com base em insights de dados, organizando as equipes de negócios para agir. As equipes podem criar e compartilhar visualizações de dados e painéis em um espaço comum onde o trabalho acontece e tudo dentro de um aplicativo - um lugar onde as equipes podem criar um processo ou projeto para gerenciar a execução de ações, manter todos na mesma página e se movimentando com o chat e, em seguida, medir os resultados.

Alcançar melhores resultados quando todos estão focados e engajados nos mesmos objetivos e estratégias. 

Impulsione o alinhamento da equipe usando Slingshot para definir OKRs que mapeiam o trabalho diário e de projeto para metas e estratégias organizacionais. Agora, os gerentes podem gastar menos tempo realizando reuniões de status da equipe e verificando o status do trabalho individual e gastar mais tempo como mentores e pensando proativamente sobre o negócio.

Projetando uma cultura de propriedade e responsabilidade com melhor transparência do fluxo de trabalho.    

Facilitar a responsabilização individual e da equipe por meio de  criando um ambiente de trabalho transparente onde tudo é visível para todos, incluindo o status de quem está designado para qual tarefa, datas de entrega principais e metas e métricas da equipe. Os membros da equipe também podem usar janelas de visão geral pessoal para obter uma imagem clara de seu próprio status de trabalho pessoal em todos os seus projetos e responsabilidades para antecipar problemas e repriorizar seu próprio trabalho.

Os muitos recursos integrados do Slingshot e a ampla gama de habilidades orientadas a dados mantêm o caos organizacional sob controle e ajudam as empresas a permanecerem bem-sucedidas e produtivas em todos os níveis. Transparência, informações organizadas e a capacidade de manter tudo em um só lugar – discussões de bate-papo, conteúdo, gerenciamento de tarefas e análise de dados – tornam possível confiar em sua equipe e mantê-la produtiva o tempo todo, com interrupções mínimas ou nenhuma.